Reklaam

Kas olete kunagi tööl kohtumiskutset saanud ja lihtsalt oma pead kratsinud? Te ei tea, mis täpselt koosolekul on, mida arutatakse ja võib-olla isegi miks teid kutsuti. Vaadate teisi kutsutud inimesi, kes loodavad vihjele saada, kuid on siiski abitu.

Mõni ütleb, et kui saate ebamäärase koosolekukutse, peaksite sellest lihtsalt keelduma. Kas olete nõus sellega või mitte, kui olete koordinaator, kas tasub riskida sellega, et peakraapijate arv väheneb just seetõttu, et nad on segamini?

Pisut läbimõeldud ja sobivate tööriistadega saate veenduge, et teie kohtumise eesmärk on selge Ebaefektiivsete kohtumiste väsimus? Saatke need 8 reeglit oma ülemuseleKui koosolek on hästi korraldatud, ei saa see mingil põhjusel suurendada tootlikkust, eesmärgitunnet ja moraali. Siin on mõned reeglid, mida tõhusate kohtumiste jaoks tuleb järgida. Loe rohkem ja vähendada ebaselgete koosolekutaotluste tõttu osalejate vähenemise riski.

Plaanige edasi 5 W-ga

Enne kui juhuslikult koosolekukutset saadate, mõelge sellele läbi, kasutades seda, kes, mis, millal, kus ja miks.

instagram viewer

1. Keda kutsuda

Mitu korda saadavad inimesed koosoleku kutseid, kus on liiga palju osalejaid või lihtsalt valesid. Neile küsimustele vastamiseks tehke oma jalavarjud enne tähtaega:

  • Kes peaks kutsutakse?
  • Kes on vajalik arutelule?
  • Kes on selleks vajalikke teadmisi?

Ärge kutsuge kõiki lihtsalt tahtmatult Tõde kohtumiste kohta - ja see on koleKohtumine on mõeldud produktiivseks, eks? Loe rohkem osakonnas, kuna te pole kindel.

2. Millest koosolek räägib

See on teie planeerimise kõige olulisem osa. Mõelge, mis täpselt koosolekul on, mis on eesmärk ja milline peaks olema eeldatav tulemus. Kui te ei suuda kohtumise punkti ise kindlaks teha, on see tõenäoliselt ennatlik.

3. Kui koosolek toimub

See ei pruugi tunduda oluline tükk, kui töötate väikeses kontorikeskkonnas. Kuid suuremate ettevõtete või suuremate koosolekute jaoks on see hädavajalik. Kas teil on kõrvalisi kohalolijaid, kas nad elavad erinevas ajavööndis ja kas nad töötavad teistega sama tundi?

Ole kindel, et sina Valige kõigile kättesaadav aeg 10 nutika Google'i kalendri nõuande abil vältige liigset planeerimistKalendri kasutamisega seotud stresside kustutamise saladus on lihtne: lõigake välja asjad, mida te ei vaja, tehke aega armastatud asjade jaoks ja hoidke seda kõike korraldatuna. Kasutage neid kümme näpunäidet. Loe rohkem .

4. Kus kohtumine toimub

See on oluline ka kohtumise kavandamisel, kui teil on kohapeal kohalviibijaid. Kas on vaja konverentskõnet? Peaks veebikohtumine GoToMeetingi näpunäited teie järgmiseks veebikoosolekuksGoToMeeting aitab teil oma veebikohtumisi edukaks muuta. Kuni kolmele osalejale on see tasuta. Näitame teile, kuidas salvestatud koosolekuid üles seada, nendega liituda ja neid ette valmistada. Loe rohkem plaanitakse? Või peate lihtsalt broneerima kohapealse konverentsiruumi? Mõelge kindlasti ette, et mahutada need, kus osaleda kavatsete.

5. Miks on kohtumine vajalik?

See on sama oluline kui küsimus. Miks kas kohtumine on vajalik? Kas eesmärki saab lahendada ilma mahutavate inimesteta? Kas mõni uurimistöö annaks vastuse? Kas teil on praegu piisavalt teavet koosoleku pidamiseks?

Pidage meeles, et koosolekud võtavad kõigi asjaosaliste kohustustelt aja maha. Viimane asi, mida soovite teha, on raisake oma osalejate aega Lõpetage aja raiskamine ja alustage produktiivseid kohtumisi MinutesPadiga Androidi jaoksKoosolekutel on halb räpp, kuna ebaefektiivne aeg vajub ära. See ei pea nii olema: osutub viljakaks kohtumiseks veel lootust. Loe rohkem .

Koostage koosoleku päevakord

Nüüd, kui olete vastanud viiele küsimusele, kasutage neid koosoleku kutse ja päevakorra koostamiseks. Ja jah, koosoleku päevakord on peaaegu alati vajalik mitmesugustel põhjustel.

Koosoleku päevakord võimaldab osalejatel:

  • Teage koosoleku eesmärki ja eesmärki.
  • Vaadake vestluspunkte ja saate omalt poolt ette planeerida või küsimusi koostada.
  • Vaadake, mida koosoleku lõpus oodatakse või mida koosolek peaks lahendama.
  • Jälgige kogu kohtumise vältel ja püsige kursis.

Alustage malliga

Parim viis oma päevakava koostamiseks on alustada malliga. See mitte ainult ei säästa teie aega, vaid sisaldab juba ka üksikasju, mida vajate üksikasjade jaoks. Siin on vaid mõned võimalused koosoleku päevakorra mallid 15 tasuta Word Wordi koosoleku päevakorra malliNeed tasuta Microsoft Wordi koosolekute päevakava mallid võimaldavad teil suurepärase alguse igat tüüpi kohtumiste jaoks. Loe rohkem saate vaadata Microsoft Wordi. Need on piisavalt paindlikud mis tahes koosoleku tüübi või suuruse jaoks.

See päevakava mall on suurepärane, kuna see sisaldab hästi vormindatud koosolekute protokollide malli. Ühe allalaadimisega saate mõlemad. Kena lauakujundusega näevad kõik selgelt teemade eesmärke, osalejate nimekirja ja päevakorda. Veel üks kasulik osa näitab, mida osalejad peaksid kohtumisele kaasa tooma, mis on sageli unustatud tükk.

koosoleku päevakorra sõna mall

See järgmine päevakava mall on ka hea valik. Nagu teine, näete hõlpsasti eesmärki, päevakorra teemasid ja kõiki eelnevaid toiminguid. Kuid see sisaldab ka alasid uute tegevusobjektide jaoks, mida saate koosoleku ajal kirja panna, ja märkmete kohta.

personali koosoleku päevakorra ülevaade

Siin on veel üks mall et vaadata, mis on puhas ja selge. Nagu esimesel näidatud, on sellel ka lihtsasti loetavate sektsioonidega põhitabeli vorming. Lisaks pakub see ala, mille osalised peaksid kohtumisele tooma.

koosoleku ametlik päevakord

Kuidas koostada tõhus päevakava

Kui olete otsustanud koosoleku päevakorra malli kasuks, on oluline see tegelikult tõhusalt täita. Ole selge, täpne ja anna endast parim, et mitte midagi tõlgendamisvõimaluseks jätta. Kohalviibimise osa on kõige lihtsam tükk, kuid teistega tuleb suhelda hästi.

Koosoleku eesmärk

See peaks olema koosoleku jaoks lihtne (maksimaalselt) lause üks kuni kaks lauset. See pärineb Mida küsimus ülalt, et küsite endalt. Näiteks öelge, et teie kohtumine on uue veebisaidi kolme kasutajaliidese paigutuse valiku ülevaatamine.

koosoleku päevakava eesmärk

Teie eesmärk peaks olema täpselt öeldud, mitte midagi sellist nagu “räägi uuest veebisaidist”. Viimane on ebamäärane, ei täpsusta veebisaidi seda osa, mida arutada, ja on üldiselt ebaselge.

Koosoleku päevakorra teemad

Siin loetlete kõik osad, mida kavatsete arutada. See peab jällegi olema selge, et need, kellelt eeldatakse teema käsitlemist, saaksid valmistuda.

koosoleku päevakorra teemad

Ülaltoodud näite korral öelge nii, et kui veebiarendajalt Billilt oodatakse plusse, miinuseid ja kolme paigutusvalikut. Ärge lihtsalt öelge: rääkige paigutustest. Kas Bill teab, mida täpselt soovite arutada? Kui te seda väidate, siis ta seda ka teeb.

Esemed, mida tuua

Kui arvate, et teie osalejad pakuvad teavet, materjale, pilte või midagi muud, kasutage seda jaotist. Ärge arvake, et lihtsalt seetõttu, et osaleja näitab, et nad pakuvad seda, mida te loodate.

koosoleku päevakorrapunktid, mida tuua

Meie näitega Billiga oli teil päevakorra teema selge, mis sobib. Kuid selleks, et ta tooks iga paigutuse plusside ja miinuste loendi koos nende paigutuste piltidega, lisage see päevakorra vastavasse jaotisesse.

Esitage üksused aja ees

Kui võimalik, lisage koosoleku taotlusele päevakord selle saatmisel. See võimaldab teie osalejatel koosolekuaja saabumisel käepärast olla ja annab neile täpselt teada, mida oodata. See on veelgi olulisem, kui kavandate viimase hetke kohtumise.

planeeri kalender kleepuvaks
Pildikrediit: Thinglass Shutterstocki kaudu

Kui saadate koosolekutaotluse kaugele ette, võiksite oodata päevakorda. See võib olla pooleliolev töö või võite oodata selle kohta täiendavaid üksikasju. Sel juhul lisage kindlasti ainult koosoleku eesmärk, lühike kokkuvõte teemadest ja esialgsed punktid, kuhu taotlus esitada.

Seejärel teatage, et ametlik päevakord saadetakse edasi X kuupäev, mis peaks olema vähemalt kolm päeva enne koosolekut. Kui saate, on see ka nutikas idee printige päevakorra koopiad Kuidas printida Microsoft Office'i dokumente õigestiKas tundub mõnikord võimatu dokumente täpselt soovitud viisil printida? Me saame aidata! Näitame teile kõiki oma printimisvalikuid ja aitame teil valida ideaalselt prinditud dokumentide jaoks sobivad sätted. Loe rohkem ja vii nad koosolekule. Tundub, et alati on üks osaleja, kes unustab oma.

Valmistage ette koosolekute protokollide jäädvustamine

Kui olete seda plaani seni järginud, siis on teie kohtumine juba suurepärase alguse jaoks alanud. Kuid on veel üks asi, mida peate eelnevalt tegema. Valmistuge koosolekute protokollide jäädvustamiseks.

Jällegi on malli kasutamine ideaalne. Saate need printida Microsoft Wordi malli valikud Spetsialistidele mõeldud 12 parimat koosolekuprotokolli malliKoosoleku protokoll kajastab olulist. MOM-vormingu kiireks rakendamiseks kasutage ühte neist koosolekute protokollide mallidest. Loe rohkem kui eelistate neid käsitsi kirjutada või vajadusel digitaalses seadmes kasutada.

See mall, mille leiate Microsoft Wordi seest, on suurepärane võimalus, kuna see laieneb iga päevakorra teemat. Iga punkti juurde saate lisada märkmeid arutelupunktide, järelduste, tegevusobjektide, vastutavate osapoolte ja iga teemaga seotud tähtaegade kohta.

üksikasjalik koosoleku protokoll

Kui eelistate koosolekute protokollide malli, mis ei kirjelda arutelupunkte, see on kindel võimalus. Saate loetleda päevakorrapunktid, millest tegelikult arutati, kelle poolt ja kui kaua. Seejärel saate vastutavate osapooltega tehtud otsused ja uued toimingud kirja panna koos tähtpäevadega.

üksikasjalik koosoleku protokoll

Tehke häid märkmeid

Meil kõigil on viis kohtumise ajal märkmeid teha. Kuid kui olete koordinaator, peate kindlasti tegema tugevaid märkusi. Pole midagi hullemat kui märkme kirjutamine ainult selleks, et seda hiljem vaadata ja mõelda, mis öeldakse või tähendab.

ärikohtumine märkmete tegemine
Pildikrediit: pressimeister Shutterstocki kaudu

Jäädvustage kohtumise ajal nii palju kui võimalik ja siis enne edasilükkamist see üle vaadata. Peaksite üle vaatama, mida arutati, kõik, mis oli otsustatud, ja mis kõige tähtsam, uue tegevuse punktid. Vaadake seda koos oma osalejatega lühidalt nii teie kui ka nende jaoks. Kui midagi puudub või on viga, on kõige parem teada saada enne, kui kõik ruumist lahkuvad.

Mine edasi ja kohtume

Ehkki teie tagamiseks pole täpne või positiivselt täiuslik viis korraldada tõhus kohtumine 3 tasuta malli koosolekute jälgimiseks ja kasulikkuse tagamiseksMuutke oma koosolekud paremini struktureeritud malli abil. Siin kuvame teile tasuta koosolekumallid, mille abil oma koosolekuid tulemusliku tulemuse saamiseks ette valmistada, salvestada ja kokku võtta. Loe rohkem , võib see projekt teid aidata. Enda ettevalmistamiseks tehke kõik, mida saate ja teie kohalolijad aegsasti ette.

Millised näpunäited teil on kohtumise kavandamiseks? Kas on midagi, mida teete koordinaatorina, mis aitab? Andke meile oma ettepanekutest teada allolevates kommentaarides!

Koos oma infotehnoloogia bakalaureusekraadiga töötas Sandy aastaid IT-valdkonnas projektijuhi, osakonnajuhataja ja PMO juhina. Seejärel otsustas ta järgida oma unistust ja kirjutab nüüd täiskohaga tehnoloogiast.