Korraldage oma Gmaili postkast paremini, kasutades ActiveInboxi

Reklaam

Saadame ja võtame vastu palju e-kirju iga päev. Paljud meie poolt saadud sõnumid on olulised, mis nõuavad edasist tegevust või vastust, kuid enamik neist meilidest on automaatsed teatised ja värskendused meie sotsiaalvõrgustikest ja tellimustest. Kuidas kogu seda segadust mõista? Kuidas me ei suuda selles jamas midagi olulist ilma jätta?

Võimalusi on palju. Näiteks võite kasutada ajastatud meeldetuletused Ärge unustage kunagi e-kirjale vastamist, kasutades ajastatud meeldetuletusi Loe rohkem unustamata uuesti inimesega kontakti saada. Või saate ka ajastage e-kirju ja viivitage vastustega Gmailis Boomerangi abil Gmailis e-kirjade ajastamine ja vastuste edasilükkamine (400 kutset) Loe rohkem või kasutada Gmaili tähtsuse postkast Gmaili esmatähtsad postkastid lahendavad probleemi Loe rohkem segaduse vähendamiseks.

Selles postituses käsitletakse ühte sellist tööriista, mis aitab teil oma Gmaili postkasti paremini korraldada (kasutades täielikult ära Gmaili siltide eelised). ActiveInbox

, mis on ametlikult tuntud kui GTDInbox ja GTDGmail, on mugav Gmaili kaaslane, mis kasutab Gmaili silte õigesti, et aidata teil postkasti paremini korraldada.

1. samm: installige ja seadistage ActiveInbox

Esimene asi, mida peate tegema, on tööriista installimine. See on installitud tavalise brauseri lisandina ja seda saab kasutada Firefoxis ja Google Chrome'is.

Pärast tööriista installimist peate looma oma esimesed olekusildid, mis aitavad meilid toiminguteks muuta. Olekumärgendid on Gmailis tavalised sildid - saate neid oma vajaduste jaoks hiljem lisada või eemaldada, kui hakkate ActiveInboxi kasutama.

Kui see on tehtud, näete iga teie meilisõnumi peal järgmist tegumiriba:

Mängib uute etiketitüüpidega

Põhimõtteliselt on see, mida tööriist teeb, olemasolevate siltide ümberkorraldamine, et postkasti oleks lihtsam hallata. Seda näete selles videos:

Olekumärgised

Tööriista abil julgustatakse teid märkima iga sõnum kolme peamise abil olekusildid:

• Tegevus: Jälgige olulisi e-kirju kuni ülesannete täitmiseni;
• Mingi päev: Jälgige e-kirju, millega te ei tea, kuidas hakkama saada, kuid tunnete, et need on liiga olulised, et neid kustutada või täielikult ignoreerida;
• Ootan edasi: Jälgige e-kirju, millele plaanite lähitulevikus vastata.

Kui olete mõne oleku valinud, saab kiri ActiveInboxi külgriba kaudu jälgitavaks.

See on postkasti ohutu tühjendamise võti: andke oma kasutatavatele e-kirjadele olek, arhiivige need ja jälgige külgriba, kuni need on valmis.

Nüüd saate kiiresti laadida sõnumite loendi, mis näiteks ootavad vastust, ja isegi kuvada neid hüpikakraanil:

Sealt saate muuta ka olekusilti või arhiivida e-kirja nii, nagu see on valmis või vahele jäetud.

Projektid ja viited

Kui olekusildid liigitavad e-kirjad toiminguteks vastavalt sellele, milliseid toiminguid nad vajavad, siis projektide eesmärk on teie sõnumite temaatiline korraldamine. Saate olemasolevad sildid muuta projektideks või luua uusi:

Viidete sildid on mõeldud selleks, et muuta teie sõnumid hiljem hõlpsalt kätte saadavaks, nt. R / Koosolekuteatised, R / Arved, R / Kviitungid.

Sirvige e-kirju tõhusamalt

Lisaks aitamaks teil postkasti korrastada, lisab tööriist ka mõned toredad funktsioonid, mis võimaldavad teil iga konkreetse e-posti vestluse puhul kiiremini süveneda:

• Vteelmised e-kirjad'Koostamise / vastuse kuvamiseks
• Sirvige seotud e-kirjad vestluse vaates
• VtKontaktide ajaluguParemklõpsake kontaktil
• Vaadake paremklõpsuga postkastis olevaid e-kirju ja otsingutulemusi

Eelistused

Parim asi tööriista juures on see, et saate seda kasutada nii palju kui soovite. Külgriba lingi Teave ja spikri taha peidus olevad ActiveInboxi eelistused võimaldavad teil tööriista funktsioonide vahemikus iga natukese seada:

Näpunäited

Kokkuvõttes teeb tööriist suurepärase töö, aidates teil oma Gmaili (või Google Appsi) postkasti paremini aru saada. Siin on mõned kasulikud näpunäited, et seda kõige paremini kasutada (Märge: saate enamiku neist Gmailiga teha isegi ilma tööriistata, kuid ActiveInboxiga tundub see lihtsalt palju toredam):

• Ärge kontrollige oma postkasti mitu korda päevas ja vastake igale uuele - see on nii ebaefektiivne. Parem seadistage oleku- ja projekti sildid, et postkast saaks iseenesest sorteerida.
• Ärge kunagi unustage järelmeetmeid: laske oma meilidel ripuda kausta „Ootan”, kuni kuulete tagasi.
• Seadistage Gmaili filtrid kõigi teenuseteate e-kirjade jaoks (Facebooki teatised, Twitteri värskendused jne), et need automaatselt spetsiaalsesse silti ja arhiivi paigutada. Nii saate neid lugeda, kui soovite, kuid need ei ummista teie postkasti.

Kas arvate, et see tööriist võib aidata postkasti korraldada? Palun jagage oma mõtteid!