5 viisi kohtumiste tõhusaks juhtimiseks ja aja raiskamise lõpetamiseks

Reklaam

Kõik vihkavad kohtumisi, kuid kõik teavad, et nad on samal ajal olulised. Niisiis, kuidas muuta kohtumised tõhusamaks suure ajaraiskamise asemel? Need veebisaidid ja rakendused võivad aidata.

Selle artikli tööriistad sobivad paremini isiklike kohtumiste korraldamiseks. Ehkki saate neid kasutada ka kaugrühmades, on teil parem parimad tasuta online-kohtumisriistad oma meeskonnaga koostööks 6 parimat tasuta veebikoosoleku tööriista oma meeskonnaga koostööksVäikesed meeskonnad ei vaja koostööks kalleid ettevõtterakendusi. Siin on kuus suurepärast tööriista, mida saate kasutada oma meeskonna andmete, suhtluse ja muu haldamiseks. Tasuta. Loe rohkem . Alates videokonverentsidest kuni projektihalduseni on selles loendis midagi kõigile.

Salat kohtuda (Veeb): leidke, millal võite kohtuda, registreerumist pole vaja

Uue teenuse registreerumine iga väikese ülesande jaoks on tüütu. Salatikokkutulek on lihtne veebirakendus, mille abil saate igaühe eelistuste põhjal teada saada, milline on kõige mugavam kohtumise kuupäev ja kellaaeg.

See on kohutavalt lihtne. Alustage soovitud koosoleku algust selle nime ja eesmärgiga, lisage kuupäevad, kus võite kohtuda, ja vali iga päev, millal olete vaba, ajapilu. Saada ainulaadne Lettuce Meet URL kellelegi teisele, kes saab samamoodi lisada oma saadavuse. Kõik osalejate tasuta teenindusajad (tähistatud rohelise värviga) kattuvad üksteisega, näidates teile parimaid kohtumisaegu.

Salatitega kohtumine on üks neist lihtsatest registreerimata koostöö tööriistad 10+ registreerimisest loobumise koostöövahendeid, mida saate kasutada 10 sekundi jooksulVeebipõhine koostöö aitab teil ja teie meeskonnal säästa nii aega kui ka raha. Kiire koostöö abil saab natuke rohkem kokku hoida. Need tööriistad on valmis minema, kui olete. Registreerida pole vaja. Loe rohkem mis aitavad teil asjad korda ajada, ilma et peaksite läbi hüppama. Enda ettevõttes on lihtsam kasutada Google'i kalendrit või Microsoft Outlookit. Kuid kui see on kohtumine väliste inimestega, näiteks klientidega või klientidega, on selline salatite tegemise tööriist nagu Lettuce Meet neutraalsem tee.

Kas peate sageli taluma pikki ja mõttetuid kohtumisi? Tavaliselt juhtub see seetõttu, et koosolekut juhtiv inimene pole piisavalt hästi ette valmistunud. See meeskonna koosoleku kontrollnimekiri tagab kohtumise sujuvuse nii juhi kui ka osalejate jaoks.

Kontroll-leht on jagatud ülesanneteks enne koosolekut, selle ajal ja pärast seda. Osa „Ajal” on täis väikseid näpunäiteid, millele peaksite tähelepanu pöörama, sest need on asjad, mis sageli nõuavad koosolekuid. Näiteks „ühe teema arutamine korraga” ja „iga päevakorrapunkt koondatakse valjusti” on triviaalsed, kuid need tagavad, et kohtumine oleks õnnestunud.

Koosolekule kandmiseks saate välja printida kogu kontrollnimekirja. Meeskonna koosoleku kontroll-loend soovitab teil klõpsata kõikidel kontrollnimekirja nuppidel ja saata see e-postiga kõigile osalejatele, kuna eesmärkide valjuhäälne kuulutamine tekitab teie tegevuses natuke sotsiaalset survet. See sarnaneb a peaministrirühm eesmärkide saavutamiseks Kuidas Mastermind Group aitab teil saavutada rohkem eesmärke?Mõistet "perekonnaseisugrupp" visatakse tänapäeval isikliku arengu valdkonnas palju, kuid mis need täpselt on, kas nad töötavad ja kuidas saaksite oma rühma moodustada? Loe rohkem .

Igal kohtumisel on vaja fikseeritud päevakava. Kui teil pole seda paigas, siis suunatakse teid keerutavale arutelule, kus midagi ei tehta ja igaüks raiskab oma aega. Koosoleku päevakorra määramise õppimiseks kasutage neid tasuta malle juhendina.

Smartsheet'i tasuta mallide loend hõlmab mitmesuguseid koosoleku stsenaariume: mitteametlik koosolek, ärikohtumine, juhatuse koosolek, meeskonna koosolek, lihtne koosolek, iganädalane koosolek jne. Neid malle saate kasutada Microsoft Wordis, Google Docsis või mõnes muus soovitud protsessoris, mis toetab DocX-failivormingut.

Kuigi mallid on hea selgroog päevakava kehtestamiseks, lugege kindlasti ka neid Harvard Business Review’s nõuanded koosoleku päevakorra kujundamiseks. Sellel on mõned suurepärased nipid, näiteks teemade loetlemine küsimustena, millele meeskond peab vastama, üldiste, lahtiste pealkirjade asemel.

Lõpuks, kui te ei leia ülaltoodud päevakavade mallidest seda, mida vajate, vaadake meie teiste loendit Wordi 15 koosoleku päevakorra mallid 15 tasuta Word Wordi koosoleku päevakorra malliNeed tasuta Microsoft Wordi koosolekute päevakava mallid võimaldavad teil suurepärase alguse igat tüüpi kohtumiste jaoks. Loe rohkem .

Nõus Do (Veeb): koosolekute protokollide koostamine, nende jagamine ja ülesannete määramine

Igal kohtumisel ühele inimesele tuleks teha ülesandeks võtta minutid. „Koosoleku protokoll” on põhimõtteliselt loetelu kõigest, mis juhtus. See võib olla ülesandeid, teavet, teemavestlusi või palju muud. AgreeDo aitab teil seda hõlpsalt ja tasuta eraldada.

Konto loomine, koosoleku seadmine ja osalejate kutsumine on lihtne. Iga üksust saab tähistada ühena neljast tüübist: teave, otsus, ülesanne või teema. See lihtsustab seda, et keegi võtab minutite kaupa asju kiiresti üles ja paneb need hiljem õigesse kategooriasse.

Ülesandeid saab osalejatele määrata nende e-posti aadressi lisamisega ja võite sellele ka tähtaja anda. Igale koosolekule saate lisada ka ühe manuse. Osalejad saavad protokollile lisada ka märkusi.

AgreeDo tasuta versioon piirab teid neljaks koosolekuks kuus ja kolme osalejaga ning ühe koosolekuga ühe manuse. Lisatasu versioon võib teie vajadustele vastavaid piiranguid suurendada.

Hea tava on iga kohtumine kokku võtta, minnes selle protokolli üle ja tagades, et kõik nõustuvad sellega. Kui AgreeDo pole teie tass teed, saate seda kasutada koosoleku protokolli mallid Spetsialistidele mõeldud 12 parimat koosolekuprotokolli malliKoosoleku protokoll kajastab olulist. MOM-vormingu kiireks rakendamiseks kasutage ühte neist koosolekute protokollide mallidest. Loe rohkem Microsoft Wordi või Google Docs'i jaoks.

See ei tähenda ainult püsti seismist (e-raamat): tasuta juhend igapäevastele hommikustele koosolekutele

Projektihaldusrakendus Qlutter on mõeldud töö efektiivseks muutmiseks. Nad panid kokku tasuta e-raamatu, mis õpetab omaenda tavasid, kuidas tõhusat ja tulemuslikku igapäevast hommikust koosolekut läbi viia.

Kaheksa peatüki kaudu räägib e-raamat hommikuste koosolekute eelistest, kuidas oma meeskond idee kaasamiseks kaasata ja kuidas koosolekut juhtida. See on lühike raamat 44-leheküljelisel kujul, kuid selle lõpus võite end paremini varustada igapäevaste kohtumiste korraldamisega stand-up või scrum -koosolekute vormis.

Kui soovite raamatut, peate registreeruma Qlutteri uudiskirja saamiseks, misjärel saate selle hankida PDF-, mobi- või epub-vormingus. Lihtsam on see otse oma Kindle'i saata.

Lae alla: See ei tähenda ainult püsti seismist (e-raamat) [pole enam saadaval]

Mida teha, kui te ei juhi koosolekut

Nüüd on teil hõlpsad tööriistad koosoleku seadistamiseks, kontrollnimekirja loomiseks, et seda kursis hoida, päevakava paika panna ja minuteid kulutada. Te isegi teate, kuidas igapäevaseid kohtumisi tõhusalt juhtida. Kuid see kõik on kasutu, kui te ei juhi koosolekut.

Kui teie ülemus kutsus koosoleku kokku ja neil on kalduvus lasta koosolekutel sihitult ringi liikuda, peate sellega midagi ette võtma. Alustage selle artikli saatmisega saidil kaheksa reeglit, mida boss tõhusate koosolekute jaoks peaks teadma Ebaefektiivsete kohtumiste väsimus? Saatke need 8 reeglit oma ülemuseleKui koosolek on hästi korraldatud, ei saa see mingil põhjusel suurendada tootlikkust, eesmärgitunnet ja moraali. Siin on mõned reeglid, mida tõhusate kohtumiste jaoks tuleb järgida. Loe rohkem . Tehke seda viisakalt või saatke see anonüümselt.