5 sammu paberi säästmiseks ja digitaalseks muutmiseks

Reklaam

Paber ja alternatiivmaterjalid nagu pärgament olid kunagi väga haruldased ja hinnalised materjalid. Tänapäeval kasutame paberit peaaegu kõikjal või pigem - kus iganes seda ei saa asendada plastist.

Mõlema materjali tootmine on keskkonnale koormav, ehkki tavaliselt puidust valmistatud paber on biolagunev ja seetõttu on seda palju kergem ringlusse võtta.

Digitaalseks muutmine ei säästa mitte ainult paberit ja aitab keskkonda, vaid aitab säästa ka palju ruumi: teie laud või isegi teie külmik näevad välja palju puhtamad. Dokumentide otsimine saab olema palju kiirem. Ja lõppude lõpuks elame digitaalajastu! Alustage järgmiselt:

1. Skaneerimine

Kõik algab olemasolevate paberdokumentide skannimisest. Kui teil pole skannerit, saate oma digikaamerat kasutada, fotot teha ja kasutada Snapter perspektiivi ja moonutuste parandamiseks. Damien vaatas tööriista üksikasjalikult üle paar kuud tagasi: Snapter - skannige oma dokumente ilma skannerita Snapter - skannige oma dokumente ilma skannerita Loe rohkem

2. Toimik

Veenduge, et olete välja mõelnud hea süsteemi, mis võimaldab teil vajaminevat dokumenti hõlpsalt leida. Küsige endalt alati: „Kust ja kuidas ma seda otsin?“

Tõenäoliselt on lihtsaim viis dokumentide esitamiseks nende PDF-failidena nimetamine, kuupäeva ja lühikirjelduse esitamine ning sisu otsimine märksõnade järgi.

Kuna piltide otsimine teksti jaoks pole veel standard, peab piltide failinimi olema väga kirjeldav. Teise võimalusena võite kasutada tööriista nimega JOCR, mis ekstraheerib skannitud dokumentidest teksti ja paneb need tekstifaili. Võite anda tekstifailile täpselt sama nime kui pilt, faili samasse kausta ja nii saate vastava dokumendi hõlpsalt üles leida. Varun arvustas JOCRi: Kuidas piltidest teksti ekstraheerida Kujutistest teksti eraldamine (OCR)Parim viis tekstist pildi eraldamiseks on optilise märgituvastuse (OCR) kasutamine. Näitame teile selle töö jaoks seitset tasuta OCR-tööriista. Loe rohkem

Kui see tundub liiga palju vaeva, saate skannitud dokumendid ja PDF-failid ka failide abil ära failida GMail. Lihtsalt saatke failid endale ja saatke e-kirjale sobivad ja asjakohased märksõnad. Pidage meeles vaid turvariski, millega võite oma failidele kokku puutuda, nii et proovige tundlikke dokumente mitte üles laadida.

3. Kasutage tööriistu

Me kasutame juhuslike märkmete jaoks palju paberit, mis kleepub meie töölauale igaveseks või kuni me sellele kohvi pihustame. Paberi säästmiseks ja töölaua pisut korrastatumaks muutmiseks proovige saada tööriistade kasutamise rutiin.

Meeldetuletusi, kiireid märkmeid, ülesandeloendeid, aadresse saab digitaalselt korraldada ja salvestada. Sõltuvalt sellest, milliseid tööriistu te kasutate, võib olla eelis nende juurde pääsemiseks kus iganes.

Kiirete märkmete jaoks peaksite kasutama Kleepsud, mis on põhimõtteliselt post-it märkmete digitaalne alternatiiv.

Google'i kalender loob suurepärase veebi- ja lauakalendri. See võib teile ka ülesandeid meelde tuletada. Kui integreerite Google'i kalendri Thunderbirdisse, saate isegi ülesandeloendeid luua otse töölaualt. Minu artiklis Kuidas: integreerida Google'i kalender Thunderbird'i Google'i kalendri integreerimine ThunderbirdsiKasutate rakendusi Thunderbird ja Google'i kalendrit ning huvitab, kuidas neid kahte ühendada? Näitame teile, kuidas Google'i kalender täielikult Thunderbirdiga integreerida. Loe rohkem , näete, kuidas seda tehakse.

Üks parimatest vahenditest organiseeritud olemiseks ja paber märkmetest ning meeldetuletustest vabanemiseks on Pidage meeles piima. Ühilduvusena paljude teiste rakendustega võib sellest saada ka keskne ülesannete ja teabe jälgimise keskus. David kattis 8 lihtsat viisi ülesannete haldamiseks, pidades silmas piima 8 lihtsat viisi ülesannete haldamiseks, pidades silmas piima Loe rohkem , mis annab natuke rohkem teavet selle kohta, mida see tööriist teie jaoks teha saab.

Lisaks artiklis Hallake oma elu tasuta veebipõhiste ajahaldusriistade abil Hallake oma elu tasuta veebipõhiste ajahaldusriistade abil Loe rohkem , Vaatasin läbi mitmed muud kasulikud tööriistad, millest mõnda on ülalpool mainitud.

4. Varundamine, varundamine, varundamine

Täielikult paberivabaks saamiseks peate originaalsed paberdokumendid mingil hetkel minema viskama või ladustama. Muidugi on dokumente, millest peate kinni hoidma. Kuid enamiku jaoks on digitaalsed koopiad piisavalt head.

Õnnetusi siiski juhtub. Teie kõvaketas võib viga saada, võttes sellega kaasa oma dokumentide digitaalsed koopiad. Seega on oluline luua regulaarselt varukoopiaid.

Konfidentsiaalsed failid ei tohiks kunagi kõvaketast lahkuda ja te peaksite neid regulaarselt välistesse draividesse varundama.

Mis saab teie GMaili kontole salvestatud dokumentidest? Kuigi GMail võib olla üsna turvaline koht, peaksite oma GMaili konto ka varundama, lihtsalt selleks, et olla 100% kindel, et kõigega arvestatakse.

Nagu Karl oma artiklis kirjeldas, on võimalus GMaili varundamiseks kasutada GMaili varundamist Gmaili konto varundamine oma arvutisse Kuidas Gmaili kontot oma kõvakettale varundadaVõite kaotada juurdepääsu oma väärtuslikele Gmaili andmetele. Kuna saadaval on nii palju võimalusi, on mõistlik oma Gmaili regulaarselt varundada. See lühike juhend näitab teile, kuidas. Loe rohkem .

Lõpuks, kui teil on kõigist olulistest dokumentidest elektrooniline koopia, isegi kui te ei saa originaali ära visata, on iseenesest varukoopia. Kujutage vaid ette kõik oma hinnalised paberdokumendid, mis on kadunud üleujutuse või tulekahju korral - ja teil on endiselt kõvakettal duplikaat.

5. Korda

Muutke ülaltoodud toimingud harjumuseks. See on ülioluline. Jätkake paberdokumentide skannimiseks meeldetuletuste seadmist. Muutke skannimise rutiiniks kõik, mis sisse tuleb, ja töötage vanade asjade kallal, kui teil on aega. Ja korrake.

Mis takistab teil täielikult teisenemast vana kooli paberikasutajalt uue ajastu digitaalmeistriks? Andke meile kommentaarides digitaalselt teada.