Ebaefektiivsete kohtumiste väsimus? Saatke need 8 reeglit oma ülemusele

Reklaam

Valdav enamus meist teab, kui suur osa koosolekutest võib mõjutada nii meie aega kui ka tootlikkust. Kuid kui koosolek on hästi korraldatud (ja hästi korraldatud), ei ole see mingil põhjusel iga osavõtja produktiivsust, eesmärgitunnet ja moraali paremaks muuta.

Seal on palju sisu miks me vihkame koosolekuid. Facebooki reitingud kirjutati täieliku pettumuse hetkel kasutamata võimaluste tõttu tänu halvasti korraldatud ja pealtnäha mõttetule kohtumisele, mis venis talle eraldatud ajast kaugele.

Siin on mõned reeglid, mida tuleks järgida paremate kohtumiste jaoks ja veendumaks, et te ei raiska kõigi aega. Usalda mind.

Kas teil on eesmärk ja veenduge, et inimesed sellest teaksid

Kui kutsute lihtsalt kõiki koos värskendust pakkuma või kurtma, on see loeng. Loeng pole kohtumine. Kui peate kõiki värskendama, saatke meilisõnum või postitage kõigile meeskonna tööriista abil, näiteks Lõtv mis muudab grupisuhtluse lihtsamaks Slack muudab grupisuhtluse kiiremaks ja lihtsamaksGrupi e-kirjad võivad tootlikkust tõesti kahjustada. On aeg panna postikliendid puhkama ja kasutama selliseid koostööteenuseid nagu äsja käivitatud Slack.

Loe rohkem . See aitab kõigi aega palju paremini kasutada.

Kui olete olukorras, kus kohtumist on tõepoolest vaja (st kui peate midagi gruppi panema, asju läbi rääkima, ideid ümber lükkama jne), veenduge, et sellel oleks selge eesmärk. Miks te kõik täpselt kokku saate?

Halb eesmärk:„Et kõik saaksid toimuvaga kursis olla“.

Parem eesmärk:“Ideede kogumiseks, ajakava määramiseks ja igale meeskonnaliikmele järgmiste toimingute määramiseks, et saaksime märtsi lõpuks toote X360 edukalt turule tuua”.

Ja palun veenduge, et kõik kohalolijad teaksid enne kohtumist kohtumise eesmärki. Kui inimesed teavad, millised on kohtumise lõpptulemused, osutuvad nad palju paremini valmis, ja loodetavasti on mõned teemad läbi arutatud, selle asemel et mõelda lennata.

Looge selge, struktureeritud tegevuskava

Teie eesmärk on teie sihtkoht. Teie päevakava on teekaart selle kohta, kuidas te sinna jõuate. Ilma selle teekaardita toimuvad koosolekud sageli kontrolli alt väljuvalt, lähevad teemast lahku ja kusagil võetakse vastu nii palju otsuseid, kui lootsite. Kui märkate, et teie kohtumised lähevad teemast lahku, lõpetage see nõme arutelu ja viige see esimesel võimalusel tagasi teele.

Struktureerige oma koosoleku päevakorrad Koosolekute kavade koostamine hõlpsalt koosoleku ootuste abil [iPad]Ehkki keegi meist ei oota koosolekutel osalemist, leidub õnneks mitmeid kasulikke võrgu- ja mobiilirakendusi, näiteks AgreeDo, mis muudavad kohtumiste kavandamise hõlpsamaks. Kõik edukad kohtumised algavad ... Loe rohkem kasutades hoolikalt sellist toodet nagu Koosoleku ootused (iPad) või veebitööriistad, nt MinuKomisjon ja Protokollid.io. Määrake igaks päevakorrapunktiks range tähtaeg, pakkudes samal ajal üksikutele inimestele teavet selle kohta, mida neilt oodatakse. Kui soovite, et keegi panustaks kohtumisel teatud arutelusse, andke sellest teada! Näiteks:

Päevakord

1. Koosoleku eesmärgi kinnitus ja ettevalmistamine (5 minutit)
2. Surmajärgne uuring viimastel nädalatel - millised olid meie KPI-d (Kim annab sellest teada). Mis läks hästi? mida ei olnud? (15 minutit)
3. Ideed, kuidas luua teadlikkust järgmiseks stardiks (kõik - palun mõelge enne kohtumist välja mõned ideed) - (15 minutit)
4. Otsustage 3 nendest ideedest, et enne järgmist kohtumist rohkem välja töötada - (10 minutit)
5. Järgmiste toimingute määramine igale meeskonnaliikmele - (5 minutit)

Veenduge, et kõigil on olemas, mida nad vajavad

Ma kartsin mõelda, kui palju aega raisatakse igal aastal kogu maailmas, kuna inimesed tulevad ettevalmistamata koosolekutele (sealhulgas ei tea kuidas teha korralikke koosoleku märkmeid Pange protokoll tööle: kuidas teha koosoleku ajal tõhusaid märkmeidSee on oskus, mille vähesed inimesed on täiustanud; täiuslik koosoleku minut. Sündmuste protokoll säästab peavalu veelgi. Siit saate teada, kuidas võtta koosolekul tõhusaid minuteid. Loe rohkem ). Jagage oma päevakava kõikidele osalejatele vähemalt paar päeva enne koosolekut, et nad saaksid koguda kõike, mida neilt nõutakse.

Kui teil on vaja mõnda meeskonnaliiget, et midagi kaasa võtta, veenduge, et nad saaksid aru, kui oluline see on on ja see trükitakse (vajadusel) ette, tagamaks, et nad ei takerduks järjekorda printer. Viimane asi, mida vajate, on osalejad, kes vabandavad -Oh, vabandust, mul pole olnud võimalust seda ette valmistada - saan selle järgmiseks nädalaks valmis“. See ei aita kedagi.

Kui peate kohtumist eemalt töötavate inimestega, tutvuge kõigepealt meie üksikasjaliku „Veebikohtumiste juhend Veebikohtumiste juhend: tarkvara ja strateegiaKaasaegseid videokonverentsiteenuseid on lihtne kasutada ja need on saadaval peaaegu kõigile, kellel on arvuti või nutitelefon. Võimalus võrgus inimestega suhelda ja inimestega kohtuda tähendab, et meid ei piira enam geograafiline asukoht. Loe rohkem Pluss veenduge, et kõik teaksid, millist konverentsitööriista soovite kasutada. Enne kohtumist paluge inimestel kontrollida oma mikrofoni, veebikaamerat ja veenduda, et neile on installitud pistikprogrammid, mida võib olla vaja näiteks Google+ Hangouts Näpunäited tõhusate kohtumiste kavandamiseks ja pidamiseks Google HangoutsigaTänapäevase Interneti-tehnoloogia abil võib veebikokkutulekute pidamine olla nii tõhus kui ka kuluefektiivne, eriti kui kavandate neid ette ja kasutate aja säästmise tööriistu. Viimased paar kuud olen osalenud veebikoosolekutel ... Loe rohkem .

Kutsuge ainult vajalikke inimesi

Ärge kutsuge kogu meeskonda üles lihtsalt selleks, et tunda end suure bossina. Kutsuge ainult vajalikke inimesi. See tähendab, et inimesed, kes saavad teid aidata koosoleku eesmärgi saavutamisel. Kõiki teisi saab hiljem värskendada, lugedes koosoleku protokolli või vesteldes kolleegidega sobival ajal.

Pidage üksikasjalikku protokolli

Kasutage sellist toodet nagu Kokkulepitud (tasuta) kuni pidage täpset minutit Kokkulepe: kirjutage ja hallake oma ettevõtte koosoleku protokolle tasuta veebisJuba mitu nädalat olen otsinud hõlpsasti kasutatavat veebisaiti või rakendust, mis võimaldaks mul hoida ja hoida koosolekute protokolle. Traditsiooniline tekstidokumentide käsitlus ei ole enam produktiivne ... Loe rohkem mille juurde saate usaldusväärselt tagasi minna ja tegelikult aru saama. See tööriist võimaldab teil kasutada kiirklahvide abil üksikasjalikke minuteid, jälgida koosolekute tulemusi (näiteks täidetud ülesandeid) ja jagada neid minuteid kiiresti ja hõlpsalt oma meeskonnaga. Kui kasutate iPadi, võiksite ka proovida MinuteTaker (7,99 dollarit) ametialaste koosolekute aruanded MinuteTaker ja koosolekud aitavad teil koostada professionaalseid iPadi minutiaruandeidOma tasuta veebipõhises MakeUseOfi veebikohtumiste juhendis, kus andsin näpunäiteid kohtumiste kavandamiseks ja pidamiseks veebis, viitasin mõne minuti pikkusele ka rakenduste võtmisele. Kuigi väga vähesed meist ... Loe rohkem .

Veenduge, et kui inimesed neid protokolle loeksid, teaksid nad peamisi punkte ja kokkuvõtteid sellest, mida arutati ja mida otsustati, ning lisaks sellele, et saaksite sellele dokumendile kiiresti tagasi pöörduda, et teada saada, mida nad ise peavad tegema järgmine.

Välistamine pole alati parem kui kaasatus

Ma tean, et mainisin (just), et koosolekul peaksid osalema ainult need inimesed, keda tegelikult vaja on, kuid iga kord peaksite ka kaasake kõik mitteametlikuma moosiseansi juurde, kus saate kõigil ideedest hüpata, rääkida sellest, mis võiksid paremaks minna organisatsiooni.

Kasutage seda võimalusena tugevama meeskonna moodustamiseks. Tehke seda söögi või õlle kohal. Laske kontorisse tuua maitsvat toitu ja pange kõik oma päevast tund või kaks välja võtma oma kolleege paremini tundma õppida, tehes samal ajal koostööd, et teha ettevõttes täiendusi terved. Teil on jällegi eesmärk ja päevakord, kuid proovige sedalaadi kokkutulekut muuta mitteametlikumaks, vähem struktureerituks, kuid siiski üldise teemaga, näiteks „Organisatsiooni efektiivsemaks muutmine“ või „Ideed, kuidas saaksime mitmekesistada ”.

Määrake selge „Järgmise toimingu üksused”

Enne koosoleku lõppu veenduge, et kõik ruumis viibijad teaksid täpset toimingut, mida nad järgmiseks peavad võtma, ja selle ajakava. See on trikk, mille tõukas David Allen oma fantastilises raamatus „Asjad valmis‘. Ükskõik millise projektiga keegi töötab, veenduge, et selle projekti edasiliikumiseks on vaja järgmist järgmist toimingut.

Kordusena peab see olema konkreetne tegevus (või toimingute kogum), millel on range tähtaeg, mitte ainult lai idee, mida tuleb teha „ASAP-is”. Näiteks

Halb järgmine toiming:„Tehke kokkuvõte eelmise kuu käivitamisest”.

Parem järgmine tegevus:„Pange kokku arvutustabel (koos mõne kasuliku diagrammiga), kus kuvatakse meie KPI-d kogu käivitusperioodi kohta. Jagage seda käivitusmeeskonnaga ja saatke lühike e-kiri, milles selgitatakse, kuidas teie arvates käivitamine läks. Palun laske see neljapäevaks ära teha ”.

Küsi tagasisidet

Paljud inimesed kardavad oma ülemusi või kolleege kritiseerida, nii et paluge pärast igat kohtumist inimestel jätta anonüümne tagasiside veebivormi kaudu (seal on nimekiri tasuta veebiküsitluse tööriistad Seda ütlevad kõik: 5 tasuta tööriista tõhusate veebiküsitluste jaoksMõnda aega poleks teil palju valikut, millist mõõdistusteenust kasutada, kuid tänapäeval on nende hulgast palju. Milline neist on teie jaoks parim? Loe rohkem siin). Uurige välja, mida inimesed kohtumisest arvasid - kas see oli liiga pikk? Kas see tundus neile kasulik? Kas nende seisukohti kuulati ära? Kuidas saaks kohtumist järgmisel korral paremaks muuta?

Ükskõik, millist tagasisidet saate, veenduge, et te ei ignoreeriks seda. Arendage oma koosolekuid ja veenduge, et need toimivad kõigile asjaosalistele hästi.

Üldiselt saate järgmiste lihtsate reeglite järgimisel veenduda, et kohtumised on hästi ettevalmistatud ja korraldatud lühendada ja suurendada kohtumiste tõhusust, hoides samas kõigi pettumust a miinimum!

Aga sina? Kui teie koosolekuid juhitaks rohkem niimoodi, kas arvate, et need oleksid tõhusamad?

Pildikrediit: Woodleywonderworks, meeskonna koosolek, Flickri kaudu