Kuidas kõigile e-kirjadele õigesti vastata: Inline

Reklaam

1971. aastal saadeti esimene e-kiri ühest arvutist teise. Nüüd 269 ​​miljardit e-kirja saadetakse iga päev.

On võimatu ette kujutada, kui palju neist meilidest pole vajalik. Kui paljud teenivad ainult suurema segaduse tekitamiseks. Et põletada nende vastuvõtjate veelgi suuremat tähelepanu ja kannatlikkust.

Kuid üks on kindel: kui rohkem inimesi alustaks tõhusalt e-kirjadele vastamine 5 tööriista paremate e-kirjade kirjutamiseks, mida inimesed loevad ja neile vastavadKirjutamine pole kõigi tass teed. Kuid suurepärase e-kirja saatmiseks ei pea te olema suurepärane kirjanik. Vaja on vaid mõnda tööriista kvaliteetsete sõnumite tagamiseks. Loe rohkem , oleksime kõik natukene tihedamalt oma postkastide ja omade juurde e-posti ärevus Kuidas juhtida Gmaili postkasti ärevustNii palju e-kirju, nii vähe aega. Kas tunnete oma Gmaili postkasti haldamist sedamoodi? Näitame teile Gmaili postkasti korraldamiseks ja stressikindlaks tegemiseks lihtsaid seadeid ja kasulikke tööriistu. Loe rohkem oleks pisut vähem kurnav.

Kõige ilmsem lahendus siin ei ole lihtsalt „rearealale vastamine”, vaid ka reaalajas vastamine korralikult. Sidusalt vastamine on see, kus vastate e-posti põhiosas, selle asemel, et oma e-kirju nullist kirjutada.

Inline vastamine on asi, mida enamik meist juba aeg-ajalt teeb. Kuid me peaksime vastama otse kaugele tihedamini. Ja me peaksime seda tegema mõne reegli silmas pidades, et hoida need keerulised e-posti niidid korrastatuna ja hõlpsasti jälgitavana.

Vastame e-posti aadressile valesti

Sidusreklaamide vastand on see, mida sageli nimetatakse kõige populaarsemaks postitamiseks. Siin klõpsate meilisõnumitele vastamist ja hakkate lihtsalt tekstivälja ülaosas tippima. Nii on moodustatud suurem osa tänapäevastest e-kirjadest. Kuid kui te ei tegele eriti lihtsate meilivestlustega, võib top postitamine põhjustada igasuguseid probleeme.

Esiteks muutub populaarseima postituse korral algsele e-kirjale tagasi viitamine tohutuks vaevaks, mis hõlmab otsimist, mida soovite otsimiseks, pärast e-posti teel pühkimist. Seejärel peate kerima tagasi kirjutatava meilini, et võib-olla parafraseerida seda, mida just leidsite, kontekstist välja ja sageli puuduvatest silmapaistvatest punktidest.

Mõnikord võib adressaat vastata teie e-kirjale täiesti uues e-posti teel, see tähendab, et teie vestlus toimub nüüd kahes või enamas eraldi lõimes.

GIPHY kaudu

Kui olete grupivestluses, muutuvad asjad veelgi segasemaks. Jälgitakse, kes millele, millal ja millele reageerib neid vastustest saab peaaegu võimatu feat.

Inline vastamine on lahendus

Tipppostituse asemel peaksime vastama järjekorras - see tähendab algses e-kirjas. Outlookis ja Apple Mailis näete algset sõnumit kohe, kui olete vastuse kätte saanud. Vestluse kuvamiseks vajutage Gmailis lihtsalt kolme sätet, mis asuvad komponeerimisekraani allosas.

Näpunäide: Gmaili vastusest vertikaalse jutumärgi rea eemaldamiseks tõstke esile kogu e-kiri ja klõpsake siis nuppu taane vähem nuppu.

Sidusreklaamimine lahendab suurema hulga sõnumite sirvimise vajaduse, kuna algne e-kiri on kaasatud ja otsitav kõige uuemasse vestlusesse saabunud sõnumisse. See tähendab, et kõike hoitakse kontekstis.

Lisaks ei pea te raiskama aega teiste inimeste vastuste kokkuvõtmisele ega e-kirjade lõikude kopeerimisele kleepimiseks lihtsalt selleks, et teie vastused oleksid mõistlikud. Siseste vastustega on kõik olemas, et kõik saaks neile igal ajal tagasi pöörduda.

Ja niitide jaoks, mis hõlmavad mitut inimest, on lihtne eristada, kes mida ütles, ja kellele vastata, on lihtne (kui seda õigesti teha).

Sisemine vastamine õigesti

Kui enamik inimesi vastab tekstisiseselt, kirjutavad nad oma vastused lihtsalt teksti juurde, millele nad tahavad vastata, ja muudavad selle julgeks või punaseks.

See pole kaugeltki ideaalne. Niipea, kui keegi avab lihttekstina meili, ei näe ta seda vormindamist. Ja niipea, kui niidis on rohkem kui paar inimest, saavad asjad kiiresti segaseks.

Nii et siin on lühike juhend korralikult reaalajas vastamine on skaleeritav ja hoiab segadust minimaalsena.

1. Ärge tuginege vormindamisele

Nagu mainitud, ei pruugi mõnel juhul adressaat näha e-kirja lisatud vormingut (nt võivad nad eelistada lihtteksti). Kui keegi on värvipime, võib olla keeruline jälgida mitut värvi lõime.

Kasutage kindlasti vormindamist, et vastuseid oleks e-kirja skannimisel hõlpsam leida. Kuid ära usalda ainult selle kallal.

2. Eessõna vastab teie nimele

Vormindusele lootmise asemel muutke harjumus ette valmistada kõikidele vastustele oma nimi ja kui teil on vaja eriti korraldada, siis kuupäev. Paluge kõigil saajatel sama teha.

Praegu pole Gmailis teil muud valikut kui oma nimi käsitsi sisestada. Sama kehtib ka alati õrn Apple Maili rakendus.

Kui kasutate siiski Outlookit, on olemas funktsioon, mis eeldab teie vastuste automaatset eessõnu oma nimega. Selleks minge aadressile Fail> Valikud> E-post. Siis minge Vastused ja edasisaatmine, kontrolli Eessõna kommentaarid koos ja tippige oma nimi tekstikasti. Kui vastate meilisõnumis, kuvatakse teie nimi sulgudes automaatselt.

Mailbird ka vaikimisi see võimalus.

3. Kasutage reavahetusi, palun

Kui jätate tekstisisese vastuse, peaks see olema uuel real, mitte sisestama lause keskpaika või lõigu lõppu.

See muudab teiste inimeste kommentaaridele vastamise palju lihtsamaks ja muudab igas punktis toimuva vestluse skaneerimise palju sujuvamaks.

4. Taane mitmetasandiline vastus

Kui ühes e-kirjas adresseeritakse mitu punkti, on teil ühes sõnumis mitu lõime.

Nende korrastatuse tagamiseks peaksite keermestatud vastused taandesse panema, nii et oleks ilmne, millised kommentaarid käsitlevad iga punkti. Leian, et siin on nurksulgude (>) kasutamine kõige intuitiivsem, kuna täpitähti ei pruugita kuvada tavalistes tekstides.

See aitab teil palju vaeva näha, kui üritate aru saada, millisele vestluse osale peate tähelepanu pöörama.

5. Viimane abinõu: kasutage paremat tööriista

Keegi ei teeskle, et tekstisisene vastus on siin ideaalne lahendus. Kui teil aga pole muud valikut, kui e-posti kasutada, võtke selleks aega kirjutage tõhusaid ja tõhusaid e-kirju Kuidas kirjutada täiuslikku professionaalset meilisõnumit (andmetega tagatud)E-post jääb ettevõtluses peamiseks suhtlusvormiks. Selles keskkonnas edu saavutamiseks peaksite õppima, kuidas koostada tõhusaid professionaalseid e-kirju. Näitame teile 9 lihtsat trikki, mille toimimine on tõestatud. Loe rohkem . Ülaltoodud põhjustel on parimateks viisiteks projektide jätkamiseks tekstisisene vastamine. Samuti aitab see kõigil sammu pidada mitme meilivestluse jooksul toimuva vestlusega, ilma et peaksite kulutama aega varasemate meilide pikkade loendite otsimisele.

Kui leiate, et isegi tekstisisest vastused muutuvad liiga keerukateks või kui teie kolleegid ei suuda harjuda tekstisisese vastamisega, võib siiski olla aeg otsida mõni muu tööriist.

Suhtlusvahendid, näiteks Lõtv, Yammerja Huddle hõlbustada keerulist meeskonna suhtlust. Selle asemel, et jätkata e-posti teel vaeva nägemist, võib olla aeg proovida ühte neist.

Levitage sõna

Kui võtate need lihtsad tekstisisese vastamise reeglid vastu, hindavad paljud adressaadid, kui tõhusad need on e-posti käitumine 5 tööriista, mis aitavad teil paremaid e-kirju kirjutadaKõik proovivad endiselt e-posti probleemi lahendada. Räägime siis ka kõige põhilisemast harjumusest - paremate meilide kirjutamise kunstist. Mõne laheda tööriista abil. Loe rohkem on ja hakka oma lähenemist loomulikult jäljendama.

Kui nad aga loomulikult ei kopeeri teie läbimõeldud meilimisjuhendit, tõmmake nad selle peale. Saatke neile see artikkel. Kirjeldage, kuidas soovite, et nad vastaksid, ja selgitage, et see aitab säästa tonne valesti mõistetud sõnumeid, raisatud aega ja konteksti kadumist.

Neil pole tegelikult miinuseid.

Kas arvate, et need reeglid aitavad teil keerukate e-posti niitide peal püsida? Kas on veel muid sisemisi vastamisnõuandeid, millest võiks teie arvates abi olla?

Pildikrediit: sangoiri /Depositphotos