Paberivaba lähenemine: plussid, miinused ja digitaalsed probleemid

Reklaam

paberivaba kontor Tulevik on siin - teie teejuht tänapäeval paberivaba elu saamiseksPaberivaba - termin, mida kasutatakse tänapäeval üsna sageli. Aga mida see tähendab? Ja mil määral see kehtib? Kindlasti kasutame me kõik hoolimata edusammudest mingil määral ka paberit ... Loe rohkem näib lõpuks järele jõudvat. Osaliselt võib selle põhjuseks olla veelgi enam populaarne idee minimalismist Kuidas olla tõhus igapäevases elus minimalistÜha enam inimesi valib omaks minimalismi. Teatud olukordades võib see teie igapäevaelu pettumust valmistada. Mõningase minimaalse planeerimisega ei pea see selleni jõudma. Loe rohkem . Kuid kas see kõik on puude säästmise nirvana või A4 formaadis õudusunenägu?

Uurime plusse ja miinuseid koos asjalike nõuannetega, et saaksite oma arvamuse välja mõelda ja sellega kohe algust teha.

Paberivaba kontori plussid

Vaatame kõigepealt ära eelised, mis on adiosaatjate paberkandjal ütlemisel.

Aegunud faksiaparaadist vabanemine

Vaatamata sellele, et faksiaparaat on muudetud arhailiseks seadmeks, on siiski mõned, kes nõuavad selle külge riputamist oma küünte abil. Need on inimesed, kelle faksiaparaadi number on visiitkaardil nähtaval kohal. Need on inimesed, kes ei suuda leppida sellega, et leiutati midagi, mida nimetatakse e-kirjaks, ja seetõttu on nad uppumas faksiaparaadi mere alla.

Kui keegi selline nõuab, et midagi PEAKS teile faksima, siis on olemas viisid selle majutamiseks, ilma et peaksite tegelema paberiummistuste ja südametunnistusele langenud puudega. Arvukad võrguteenused saavad teile määrata virtuaalse faksinumbri ja teine ​​inimene saab sellele numbrile faksida. Seejärel teisendatakse faks e-kirja manusena ja saadetakse teile üle interneti.

Negatiivne külg on see, et nende saitide tasuta plaanid on uskumatult piiravad. Igasuguse korraliku teenuse saamiseks peaksite maksma kuuplaani.

Mõned neist, mida vaadata Maxemail, MyFax, RingCentral, Faksipõleti, eFaxja FreeFaxtoEmail.

Tangol on rohkem ruumi

Praegu on mul mitu 15-aastast dokumendikasti täis dokumente. Nad istuvad minu kabinetis skaneerimist oodates, et saaksin lõpuks paber originaale tükeldada. Samal ajal, kui mu parim sõber Procrastinate minuga ööbib, komistan ma pidevalt üle kastide, lõin neile puusad vastu ja vannun neile üldiselt pead.

Kui ma lõpuks paberi skaneerimise juurde jõuan, on mul iga kord, kui dokument purustajast läbi läheb, üks suur purustamispidu ja jook (lõpuks olen ma täiesti jalgadeta). Kuid see, millest ma tegelikult unistan, on see, et mul on kontoris tohutult palju ruumi. Saan seda ruumi kasutada tantsimiseks või koera maadlemiseks. Ja tuletage endale meelde, mis värvi mu põrand on.

Kui olete ettevõte, kes kulutab palju raha oma dokumentide salvestusruumile, mõelge vaid sellele, kui palju säästate, skannige need dokumendid ja põletage kogu partii. Töötajate moraal läheb läbi katuse.

Keskkonna säästmine endalt

Kõige ilmsem eelis on muidugi keskkond. Raiutakse liiga palju puid ja tselluloosi- ja paberitööstuse toitmiseks kaob osaliselt Amazonase vihmamets. Kõik, mida saame selle aeglustamiseks teha, on ilmselgelt hea uudis planeedil, kus elame. Prindime liiga palju ja liiga palju paberit raisatakse. Paberivabasse keskkonda kolides saate oma emale Looduse heaks ära teha.

Kui sa PEAB midagi printima Parimad näpunäited ja tööriistad veebilehtede printimiselÜkskõik kui kõvasti proovite paberivabaks minna, peate mõnikord lihtsalt selle veebilehe printima. See võib olla juhiste jaoks, artikkel klassile, jaotusmaterjal töökoosoleku jaoks jne. Kuna ... Loe rohkem , siis on olemas viise kasutatava paberi ja tindi hulga minimeerimiseks. Sellised teenused nagu Prindi mis sulle meeldib, PrintFriendly, Aardvarkja Printliminator aitab teil enne printimist lehel eemaldada tarbetud elemendid, näiteks kuulutused. Kuid võimaluse korral skannige ja saatke meilisõnumeid.

Paber ei kesta igavesti, kuid digitaalsed failid jäävad

See on elu tõsiasi, et paber ei kesta igavesti. Tõenäoliselt ei näe Magna Carta nii värske välja kui see, kui ta esimest korda kirjutati. Anne Franki päevik hakkab pruunistuma ja servadest kõverduma. Paber hakkab lihtsalt lagunema, kui piisavalt aega on möödunud.

Ehk teisisõnu - see on kohutav viis teabe pikaajaliseks salvestamiseks. Kunagi ei või kindel olla, millal see pruunistub, rebeneb, tuhmub, kõverdub või lihtsalt visatakse tass kohvi. Aga digitaalne fail? Tingimusel, et hoiate seda populaarses vormingus nagu PDF või TXT ja tee regulaarselt varukoopiaid 5 peamist varukoopiafakti, mida peaks teadma iga Windowsi kasutajaMe ei tule teile kunagi meelde, et peaksite tegema varukoopiaid ja hoidma teie andmeid turvaliselt. Kui soovite teada, mida, kui sageli ja kuhu peaksite oma failidest varundama, on meil vastuseid otse. Loe rohkem , on see alati olemas, kui vajate. Kahekümne või kolmekümne aasta pärast näeb see ikkagi välja sama, kui te esimest korda tegite.

Töötajad saavad töötada eemalt

Paberi probleem on see, et kontorikeskkonnas, kui soovite, et muudes geograafilistes kohtades asuvatel kolleegidel oleks koopia, peate selle välja saatma tiguposti teel. See võtab aega (veelgi enam, kui postkontor kaotab selle). Aeg tähendab paljudel juhtudel kaotatud raha, võimalusi edasi lükatud ja kasvavat pettumust.

Kui failid digitaliseeritakse, saab need ettevõttes veebis üles panna sisevõrk OcPortali abil saate oma kodu sisevõrgu kiiresti üles seadaKas olete kunagi mõelnud, kuidas võiks olla oma pere jaoks "portaali leht", nagu paljud ettevõtted töötajatele pakuvad? Kas poleks mugav omada keskset veebipõhist hoidlat ... Loe rohkem või wiki 4 parimat isiklikku viki, mis hoiab teid korrasMis siis, kui oleks olemas wiki tarkvara, mis on loodud teid isiklikul tasandil aitama? Saate seda kasutada ükskõik mille jaoks, näiteks oma romaani visandamiseks, koduarendusprojektide jälgimiseks või kavandamiseks ... Loe rohkem . Või saab neid e-postiga saata või pilvesalvestuskausta panna. See võimaldab teise kontori kolleegidel koopia kohe kätte saada, ilma et oleks vaja oodata. Kui dokument on üles laaditud koostöö sait 10+ registreerimisest loobumise koostöövahendeid, mida saate kasutada 10 sekundi jooksulVeebipõhine koostöö aitab teil ja teie meeskonnal säästa nii aega kui ka raha. Kiire koostöö abil saab natuke rohkem kokku hoida. Need tööriistad on valmis minema, kui olete. Registreerida pole vaja. Loe rohkem nagu Google Docs või Dropbox, saavad kõik asukohad kõik hakata reaalajas tagasisidet andma.

Paberivaba kontori miinused

Kuid paberita käimine pole alati paradiis, milleks see välja mõeldakse. Päästetehnika!

Iga skaneerimine. Vallaline. Tükk. Kohta. Paber.

Otse nahkhiire juurest on see kogu ettevõttes kõige tüütum asi. Energia leidmine ja kalduvus istuda ja skannida iga paberitükki. See on tüütu, aeganõudev ja ausalt öeldes tahaksite pigem vaadata kordusi Lahekell telekas.

Kuid on ka mõned asjad, mida saate teha, et tööd natuke lihtsamaks muuta. Esiteks vaadake kõik paberitükid üle ja pange need ühte kolmest vaiast - kindlasti skannida, võib-olla skannidaja hakkima. hakkima kraam… hästi… raisa sellest lahti ja lahti.

Tõenäoliselt saate vabaneda tasutud arvetest, kviitungitest asjade eest, mille garantii on juba aegunud, kasutusjuhenditest (tõenäoliselt on tootja on üles laadinud PDF-versiooni Kas te ei leia oma hammasratta kasutusjuhendit? Otsige nendelt spetsialistide veebisaitideltEttevaatusega kutt skannib kas kasutusjuhendi ja hoiab oma arvutis pehmet koopiat või otsib pehmet koopiat, mis on tootja saidil tavaliselt saadaval PDF-vormingus. Seal on kolmas ... Loe rohkem nende veebisaidile), pangahoiuse klapid (kuid MITTE avaldusi) jne. Vaadake lihtsalt kriitiline silm selle üle ja otsustage “kas ma tõesti pean seda säilitama?“.

Ehk siis Scan on mõeldud asjade jaoks, milles te pole veel kindel, ja te ei soovi otsusega kiirustada. Hoidke neid külili.

Siis leiad, et Kindlasti skannida vaia on ilmselt paremini hallatav. Nüüd looge arvutis kaustu (Maksud, kindlustus, palgalehedjne) ja dokumendi skannimisel viige see kohe vastavasse kausta ja lisage kirjeldav nimi.

On rakendusi, mis väidavad, et kiirendavad teie jaoks protsessi (minu arvates on tulemused erinevad). Evernote on skannitav, mis tuvastab dokumendi servad, kui suunate nutitelefoni kaamera sellele. Fotode skannimisel on ka Photomyne. AlternativeTo'l on mõned head alternatiivid skannitavale kui otsite midagi muud. Eriti meeldib mulle ScanBot Parimad arveldusrakendused arvete skannimiseks, jälgimiseks ja haldamiseksNeed kviitungiskanneri rakendused aitavad teil kõiki arveid skannida, salvestada ja korraldada vastavalt oma isiklikele või ärivajadustele. Loe rohkem .

Meenutades, et varundan kõik üles

Mida rohkem skannite, seda olulisem on, et te seda teeksite varundage see kõik Windowsi varundamise ja taastamise juhendKatastroofid juhtuvad. Kui te pole nõus oma andmeid kaotama, vajate head Windowsi varundusprogrammi. Näitame teile, kuidas varukoopiaid ette valmistada ja taastada. Loe rohkem . Sest kui teie arvuti otsustab enesetapu või enesehävituse, tähendab varukoopiate puudumine absoluutselt failide puudumist. Ja paljudel juhtudel võib see olla lahendamata katastroof (eriti kui olete kaotanud maksudokumendid). Paljud minu kogemusega ettevõtted pakuvad hinna eest dokumentide asenduskoopiaid ja te võite seda teha. Kuid öösel saate magada hõlpsamini, kui teil on varulahendus läheduses või eemalt (või mõlemad).

Vähemalt peaks teil olema kaasaskantav kõvaketas (võtke vähemalt 1 terabaiti ruumi). Kui teil on Windowsi personaalarvuti Ülim Windows 10 andmete varundamise juhendOleme kokku võtnud kõik varundamise, taastamise, taastamise ja parandamise võimalused, mida Windows 10-st leida võisime. Kasutage meie lihtsaid näpunäiteid ja ärge kunagi minge enam kaotatud andmete üle meeleheitesse! Loe rohkem , laadige alla ja kasutage SyncToy, SyncToy: Microsofti lihtne varundamise ja sünkroonimise lahendus [Windows]Kui teie arvutis on faile, peate varundama. Tavaline ja lihtne. Paljud meist tunnevad varundamist ja kasutada on palju meetodeid ja programme. Veel üks aspekt, mis ... Loe rohkem äärmiselt lihtne varundustööriist. Maci kasutajad Ülim kolmekordne varunduslahendus teie Macile [Mac OSX]Kuna olete siin MakeUseOfi arendaja ja keegi, kes kogu oma sissetuleku teenib veebis töötades, on aus öelda, et minu arvuti ja andmed on üsna olulised. Need on suurepäraselt loodud tootlikkuse tagamiseks ... Loe rohkem tõenäoliselt tõmbab Ajamasin Jaotage ja kasutage oma ajamasina kõvaketast ka failide talletamiseksKui teie Maci kõvaketas on väike ja Time Machine'i kõvaketas on suur, tasub seda kasutada nii varundamise kui ka säilitamise jaoks. Loe rohkem . Ükskõik, mida te otsustate kasutada, peate failide varundamiseks iga päev samal kellaajal looma vea automatiseeritud süsteemi.

Ideaalis peaks teil olema ka kaugvarukoopia, juhuks kui teie koht üle ujutatakse või tulekahju süttib. Kuid enne kui saadate oma väärtuslikud failid pilve, krüpteerige need kindlasti spetsiaalsesse kausta 5 tõhusat tööriista oma salafailide krüptimiseksPeame senisest suuremat tähelepanu pöörama krüptimisriistadele ja kõigele, mis on loodud meie privaatsuse kaitsmiseks. Õigete tööriistade abil on meie andmete turvaline hoidmine lihtne. Loe rohkem esimene. WinRAR ja WinZip saavad faile krüpteerida, nagu võimalik Verakrüptja tema vananenud eelkäija, TrueCrypt TrueCrypt on surnud: 4 ketta krüptimise alternatiivi Windowsi jaoksTrueCrypt pole enam, kuid õnneks on ka teisi kasulikke krüptimisprogramme. Ehkki need ei pruugi olla täpsed asendajad, peaksid need vastama teie vajadustele. Loe rohkem . Pilvevõimaluste hulka kuuluvad Dropbox, Google Drive, Box ja SkyDrive.

Andmebaasi otsimine OCR-tüüpi tehnoloogia abil

Kui olete kõik läbi skanninud, saate minna kaustade ja alamkaustade sortimisse kuupäeva- ja kuukategooriasse (ja isegi kui soovite kausta täpsemaks muuta, siis ka päevakaustu). Või ukselt number kaks leiab mingi andmebaasi OCR-tüüpi tehnoloogia 4 tasuta võrgusisese OCR-i tööriista, mis on seatud Ultimate Test'iOCR-tehnoloogia arenguga on skannitud PDF-dokumendist teksti ja piltide teisendamine redigeeritavasse teksti vormingusse lihtsam. Testisime mõnda tasuta veebis OCR-i tööriista, nii et te ei pea seda tegema. Loe rohkem .

OCR tähistab optilist märgituvastust ja see on tehnoloogia, mis loeb lehele trükitud teksti ja on saate selle teksti kas kopeeritavaks tekstiks teisendada või annab see teile antud märksõnade põhjal tulemusi tagasi seda. See on tehnoloogia, mis ajab Evernote Kuidas Evernote'i kasutada: mitteametlik käsiraamatEvernote'i iseseisva kasutamise õppimine võtab kaua aega. Seetõttu koostasime selle juhendi, et näidata teile, kuidas kasutada Evernote'i kõige olulisemaid funktsioone. Loe rohkem , ja see on mis Projekt Gutenberg kasutab Projekt Gutenberg: rohkem kui lihtsalt tasuta raamatudSaidid nagu Project Gutenberg, millel on pakkumise ajal (kirjutamise ajal) üle 45 000 raamatu, tagavad, et ükski raamat ei kaoks kunagi tõeliselt. Ebamääraste kirjandusteoste avastamine on nüüd lihtsam kui kunagi varem. Loe rohkem skannida kõik üldkasutatavad tekstid e-raamatutesse. Tekst mõlemas dokumendis ja pilte 5 parimat OCR-i tööriista piltide teksti eraldamiseksKui teil on paberirullid, kuidas teisendada kogu trükitud tekst millekski, mida digitaalprogramm suudab ära tunda ja indekseerida? Hoidke hea OCR-tarkvara läheduses. Loe rohkem saab selle sõna sisestamisel otsingutulemustes leida, ära tunda ja teie juurde tuua.

Skaneeritud dokumentide otsimiseks peate kindlasti leidma viisi, kuidas saaksite vajaliku kohe üles tõmmata. Nii et kui lähete OCR-marsruuti, peate otsustama. Kas kavatsete maksta Evernote'ile aastamaksu ja usaldada neid oma tundlike dokumentidega? Või soovite selle asemel midagi alla laadida ja hoida seda kõik oma arvutis.

Kas olete paberi asjatundja või digitaalne looja?

Kõigil on alati plusse ja miinuseid, kuid mõned inimesed võivad sallivust taluda rohkem kui teised. Nii taandub kõik sellele, mida olete valmis vastu võtma.

Kas nüüd on kõigi skaneerimine mõttetu ja ajaraiskamine? Või on digitaliseerimine tuleviku tee? Mida ütlete teile, lugejad?

Pildikrediidid: Uppuv ärimees saidi Shutterstock.com kaudu kõik muud atribuudivabad pildid saidilt PixaBay