Kuidas grupeerida ülesandeid Google'i kalendriga, et suurendada fookust ja tootlikkust

Reklaam

Multitegumtöötluse müüt on levinud. Pole tähtis, kui palju multitegumtöötlust me näeme, ütleme sellele endale jätkuvalt kõige rohkem inimesed ei saa multitaskida, kuid meie saab.

Ikka ja jälle näitavad uuringud, et kui me arvame, et tegeleme mitme ülesandega, siis ei tee me tegelikult midagi enamat kui korraga. Me vahetame tegevust edasi-tagasi ja seda nähtust tuntakse kui „ümberlülituskulu”Muudab meid vähem efektiivseks (ja võib meid ohtu seada).

Aga…

On üks konkreetne multitegumtöötluse tüüp, mis võiks olla tõhusam. Võib-olla mitte nii tõhus kui ühele ülesandele keskendumine. Kuid kui te lihtsalt ei suuda ühele asjale keskenduda kauem kui mõni minut, võib teil õnne olla.

(Ausalt öeldes on olemas mõnel juhul võib multitegumtöötlus olla tõhus viis asjade tegemiseks Üksik- vs. Multitegumtöötlus: mis on produktiivsuse jaoks parim?Multitegumtöötlus on tavaline meetod tootlikkuse suurendamiseks. Selgub, et tootlikkuse tagamiseks pole see tingimata hõbekuul. Peamine on teada, millal multitaskida. Loe rohkem .)

Sissejuhatus ülesannete kogumisse

Erinevad tootlikkuse gurud on ülesande pakkumist määratlenud veidi erineval viisil. Kuid mis puudutab seda:

"Ülesannete liitmine on tava sarnaste ülesannete rühmitamiseks."

Nii et teil võib olla näiteks loetelu "kodeerimine", "silumine", "dokumenteerimine" ja "kavandamine". Enda elus panin ilmselt selliseid ülesandeid nagu “kirjutamine”, “toimetamine”, “uurimine”, “helireklaam” ja nii edasi.

Kuidas sellest kasu on?

Ülesannete pakkimine aitab teil produktiivsemaks muutuda, julgustades teid kinni pidama sarnasest ülesandegrupist, et vähendada nende vahel liikudes ümberlülituskulusid. Fotode redigeerimisest oma e-posti haldamiseni on suur vaheldus ja see võib põhjustada suuri ümberlülituskulusid, kui teie aju võitleb käikude vahetamisega.

Fotode redigeerimise asemel fotode postitamine fotofailide saitidele võib põhjustada väiksema vahetamise kulu. Või kujutage ette, et vahetate potentsiaalsete klientide helistamise müügipunktidega olemasolevate klientide helistamisele. See oleks lihtsam kui üleminek pigikõnedelt kvartaliaruannete loomisele.

Ja madalamad ümberlülituskulud suurendavad keskendumist.

Teie ülesannete jaotamine partiidesse on teie enda otsustada - oluline on see, et nad oleksid sarnased. Kui teil on raske käike kahe ülesande vahel vahetada, siis ei kuulu need ühte jakku. Teil võib olla palju partiisid või väiksem, olenevalt asjadest, mida peate valmis tegema.

Kui olete oma ülesanded rühmitanud, saate igale partiile aega pühendada.

Teie partiide planeerimine

See on koht, kus ülesannete pakkimine on tõesti kasulik. Kui sa määrake konkreetne ajaplokk Kuidas produktiivse tööpäeva jaoks Google'i kalendris aega blokeeridaKas näete vaeva ajajuhtimisega? Näitame teile, kuidas blokeerida oma Google'i kalendris aega, et suurendada keskendumist, vähendada stressi ja suurendada tootlikkust. Loe rohkem konkreetse partii jaoks, saate vabalt vahetada selle paketi ülesannete vahel. Mis on suurepärane neile meist, kellele meeldib palju projektide vahel liikuda.

Kuni te ülesannet ei vaheta väljas sellest partiist, olete tõhusam. Kognitiivne ümberlülituskulu on madalam ja saate sellega rohkem ära teha.

See on nii lihtne.

Ja kui olete oma tööülesannete partiid oma kalendrisse pannud, nii et teil on kindel aeg nende kallal töötada, näete oma tootlikkuse kiiret tõusu. Kuna teie ümberlülituskulud on madalamad, kulutate iga ülesande kiirendamiseks vähem aega. Ja kui olete kindlate partiide jaoks kindlat aega määranud, aitab see häirida teie tegevust (kellel on tohutu ümberlülituskulu).

Kasutades ajahaldussüsteemi nagu Pomodoro tehnika Kuidas lihtsa Pomodoro taimer mu elu paremaks tegiPomodoro tehnika on üks lihtsamaid ajahalduse elu häkkereid. Murdke tähelepanu kõrvale 25-minutiliste tükkide ja taimeri abil. See võib olla elumuutev rutiinne muutus, kui see teile sobib. Loe rohkem või midagi sarnast suurendab teie tootlikkust veelgi.

Kui olete valmis proovima ülesannete komplekteerimist, tehke järgmist.

Ülesannete komplekteerimine Google'i kalendriga

Esimene asi, mida peate tegema, on ülesannete partiide loomine. Kuna kõigil on erinevad ülesandekomplektid ja erinevad pakkimismeetodid, on see, kuidas selle protsessi läbi teete, teie enda otsustada. Nagu mainisin, võib olla hea alustada kolmest või neljast kategooriast. Meie näite jaoks kasutame „planeerimist”, „ehitamist”, „ülevaatamist” ja „aruandlust”.

Me ühendame need partiid mõistega aja blokeerimine Aja blokeerimine - salajane relv parema fookuse saavutamiseksKas otsite tõhusamat viisi oma tööpäevade korraldamiseks? Proovige aja blokeerimist. See ajajuhtimise taktika aitab teid kursis hoida, hoides tähelepanu kõrvale juhitavust, viivitust ja ebaproduktiivset multitegumist. Loe rohkem . Lihtsalt pange konkreetsete partiide jaoks Google kalendris ajaplokid kõrvale.

Lisasin siia sündmused, mis ütlevad mulle, millal ma peaksin konkreetsete partiidega tegelema:

Lisasin ka meeldetuletuse veendumaks, et tean, millal minu aruandlusblokk algab:

Nüüd saan meeldetuletuse, kui on aeg minu aruandlusülesannetega tegeleda. Selle aja jooksul võiksin kasutada Pomodoro tehnika Parimad Pomodoro taimeri rakendused teie tootlikkuse suurendamiseksKui tabasite pärast mõnetunnist tööd sageli tootlikkuse müüri, võib Pomodoro taimer aidata teil keskenduda. Sellel taimerite valikul on võimalus iga platvormi jaoks. Loe rohkem hallata oma aega mitmesuguste ülesannete täitmisel. Või lasin sellel juhtuda loomulikumalt, kus liigun ülesannete vahel alati, kui tahan. See osa on teie otsustada.

Saad idee. Sisestage kalendrisse lihtsalt rohkem partiisid! Kuid pidage meeles, et teil on endiselt vaja blokeerimata aega. E-posti haldamiseks, kõnedele järele jõudmiseks, kontoris olevate inimestega vestlemiseks või lihtsalt natukene puhkamiseks peate paar minutit siin ja seal elama.

Üks küsimus, mida võite praegu küsida: Kuidas valida, millal iga partii ajastada? Sellele pole õiget vastust. Kui teil on kindlat tüüpi ülesannet, mida teete kõige paremini hommikul, kavandage see varakult. Kui teile meeldivad pärastlõunal vähem kognitiivselt intensiivsed ülesanded, kavandage need sinna. Kas eelistate ülesannete vahetamisel lülituda millelegi täiesti erinevale? Seda saab ka teha.

Sa tead, kuidas ja kui töötate kõige paremini Kuidas püsida produktiivsena, kas olete hommikune inimene või öökullÄrge püüdke vara ärgata ega jääda hiljaks. Selle asemel optimeerige süsteeme nii, et saaksite hakkama etapiga, kus teie tootlikkus on madal. Siin on mõned nutikad strateegiad. Loe rohkem ja saate need teadmised tööle panna oma pakkide ajakavas.

Kui olete oma partiid kalendrisse jõudnud, olete juba valmis minema! Nüüd on vaja vaid tööd teha.

Google'i kalendri kasutamine oma tootlikkuse suurendamiseks

Teie tööpakkumiste ajastamine Google'i kalendris võib olla piisav, et tootlikkust täielikult muuta. Kuid kui vajate natuke rohkem tõuget, saate kasutada Google'i kalendri muid fantastilisi funktsioone.

Näiteks saate sünkroonige oma ülesannete loend Google'i kalendriga Kuidas Google'i kalendrit sünkroonida ülesandeloendigaElu korraldamisel on hädavajalikud kaks tööriista: teie kalender ja ülesandeloend. Kuid enamik ülesandehalduslahendusi hoiab need kaks asja lahus. Näitame teile, kuidas neid ühendada. Loe rohkem ja vaadake oma paketi ajakava kõrval oma olulisi ülesandeid. See võib aidata teil seada prioriteedid iga partii ülesannete vahel.

Või võite kasutada värskendatud mitme kalendri vaade 5 uut Google'i kalendri funktsiooni, mida peate proovima!Google'i kalender sai lihtsalt fantastilisem. Lõpuks värskendas Google oma kalendrit. Näitame teile, kuidas uut kujundust saada ja milliseid uusi funktsioone peate proovima. Loe rohkem pakkide ajastamise hoidmiseks teistest kohtumistest eraldi.

Võite isegi sildistage oma kalendrikirjed Kuidas kasutada 7-st uuest tööriistast Google'i kalendrit maksimaalselt äraAja säästmiseks ja oma tööpäeva maksimaalseks kasutamiseks kasutage Google'i kalendrit. Need uued Google'i kalendri tööriistad ja teenused pakuvad veel mõned tootlikkuse nipid. Loe rohkem et näha, kuhu teie aeg läheb ja kuidas saate oma ajahaldust täiustada.

Seal on nii palju funktsioone ja tööriistu, et saate oma Google'i kalendriga teha peaaegu kõike, mida soovite.

Ülesannete pakkimine pikaajaliselt

Muidugi pole see kunagi nii lihtne. Alati on korrashoid. Näiteks peaksite oma partiide ülevaatamiseks regulaarselt mõni minut kõrvale jääma. Kui teile tundub, et teatud ülesanne ei voola koos teistega selle pakkimisel, võiksite vahetamiskulude vähendamiseks luua uue paketi.

Ja võite leida, et teie ajakava pole optimaalne. Võib-olla vajate partiide vahel rohkem aega või vajate terve päeva ilma plaaniliste tegevusteta asjade järele jõudmiseks.

Isegi kui leiate täiuslik tootlikkuse süsteem Kuidas luua viimast täiuslikku ajahaldussüsteemi, mida te kunagi kasutateProduktiivsus on pidev otsimine suurema organisatsiooni jaoks, kus oleks vähem tööd. Võimalus täita kõike, mida unistate, ilma unerežiimi kaotamata. Kas see automatiseeritud ajahaldussüsteem saab kõigega hakkama? Loe rohkem , on alati vaja hooldada, mida peate täitma. Ülesannete pakkimine pole erand.

Kuid kui te oma ülesandeid edukalt pakkima ja Google'i kalendrisse integreerite, on teil peaaegu automatiseeritud ajahaldussüsteem. Ja sellest ei saa palju paremat!

Kas olete proovinud ülesannete komplekteerimist? Mida te teete, et minimeerida ülesannete vahetamiseks kuluvat aega ja vaeva? Jagage oma nõuandeid allpool olevates kommentaarides!

Pildikrediit: photographee.eu/Depositphotos