Delegeerimine: töökoormuse vähendamiseks peab olema juhtimisoskus

Reklaam

Võib-olla olete juhirollis uus või võitlete lihtsalt delegatsiooni tööga. Juhina on ülesannete delegeerimine teistele vajalik, kuid see võib olla keeruline. Kui sa hiljuti omandas oma meeskonna Mis vahe on bossil ja juhil? Loe rohkem või vajate delegeerimisel lihtsalt pisut abi, siin on mõned kasulikud näpunäited.

Parim viis delegeerimise kirjeldamiseks on viis W-d: kes, mis, millal, kus ja miks. Selge pildi maalimiseks alustame miks.

Miks on delegatsioon vajalik?

Delegeerimisel on palju eeliseid nii teile juhina kui ka teie organisatsioonile ja meeskonnale. Kuid paljudel inimestel on raskusi ülesannete delegeerimisega.

Mõni võib arvata, et lihtsam on ülesandeid ise teha kui neid delegeerida. Teised võivad üksi ülesannetega tegeledes tunda väärtust. Veelgi enam, võib-olla on delegatsioon lihtsalt kogenematu.

Harvard Business Review veebiriigid:

Delegeerimine on kasulik juhtidele, otsearuannetele ja organisatsioonidele. Kuid see on endiselt üks vähekasutatud ja vähearenenud juhtimisvõimalusi.

Ja pealegi ajajuhtimise uuring millele viitas Harvard Business Review, järeldas, et:

332 küsitletud ettevõtet tundsid muret oma töötajate delegatsioonioskuste pärast. Samal ajal pakkus vaid 28 protsenti nendest ettevõtetest selleteemalist koolitust.

Kasu teile kui juhile

• Võite suunata oma tähelepanu teistele üksustele.
• Saate oma aega tõhusalt ajastada.
• Tööpäeva jooksul saate rohkem ära teha.

Kasu teie meeskonna liikmetele

• Nad saavad õppida uusi asju või täiendada olemasolevaid oskusi.
• Nad võivad tunda end usaldusväärse meeskonna ja keskkonna osana.
• Nad saavad parandada oma enesekindlust ja motivatsiooni.

Kasu teie organisatsioonile

• See võib suurendada tootlikkust.
• See võib pakkuda klientidele ja klientidele edukaid protsesse.
• See võib luua ühendatud kultuuri kõigile töötajatele.

Nagu näete, puudutavad delegatsiooni eelised enamat kui lihtsalt juhti. Nii et kui olete end tagasi hoidnud, mõjutate ka oma ettevõtet ja meeskonda.

Mida peaksite delegeerima?

Nüüd, kui teate juhina delegatsiooni olulisust, on järgmine samm otsustada, mida peaksite delegeerima.

Paljudel juhtudel ei ole teatud ülesannete delegeerimine mõistlik. Näiteks ei määraksite programmeerimisülesannet müügiühingule. Kui aga tegemist on teie enda ülesannetega, võib olla keerulisem otsustada, millise õigussubjekti delegeerimine toimub.

Esitage endale järgmised küsimused:

• Kas see on ülesanne, mida ainult minul on teadmisi teha?
• Kas ma väldin selle ülesande määramist, kuna kellelgi teisel pole aega?
• Kas ma hoian ülesannetest kinni, kuna soovin ise kõik ära teha?
• Kas see on korduv või rutiinne ülesanne?
• Kas ma olen selle ülesande eest tõesti vastutav?

Põhja-Carolina osariigi ülikooli projekt väidab seda oma delegeeritavate ülesannete loendis:

Sageli peavad inimesed ülesandeid, mis neile endale kõige rohkem meeldivad, isegi kui ülesanne pole nende vastutus. Need ülesanded pole parim viis oma aja ja energia kulutamiseks.

Kui olete otsustanud, mida delegeerida, pidage sellest otsusest kinni. Siis korraldage oma ajakava ja ülesannete loend 9 parimat ajajuhtimise tööriista organiseerumiseksSiin näidatud ajahaldusriistad aitavad teil oma päevi maksimaalselt ära kasutada. Sobib igas ärilises või isiklikus olukorras. See on aeg oma elu korraldada! Loe rohkem teiste oluliste asjade mahutamiseks, kus peaksite käima.

Kes on selle ülesande jaoks õige inimene?

Pärast otsustamist, millised elemendid tuleks delegeerida, on loogiline samm otsustada, kes peaks ülesandega hakkama saama. Kui olete juht, kas väike alaline rühm või paindlik projektimeeskond, oma meeskonna liikmete tundmine 5 parimat projektijuhtimise näpunäidet algajateleKui võtate projektijuhi rolli esimest korda, on siin vaid viis projektijuhtimise näpunäidet, mis aitavad teil alustada. Loe rohkem on võti.

Nii et kui on aeg ülesandeid delegeerida, peate kindlasti mõistma iga inimese oskusi. Kuid samal ajal peaksite teadma, kui hästi nad täidavad oma ülesandeid ja oma vastutust. Ülesande määramine kellelegi, keda võite selles usaldada, on selle edukaks täitmiseks oluline.

Forbes pakub neid kaks kasulikku nõuannet delegeerimise kohta:

Lisaks usaldusele peate andma ka inimestele, kellele volitate, võimaluse oma tööd teha.

Delegeerige vastutus ja volitused, mitte ainult ülesanne.

Pidage meeles, et kui olete ülesande delegeerinud, peaks meeskonna liige selle eest vastutama. See ei tähenda, et peaksite minema jalutama, vaid peate laskma oma meeskonna liikmel juhtrolli võtta.

Millal peaksite ülesandeid delegeerima?

Nii et teate, mida ja kellele delegeerite, kuid millal need valitsused üle annate? Leiate palju muutujaid, mis on seotud ülesande delegeerimisega. Peate vähemalt arvestama maksetähtpäeva, prioriteeti ja pingutusi.

Näiteks kiireloomulised ülesanded ja meeskonna liikme oskuste hulka kuulumine tuleks ilmselgelt delegeerida kohe alguses. Kuid need, mis on madala prioriteediga või millega mitmesugused inimesed hakkama saaksid, võivad ehk oodata.

Kasulik viis selle otsuse tegemiseks on ülesannete prioritiseerimise meetodi kasutamine. Üks selline tehnika, mida nimetatakse Eisenhower maatriksiks, võib aidata teil kiiresti prioriteete seada. Seda meetodit kasutades jagage oma ülesanded nelja kvadrandisse, milleks on "Esiteks", "Ajakava", "Delegaat" ja "Ära tee".

Kui vaatate jaotisi „Tee esimene ja ajakava“ ämbrid üle, saate ülesanded hõlpsalt üle viia jaotisele Delegaat. See on kasulik meetod ka nende toimingute määramiseks, mis võivad sattuda ruumisse Ära tee.

Kus peaksite haldama delegeeritud ülesandeid?

Ülesanne on delegeeritud ja nüüd on aeg teil edasi liikuda... peaaegu. Teil on vaja ülesannet jälgida ja jälgida, kuni see on lõpule viidud.

Tõenäoliselt kasutate mitut rakendust ja tööriistad teie positsioonil Saage Wrike'iga organiseeritumaks ja produktiivsemaks juhiksÜkskõik, kas juhite tööl ühte projekti või juhite väikest ettevõtet, on kummagi rolli jaoks vaja äärmist korraldust ja planeerimist. Traditsioonilise planeerija või planeerijaga pole see alati võimalik. Sisestage Wrike, ... Loe rohkem . Kui teil on usaldusväärne jälgimismehhanism, lisage kindlasti oma delegeeritud ülesanded. Kuid kui teil on vaja mõnda soovitust, on siin viis suurepärast võimalust.

1. Väljavaade võimaldab teil ülesandeid määrata ja koopiat oma nimekirjas hoida.
2. Google pakub funktsioone Säästke oma aega 10 alakasutatud Google'i funktsioonigaGoogle'i tööriistad ja teenused teevad kõik meie heaks. Kuid on palju funktsioone, mida kasutatakse liiga vähe. Säästke mõni sekund ja tehke iga päev kasutatavate Google'i tööriistadega rohkem ära. Loe rohkem e-kirjade ja kalendriülesannete delegeerimiseks koos Gmail ja Google'i kalender.
3. Trello kasutab funktsioonidega projektide haldamiseks Kanbani meetodit, et teistele ülesandeid määrata.
4. Podio pakub delegeeritud ülesannete jaoks puhast kommentaaristruktuuri, et kõiki värskendada.
5. Meistertask võimaldab hõlpsalt määrata ja vastu võtta teateid ülesande oleku muutuste kohta.

Pidage ainult meeles, et teie kasutatav tööriist ei peaks andma lihtsalt võimalust ülesandeid määrata. Peaksite kasutama sellist, mis pakub selliseid funktsioone nagu teatised, järelmeetmed ja meeldetuletused.

Delegatsioonide koolitusressursid

Kui usute, et delegatsiooni koolitusprogrammist võiks teile või teie organisatsioonile kasu olla, on siin mõned uurimiseks vajalikud ressursid.

• Ärikoolitus töötab
• Dale Carnegie koolitus
• Ameerika Juhtimisühing
• CRM-i õppimine

Kui hästi te delegeerite?

Võimalus delegeerida teistele on oluline oskus igale juhile 5 ajajuhtimise näpunäidet, mis võib muuta teid elus ja tööl juhiksÜkskõik, kas saate sellest aru või mitte, olete juht. Isegi kui see tähendab enda elu juhiks olemist. Need näpunäited aitavad teil veelgi paremaks muutuda. Loe rohkem . Ja nagu te siin olete lugenud, kehtivad eelised mitte ainult teile, vaid ka teie organisatsioonile ja meeskonnale. See muudab olukorra win-win-win-olukorraks.

Kas tunnete, et teil on head delegeerimisoskused? Või näete vaeva delegatsiooni ülesandega kõik koos? Jagage julgesti kommentaarides oma selleteemalisi mõtteid.

Piltide autorid: Duncan Andison / Shutterstock