7 Google'i kalendri näpunäidet parema ajahalduse jaoks kontoris

Reklaam

Google'i kalender on oluline rakendus kõigile, kes peavad oma ajaga hakkama saama. Pole vahet, kas töötate, õpite või proovides isegi pidu korraldada—Rakendus aitab teid kursis hoida.

Kui töötate kontoris või soovite lihtsalt täiustage oma ajajuhtimise oskusi 9 kindlat viisi, kuidas oma ajahalduseesmärke täitaTahad täita oma ajahalduse eesmärke, kuid tundub, et te ei suuda neid täita. Need näpunäited ja tööriistad aitavad teil neid tõsisemalt võtta. Loe rohkem , on mõned teile sobivad Google'i kalendri funktsioonid. Vaatame lähemalt.

1. Saada kontoriväline vastus

Kontorivälised vastused pole vaevalt uus idee. Alates tehnoloogia olemasolust on need olnud e-posti teenuste põhiosa; nad on üks Gmaili parimad omadused 9 vinge Gmaili funktsiooni, mida te tõenäoliselt ei kasutaGmaili mitmed lahedad e-posti funktsioonid on juba pikka aega olemas olnud, ilma et keegi viitsiks neid kasutada. Muudame seda täna. Loe rohkem .

Kalendrirakendustes on see funktsioon siiski vähem levinud. See tähendab, et ajahaldus on alati olnud pisut õudusunenägu, eriti kui proovite leida vabade teenindusaegade arvukate inimeste päevikutest.

Google'i kalender pakub nüüd kontorivälist seadet. Selle lubamisel lükatakse kõik perioodi jooksul vastuvõetud koosolekukutsed automaatselt tagasi. Saate kohandada sõnumit, mida teised näevad, ja juhtida ka seda, millised kasutajad sõnumi saavad.

Kontorivälise teate saate seadistada, kui valite uue sündmuse tegemisel vastava sildi.

See funktsioon on praegu saadaval G Suite'is. Ehkki Google pole uudiseid ametlikult kinnitanud, arvatakse laialdaselt, et funktsioon võetakse lähikuudel kasutusele kõigile kasutajatele.

2. Hallake oma tööaega

Veel üks uus funktsioon, mida G Suite'i kasutajad saavad nautida, on teie tööaja haldamise võimalus.

Idee on osa Google'i hiljutisest laiemast reklaamimispüüdlusest digitaalne heaolu kogu selle platvormidel. Samuti on ettevõte kasutusele võtnud tööriistad, mis haldavad teie rakenduse kasutamist Androidis, tuletavad endale meelde, et peate Androidi osas pausi tegema ja kulutaksid vähem aega teenuses Google Photos redigeerimisele.

Funktsioon Tööaeg võimaldab kasutajatel kohandada oma tööpäevi päevast päeva. Praegune lähenemisviis võimaldab teil algus- ja lõpuaja seada ainult esmaspäevast reedeni.

Google võib teie eelneva tegevuse põhjal isegi teie tööaja kohta ettepanekuid teha. Nutikas funktsioon on kasulik vabakutselistele, kes otsivad võimalusi aja juhtimise kontrolli alla saamiseks.

Kui keegi kutsub teid töövälisel ajal äriüritusele või koosolekule, teatab Google Calendar kutsele, et te pole saadaval.

Google kalendris oma tööaja määramiseks minge lehele Seadistused> Üldine> Tööaeg.

3. Juurutusaja blokeerimise tehnika juurutamine

Sellesse on lihtne lõksu jääda. Vaatate oma Google'i kalendrit ja näete paar kohtumist, kus nende vahel on palju vaba aega.

Mis saab aga ajast, kui reisitakse koosoleku asukohta ja tagasi? Ja kuidas neile kõigile e-kirjadele vastamine? Ja pidage meeles, et peate ikkagi sööma ka.

Aja blokeerimine on lihtne tehnika nii kontoritöötajatele kui ka inimestele, kes soovivad oma ajahaldust täiustada. Kõige lihtsam on see, et päeva iga minut määratakse kindlale tegevusele.

Me oleme vaatas aja blokeerimise kontseptsiooni üksikasjalikumalt Aja blokeerimine - salajane relv parema fookuse saavutamiseksKas otsite tõhusamat viisi oma tööpäevade korraldamiseks? Proovige aja blokeerimist. See ajajuhtimise taktika aitab teid kursis hoida, hoides tähelepanu kõrvale juhitavust, viivitust ja ebaproduktiivset multitegumist. Loe rohkem mujal saidil, kui soovite õppida, kuidas oma ülesannetega kursis olla.

4. Teatage kõigile, et jääte koosolekule hiljaks

Pole tähtis, kui head on teie ajahaldusoskused; kõik hilinevad aeg-ajalt koosolekule. Arvestust iga hilinenud rongi või liikluse pidurdamise eest on võimatu.

Õnneks, kui hiljaks jääte, ei pea te muretsema selle pärast, et annate teistele inimestele teada. Google pakub kahel viisil, kuidas rääkida kõikidele kaaskülastajatele samal ajal teie kalduvusest.

1. Võite kõigile vastata e-posti teel, kasutades algset kutsevormi.
2. Google kalendris saate sõnumi saata, redigeerides kõnealust sündmust.

Mõlema lähenemise üksikasjalikuma selgituse saamiseks lugege meie artiklit kuidas kasutada Google'i kalendrit kõigile teada andmiseks, et olete koosolekule hilinenud Kasutage Google'i kalendrit, et öelda kõigile, et jääte koosolekule hiljaksGoogle'i kalender aitab teil oma meeskonna liikmetel teada anda, kui hilinesite koosolekuga. Loe rohkem .

5. Kasutage kohtumisaega

Kui teil on töökoha või kooli Google'i konto, saate seda kasutada Kohtumiste teenindusajad tunnusjoon.

See on tööaja idee variatsioon. Selle asemel, et kogu oma tööpäev inimestele nähtavaks teha, saate määrata ajavahemikud, millal inimesed saavad teiega koosolekuid ja kohtumisi korraldada.

See on kasulik ülemustele, kes soovivad mõni tund nädalas võõrustada avatud uste poliitikat, või arstidele, loomaarstidele ja juristidele, kes võõrustavad iga päev oma kirurgiaid ja kliinikuid kitsas aknas.

Muidugi aitab see funktsioon ka oma aega hallata. Teid ei lohistata juhuslikult pesavälise koosoleku jaoks.

Kohtumisaja saate määrata, valides uue sündmuse tegemise ajal vastava sildi.

6. Kasutage koosolekute protokollide malli

Žürii uurib, kui kasulikud kohtumised tegelikult on. Paljud inimesed nõustuvad ideega, mida nad loevad liiga kaua. Nad väidavad, et milleski ei jõuta kokkuleppele ja nad hävitavad isegi kõige paremini paika pandud ajajuhtimiskavad.

Teised arvavad, et nad on projektijuhtimise oluline osa; ilma nendeta laskuks plaanid kiiresti kaosesse.

Tõde on kuskil keskel. Kuid on täiesti selge, et õigeaegse ja viljaka kohtumise korraldamiseks peab teil olema koosoleku märkmeid. Nad visandavad ülevaate sellest, millest kavatsete antud sessioonil rääkida, ja annavad edaspidistel koosolekutel ajaloolise ülevaate.

Neid on vähe Google'i dokumentide koosolekute protokollide mallid Spetsialistidele mõeldud 12 parimat koosolekuprotokolli malliKoosoleku protokoll kajastab olulist. MOM-vormingu kiireks rakendamiseks kasutage ühte neist koosolekute protokollide mallidest. Loe rohkem . Saate need oma Google'i kalendri sündmusele manustada, klõpsates laiendatud koosolekuvaates paberiklambri ikoonil. Protokollid on siis kõigile osavõtjatele kättesaadavad.

7. Juurdepääs kellegi kalendrile

Juurdepääs teiste inimeste kalendritele, nende jagamine ja mõnel juhul ka nende redigeerimine on kontoritöötaja elu oluline osa.

Näiteks võib-olla peab terve meeskond redigeerima käimasoleva projekti kohta ühte kalendrit või peab sekretär suutma hallata oma ülemuse päevikut.

Kellegi teise kalendrisse on lihtne juurde pääseda, kui inimesel, kellele kalendrit omatakse, on see olemas muutis selle teiste inimestega jagatavaks Kuidas jagada Google'i kalendrit teistegaGoogle'i kalendri jagamiseks saate kalendri avalikustada, nii et seda näevad kõik, või jagada seda konkreetse isiku või teiste inimestega. Loe rohkem .

Kalendri lisamiseks on vaja teise inimese e-posti aadressi või kalendri kordumatut URL-i. Kalender kuvatakse vasakus servas jaotise „Muud kalendrid.”

• Selle lisamiseks e-posti teel leidke vasakult paneelilt kalendrite loend ja sisestage e-posti aadress kausta Lisage sõbra kalender või Lisage kaastöötaja kalender väljale, siis vajutage Sisenema.
• Kui soovite selle lisada ICAL-lingi abil, minge saidile Minu kalendridklõpsake nuppu Lisage + ikooni ja valige URL-ist menüüst.

Parandage ajahaldust Google'i kalendri abil

Need seitse näpunäidet peaksid aitama kontoritöötajatel parandada Google kalendri igapäevast kasutamist, andes samal ajal võimaluse oma ajahalduse kontrolli alla saada.

Kui soovite lisateavet selle kohta, kuidas Google'i kalender on võimsam kui silmaga silmitsi seisab, lugege meie artiklit kuidas kasutada Google'i kalendrit isikliku ajakirjana Kuidas kasutada Google'i kalendrit alates tänasest isikliku ajakirjanaGoogle'i kalendrit saate kasutada ajakirja, päeviku või lihtsa jälgijana. Nende kalendrinippide ja näpunäidete abil võib see olla ka enamat kui ajakava koostamine. Loe rohkem ja sildistage enesetäiendamine kalendris kuupäevadega.