Saage e-posti teel ülemuseks: ärge laske sellel kogu päeva võtta

Reklaam

182 900 000 000 e-kirja.

182,9 miljardit.

See on rohkem kui 25 e-kirja iga inimese planeedi kohta.

Ja see on lihtsalt mida me ühe päeva jooksul saadame (PDF).

Arvestades iga päev saadetavate ja vastuvõetavate e-kirjade hulgaliselt, pole ime, et seda elektroonilist suhtlust on nii paljudele meist liiga raske käsitseda. Kuid ärge muretsege, siin on mõned tootlikkuse saladused, mis aitavad teil metsalist taltsutada.

Kasutage konserveeritud vastuseid

Ma ei saa selle tähtsust rõhutada. Võimalik, et vastate paljudele e-kirjadele ühtemoodi, olenemata sellest, kas tegemist on edastuse tagasilükkamise, kolleegi jõupingutuste tunnustamise või lihtsa tervitusega. Üks asi, mida peate tingimata tegema, on luua vastused enimkasutatavatele meilidele.

See on tõesti lihtne seadistage Gmailis konserveeritud vastused E-kiri on kiirem ja parem konserveeritud vastustegaKas teil pole aega lõunat süüa teha? Pole probleemi, haara purk. Kas vajate kämpingut, mis ei lähe halvaks? Lihtne, hankige konserve. Kas olete väsinud sama e-posti vastuste sisestamisest? Proovige e-kirju! Mõtle ... Loe rohkem

või mõni muu e-posti klient. Ükskõik kui kiire masinakirjutaja olete, pole te kiirem kui kaks hiireklõpsu, eks? Säästke endale aega ja tehke seda nüüd.

Seadistage filtrid ja sildid / kaustad

Parim viis ülekoormusega toimetulemiseks on kõigepealt sorteerida. See tähendab, et filtrite ja siltide / kaustade kasutamist postkastis. Outlookil on kaustad, Gmailis on sildid ja mõlemal on filtrid, mille saate seadistada oma e-posti automaatseks suunamiseks nendesse kaustadesse ja siltidesse. Saate seadistada täpsemad filtrid 5 Gmaili filtrit, mis aitavad teie postkasti tähtsuse järjekorda seada ja korrastadaMillised filtrid peaksid igal arsenalil olema, et nende postkast oleks sama korras kui minu oma? Olen siin, et aidata teil alustada oma esimese viie filtri seadistamist või ... Loe rohkem Gmailis vastavalt teie kohandatud vajadustele. Tegelikult pakub Gmail automaatselt tuua oma e-mailile mõni tellimus 6 viisi oma e-posti postkasti tagasinõudmiseksKas on veel midagi, mis on sama kasulik, levinud ja masendav kui e-posti postkast? See on kestnud igavesti ja me kasutame seda pidevalt ning seni, kuni me seda pidevalt kasutame, saavad minusugused inimesed ... Loe rohkem koos uue tähtsate postkastidega.

Hästi seadistamiseks ja liigitamiseks kulub natuke aega ning esimene kuu nõuab sinult pidevat sisendit. Kuid see on pikas perspektiivis oma aega väärt. Ärge pange asju kiiruga siltide ja filtrite alla, mõelge sellele ja liigitage kategooriaid, sest see on automaatika, mida teie postkast kasutab kogu ülejäänud elu.

Minu arvates on kõige parem teha kolmeastmeline kontroll enne e-posti filtreerimist:

1. Küsige endalt, milline oleks selle teate jaoks parim sildi / kausta nimi (kas olemasolev või mitte).
2. Kontrollige, kas see nimi on juba olemas, ja kui ei, siis looge see.
3. Küsige endalt, kas see nimi peaks olema eraldi olem või alamkategooriasse ühe olemasoleva kausta alla.

Tehke seda regulaarselt ja teie postkast on võluväel puhtam.

Viige oma ülesannete loend mujale

Öelge mulle koos inimestega: „Teie postkast ei ole ülesannete loend.” Google'i Vivek Haldar kirjutas sellest juba mõnda aega tagasi ja ma ei saanud rohkem kokku leppida. Siin on Haldari näide:

E-post on kohutav koht todo-nimekirja jaoks. Ma tõesti ei tea, kuidas saab GTD-ga e-posti teel pöörduda. E-posti aadressi ei saa esitada. Kui olete selle läbi lugenud ja sellest aru saanud, võite võib-olla teha selge toimingu, kuid teie postkast ei ole koht, kuhu seda saata.

Teie e-posti aadress on suhtlus, seega laske sellel olla. Ülesannete loendite jaoks on palju fantastilisi rakendusi ja soovitaksin tungivalt Any.do või Wunderlist Wunderlist - parim ülesannete loendi rakendus iPhone'is [iOS]Wunderlist on üks lihtsamaid viise, mida peate tegema. Sellel on elegantne kasutajaliides, millel on lihtsalt mõte. Igaüks saab selle kätte ja nuputab, kuidas ... Loe rohkem .

Loobu rämpspostist

Te ei usu, kui palju infolehti ja muud rämpsposti ummistavad teie postkasti, vaatamata rämpsposti filtrile. Ja kui segadused hakkavad tekkima, võib see kiiresti kontrolli alt väljuda. Selle palade peatamiseks peate alustama tellimuste tühistamist ja selleks on üks lihtne trikk.

Otsige oma e-posti kliendis lihtsalt sõna „tellimusest loobumine“. See on lisatud iga infolehe lõpus, nii et näete äkki kõigi postkasti masspostituste loendit. Nüüd avage need lihtsalt ükshaaval ja loobuge tellimusest. Soovitan kasutada Gmaili Eelvaatepaan kui teete seda asja kiirendamiseks.

Sellele on ka lisandmooduleid ja teenuseid kiiresti meililistide tellimusest loobumine Tühjendage postkast: loobuge nende tööriistade abil kiiresti mitmelt infolehelt tellimusInfolehtedest tellimusest loobumine on midagi enamat kui lihtsalt rämpspost. Enamik infolehti, mis täidavad meie postkasti, ei müü ravimeid ega paku auhinnaraha - need on ehtsad usaldusväärsete ettevõtete infolehed, mida me ise tellisime ... Loe rohkem või koondada need e-posti kaustadesse.

Kuldne küsimus, mida igalt meililt küsida

See on suur müts ja just see on aidanud mul viimase aasta jooksul postkasti ülekoormusel hoida. BBC Future’i Tom Stafford pakkus ühe sõnumi avamisel endalt ühe kuldse küsimuse:

"Kui mul ei oleks seda teavet postkastis, kas ma läheksin seda otsima?"

Kui vastus on eitav, ärge klõpsake vastuse andmiseks ega kustutamise nuppu isegi seda avamata. See on nii lihtne. Ei, te ei jäta kahe silma vahele midagi suurt - ma olen seda teinud juba aasta ja see tegelikult töötab. Staffordi selgitus selle kohta on järgmine:

Kusagil pole see ilmsem kui grupi e-kiri ja alati tekkivate vastuste laviin. Minge tagasi, tuletades endale meelde, et kõigile e-kirjadele ei pea vastama, et paljude probleemidega tegelevad ja peavad tegelema paljud inimesed. Küsige endalt: "Kui mul poleks seda teavet postkastis, kas ma läheksin seda otsima?" Enamik kui vastus on tõenäoliselt ei, ja see on märk sellest, et keegi teine ​​kontrollib teie üle tähelepanu.

Jagage oma e-posti häkkereid

Kõigil on segaduste haldamiseks oma e-posti häkkerid ja parim viis õppida on jagada neid. Meil on ka oma Gmaili juhend kõigile Gmaili jõuline kasutusjuhendSee tasuta Gmaili juhend on mõeldud neile, kes juba kasutavad Gmaili e-posti kliendina ja soovivad selle paljusid tootlikkuse funktsioone maksimaalselt ära kasutada. Loe rohkem . See aitab, nagu ka profikasutajate nõuanded. Kui Stafford poleks seda artiklit kirjutanud, uppun ikka sõnumitesse ja olen talle selle eest igavesti tänulik.

Ütle siis mulle, kuidas sa hakkama saad e-posti ülekoormus 3 näpunäidet Gmailis e-posti aadressi üleküllusega toimetulemiseks [Show & Tell]Enamik meist kannatab teabe ülekülluse all. Privaatsõnumitega ülekoormamine ei pruugi olla suur probleem ja poole e-kirjade eiramine on teatud määral vastuvõetav. Tööelus aga ... Loe rohkem ? Inimesed, siin pole valesid vastuseid.

Pildikrediidid: Pete, Lars Plougmann