Kuidas kasutada Evernote'i oma koosolekute haldamiseks

Reklaam

Kas teadsite, et uusimad Evernote pakutavad tööriistad muudavad selle kohtumiste haldamiseks väga kasulikuks rakenduseks?

Koosolekute korraldamine ja juhtimine Veebikohtumiste juhend: tarkvara ja strateegiaKaasaegseid videokonverentsiteenuseid on lihtne kasutada ja need on saadaval peaaegu kõigile, kellel on arvuti või nutitelefon. Võimalus võrgus inimestega suhelda ja inimestega kohtuda tähendab, et meid ei piira enam geograafiline asukoht. Loe rohkem on asjade tegemise tüütu, kuid oluline osa ja ma ei saanud alles hiljuti aru, kui kasulik võiks Evernote olla koosolekute päevakordade koostamisel ja minutite kulutamisel. uusimad funktsioonid 8 Evernote'i versiooniuuendust, millest peaksite teadmaTundub, nagu igal teisel kuul, saab Evernote täiendavaid versiooniuuendusi. Mõned neist vabastatakse vaikselt, teised on Evernote'i raskekasutajate poolt väga oodatud. Kuna ma kirjutasin oma viimase artikli Evernote uuest kujundusest ja ... Loe rohkem ülesandeloendite lisamiseks, tabelite loomiseks, märkmete ja märkmike jagamiseks ning dokumentide manustamiseks teeb Evernote ideaalse tööriista koosolekute haldamiseks.

Kui olete Evernote uus kasutaja, laadige alla meie tasuta mitteametlik Evernote kasutusjuhend Kuidas Evernote'i kasutada: mitteametlik käsiraamatEvernote'i iseseisva kasutamise õppimine võtab kaua aega. Seetõttu koostasime selle juhendi, et näidata teile, kuidas kasutada Evernote'i kõige olulisemaid funktsioone. Loe rohkem kiiresti üles ajada.

Loo mall

Kõigil meeskondadel, komiteedel ja organisatsioonidel on ainulaadsed vajadused ja eesmärgid, kuid koosoleku päevakorra koostamisel on mõned standardpunktid, mille tõenäoliselt lisate iga koosoleku jaoks. Enne järgmist koosolekut looge märkmete mall, mida kasutatakse koosoleku päevakorra ja protokolli jaoks.

Eelistan päevakorra ja minutite jaoks kasutada Evernote'i tabelite funktsiooni, kuna sisu suuruse muutmisel sisu suurus suureneb automaatselt. Veerge ja ridu ei saa lisada ega kustutada, kuid kuna ma kasutan tabelit mallina, pole see probleemiks. Regulaarselt osalejate nimede lisamine muudab lihtsamaks kontrollida, kes koosolekul osalesid.

Hoian kohtumise kuupäeva ja kellaaja märkuse pealkirjas, et mul ja teistel meeskonnaliikmetel oleks seda teavet lihtsam tuvastada. Veel üks atraktiivne päevakorra vormindamise tükk on Evernote'i spetsiaalne horisontaalreeglite menüüpunkt (Vorming> sisesta horisontaalne reegel).

Kopeerige oma päevakorra märkus ja proovige seda järgmisel korral, kui teil on tegelik koosolek, vaadata, mida tuleks üle vaadata. Kui olete tulemustega rahul, saate tulevaste kohtumiste malli dubleerida ja muidugi hoida kõik oma koosoleku märkused selleks ettenähtud märkmikus. Võite ka eksportida (Fail> Ekspordi märge) dokumendikausta või Dropboxi konto mallimärkus ja vajadusel koopia uuesti importida.

Link muudele märkmetele

Koosoleku päevakorra koostamisel võite ehk mitte teada, et kohtumisteate punktidele saab lisada väliseid linke ja märkmete linke. Välise lingi lisamiseks valige märkmes olev üksus ja paremklõpsake seda ning valige Link> Lisa link ... ja sisestage väline URL.

Evernote'is mõne muu märkusega linkimiseks paremklõpsake märkuse lõigu, kaardi või loendivaates ja valige Kopeeri märkuse link. Kleepige link nagu mis tahes välise lingi märkuse linkimiseks. See on väga mugav varasemate koosolekute tulemuste lisamiseks oma praegusesse päevakorda või menüüpunktide arutamiseks, mille kohta teil on Evernote'is muid materjale.

Jagamine ja koostöö

Kuigi on mitmeid häid iPadi jaoks saadaval olevad päevakava ja minutite rakendused MinuteTaker ja koosolekud aitavad teil koostada professionaalseid iPadi minutiaruandeidOma tasuta veebipõhises MakeUseOfi veebikohtumiste juhendis, kus andsin näpunäiteid kohtumiste kavandamiseks ja pidamiseks veebis, viitasin mõne minuti pikkusele ka rakenduste võtmisele. Kuigi väga vähesed meist ... Loe rohkem , Eelistan Evernote kasutamist selle jagamise ja koostöövõimaluste tõttu. Nende abil on päevakavade ja kohtumiste jagamine veebis või meili teel oma meeskonna ja teiste koosolekul osalejatega lihtne.

Seda tüüpi ühiskasutuse teine ​​eelis on see, et teie kohtumiste märkmete lingid sisaldavad alati märkmete muudatusi ja värskendusi ning Evernote märkmete paigutus on veebilehel professionaalne.

Lisatasu Evernote'i konto kasutamisel saate märkmeid teiste Evernote'i kasutajatega jagada, eriti koostööks. Jagatud märkmeid saab seada ainult kirjutuskaitseliseks või juurdepääsu lugemiseks ja muutmiseks. Evernote jälgib, kes märkmeid muutis, ja kui süsteemis on konflikte, teeb Evernote automaatselt teie vastuolulise märkuse duplikaadi, et probleem saaks lahendatud.

Meeldetuletused

Veel üks Evernote kasulik funktsioon on meeldetuletuste seadmise võime. Isiklikult lisan koosoleku päevakorrale meeldetuletuse, mis tuletab mulle meelde mõned päevad enne koosoleku toimumist osalejatele protokollid saata. Evernote'i meeldetuletused kuvatakse kõigis seadmetes, kuhu Evernote on installitud.

Koosoleku ajal

Ehkki Evernote on muidugi kasulik minutite leidmiseks, sisaldavad paljud versioonid kuvamiseks esitlusfunktsiooni oma koosoleku päevakorda ja muid märkmeid projektoriekraani kaudu, samuti sisseehitatud markeritööriista esiletõstmiseks sisu.

Esitlustööriist sisaldab menüüelementi märkme esitamiseks teisel ekraanil, kuid peate klõpsama või koputama nuppu esitlusnuppu tööriistaribal iga kord, kui vahetate mõne muu märkme, nii et harjutage kindlasti esitluse kasutamist režiim enne teie kohtumine! Esitlusfunktsiooni võiks kasutada ka ajurünnaku ideede digitaalse “tahvlina”.

Helisalvestusriist on mugav ka koosoleku osade salvestamiseks, mida soovite hiljem üle vaadata. Inimestest täis ruumi kvaliteetse salvestuse saamiseks peate võib-olla oma Maci või personaalarvuti sisemise mikrofoni asemel välist mikrofoni.

Evernote ei võimalda praegu kahel või enamal inimesel märkmete abil reaalajas koostööd teha, kuid võrguteenuse hiljutine värskendus LiveMinutes lubab Evernote märkmete abil elavat koostööd teha.

Koosolekujärgne

Nagu päevakorrad, nii on ka Evernotega mugav jagada oma koosoleku protokolli peaaegu kohe pärast koosoleku lõppu. Meeskonna kaastöötajad saavad protokolli teha vajalikke muudatusi ja neid saab kasutada järgmise koosoleku päevakorra ettevalmistamiseks.

Evernote kasutamise ilu seisneb selles, et kõik teie minutid on hõlpsaks juurdepääsuks sülearvutis. Kui olete kogunud palju minutilisi märkmeid, saate need kõik valida ja liita need üheks tohutuks märkmeks või eksportida kohalikku draivi (Fail> Ekspordi märkused) kust neid saab hankida, kui vajate neid uuesti.

Pange tähele ka siis, kui märkmikku on valitud mitu märkust, saab selle kogu jaoks luua sisukorra. TOC on loodud märkmena ja see on suurepärane viis, kuidas jagada aja jooksul täidetud minutite loendit.

Kohaneb teie vajadustega

Evernote'i efektiivne kasutamine koosolekute korraldamiseks ja läbiviimiseks eeldab, et olete tuttav paljude teenuse täiustatud funktsioonidega. Kui teie meeskonna liikmed kasutavad ka teenust, võib see hõlbustada koosolekute materjalide korraldamist, koostööd ja jagamist ning see tähendab, et asjade tegemiseks tuleb kasutada vähemat rakendust.

Andke meile allpool toodud kommentaarides teada, kui kasutate Evernote'i koosolekute ettevalmistamiseks ja pidamiseks.