3 Dokumentide elektroonilise allkirjastamise viisid

Reklaam

Paberimajandus ei pea olema koristustöö, kui sellega saab kiiresti ja tõhusalt hakkama. Dokumentide allkirjastamise puhul tavaliselt nii pole. Pärast PDF-vormingus lepingu saamist meilis saate selle printida ja panna kinnituse oma templi.

Kui sellest ei piisanud, peate nüüd selle dokumendi oma arvutisse tagasi saama. Eelajaloolise faksiaparaadi omamine peaaegu tundub praegu õnnistus. Vastasel juhul tuleb dokument uuesti sisse skaneerida. Võtke oma kallis kõik-ühes printerisse, kasutage dokumendi skannimiseks mobiilirakendust Skaneerige oma telefonis olevaid dokumente CamScanner for AndroidigaSelle käepärase rakenduse abil saate skannida mis tahes dokumenti otse oma telefonist. Loe rohkem , või ehitage oma nutitelefoni dokumendiskanner Kuidas luua oma nutitelefoni dokumendiskanner?Kas olete kunagi proovinud oma nutitelefoni kaameraga dokumendist fotot teha, lootes teisendada see hiljem OCR-i tarkvara abil PDF- või Wordi-dokumendiks? Võib-olla olete proovinud võtta ... Loe rohkem .

See on lootusetult keerukas protsess, kõik ühe dokumendiga ühe sirgjoonelisuse saamiseks. Aeg on dokumentide allkirjastamiseks jõuda digitaalajastusse ja elektrooniliste allkirjadega see on olemas. Allpool on toodud kolm võimalust dokumentide elektrooniliseks allkirjastamiseks arvutis, mobiilis või brauseris. Nende abil kulub paberivaba paberimajanduse ettevalmistamiseks vaid hetki.

Elektroonilised versus digitaalallkirjad

Esiteks, et selgitada. Kuulete sageli termineid elektrooniline allkiri ja digitaalallkiri, mida kasutatakse vaheldumisi. Oluline on teada erinevust.

Elektrooniline allkiri või e-allkiri on lihtsalt märk, mille lisate dokumendile ja mis näitab teie kavatsust dokumendi sisuga nõustuda või seda heaks kiita. Seda elektroonilist allkirja peetakse tavaliselt õiguslikult siduvaks. See on väga sarnane teie „päris” allkirjaga, kuna näeb sageli välja samasugune, kuid seda võib jäljendada ka halva kavatsusega inimene.

Digitaalallkirja panemine dokumendile ei tähenda ainuüksi seda, et te kinnitaksite dokumendi sisu. Digitaalallkiri on pigem elektrooniline tempel (kasutades asümmeetrilist krüptograafiat), mis täidab saatja ja / või allkirja autentimise kahetist eesmärki. Kolmas osapool - nn sertifikaadiasutus - aitab kogu protsessi võimaldada. Digitaalallkirjad on sarnased turvasertifikaatidega, mida näete mõnel veebisaidil, kus kolmanda osapoole serdiasutus garanteerib sertifikaadi omaniku isiku tuvastamise. Seda saab dokumendi turvalisemaks muutmiseks kombineerida elektroonilise allkirjaga. Mõnel väga tundlikul juhul võib dokumendi saatja nõuda, et allkirja andja nõusolek oleks ümberlükkamatu.

Digitaalallkirju pakutakse tavaliselt lisatasu eest kas eraldi sertifikaadiasutuse poolt või e-allkirja teenuste kõrgema hinnaga äriplaanides, nagu allpool mainitud. Enamik teenuseid pakub eranditult e-allkirju isiklikes plaanides koos mõnede täiendavate turvameetmetega, näiteks dokumentide jälgimine (millal ja kus dokument koostati? Millal ja kus see allkirjastati?) Ja e-posti aadressi kinnitamine. Need on teenused, mida täna vaatame.

SignNow oli algselt kaetud Signnow: lihtne ja tasuta elektroonilise allkirja tööriist Loe rohkem kataloogis MakeUseOf. Pärast seda on see märkimisväärselt arenenud. Teenust kasutavad sellised ettevõtted nagu General Motors ja Pepsi. Tegelikult väidab SignNow, et seda kasutab 50% Fortune 500 ettevõtetest.

See väide kõlab üha usutavamalt, kui hakkate SignNowiga ringi mängima. Kõigist testitud e-allkirja tööriistadest pakub SignNow kõige sujuvamat liidest. Võite allkirjastada kumera kirjaga, proovida luua allkirja biomeetrilist templit, joonistades seda digitaalselt, või pildi üles laadida.

Tasuta kasutajad saavad kuus üles laadida ja alla kirjutada kuni viis dokumenti. See ei kõla palju, kuid enamik kodukasutajaid ei kirjuta iga päev lepinguid alla. Samuti saate kasutada iOS ja Android rakendused allkirjastamiseks liikvel olles või võib-olla oma allkirja pliiatsiga joonistamiseks.

Ärikasutajad saavad taotleda ühte teist hinnaplaanid. Need lisavad hulgaliselt muid funktsioone, sealhulgas neid, mis on kasulikud, kui soovite teised oma dokumentidele alla kirjutama. Saate dokumendile lisada välju, mis paneb imelihtne allkirjastama, ja dokumendi oma klientidele postiga saata. Teise võimalusena saate luua malli, mille saab allkirjastava lingina saata mitmele kliendile korraga.

HelloSign on üldjoontes sama lugu, väheste erinevustega. Esiteks on registreerumine imelihtne. Saate oma Google'i konto abil suure osa registreerumise käigust vahele jätta ja kohe sisse sukelduda. Isegi kui teil pole praegu kontot, saate oma dokumendi allkirjastada mõne minutiga.

Rakenduses HelloSign saate oma dokumente brauseri kaudu üles laadida või linkida HelloSigni Google Drive'i, Boxi, Dropboxi, Evernote'i ja SkyDrive'i, et pääseda pilvedes olevatele dokumentidele juurde. Allkirjastage oma dokumendile kursor, üles laaditud pilt või tõmmake oma allkiri brauserisse ja saatke see kohe adressaatidele teele.

HelloSign näitab kindlaid sarnasusi SignNow'ga. Liides ei ole nii tõrgeteta (siiski suurepärane), kuid see korvab selle paremas mõttes. Sellisena saate allkirjastada piiramatu dokumente tasuta kontoga ja saatke iga kuu kuni kolm allkirjataotlust. Tasuta rakendused Gmail, iOS ja Android on teenuse täiendamiseks saadaval.

Oma PDF-i lugeja

Enamikul inimestel on tahtmatult juba vajalikud tööriistad, et teie dokumentidele elektrooniline allkiri panna. Microsoft Office pakub elektroonilisi allkirju nende e-posti ja kontorikomplektides. Professionaalsetel rakendustel, nagu Acrobat XI Pro, on ilmselgelt allkirjastamise funktsioonid, kuid isegi tasuta Adobe XI lugeja lubage meil dokumendile alla kirjutada, sidudes sellega rakendusse Acrobat's EchoSign teenus.

Eelvaade, mis on Mac OS X-i vaikimisi kasutatav PDF-i ja piltide vaataja, pakub vahvat allkirjastamisfunktsiooni, kus hoiate oma veebikaamera juures sulepea või terava joonistusega allkirja. Seejärel teisendatakse allkiri vektorgraafikasse ja annotatsiooni tööriistaribale lisatakse elektroonilise allkirja võimalus.

Kuidas hoolitsed oma paberimajanduse eest? Kas kasutate arvutit või mobiiltelefoni dokumentide elektrooniliseks allkirjastamiseks või prindite ikkagi kõik välja? Pange tähele ja jagage oma töövoogu artikli all olevas kommentaaride jaotises!