Reklaam
Ükskõik, kas kasutate Gmaili, Outlooki, Google'i postkasti, Yahoo Maili või mõnda muud, e-post on e-post ja varem või hiljem on teie postkast üle ujutatud. Aga üks lihtne sorteerimissüsteem tagab, et te ei tunne seda kunagi käest ära ja olete alati teie teadete peal.
Kas olete kunagi proovinud ülesandeloendi nippe oma e-postkasti rakendada? Ma tegin. Enamasti nad ei tööta. Me ei saa aru e-posti aadresside ja ülesandeloendite erinevuse osas sellest, et tööülesanded nõuavad ainult teie midagi, samas kui e-kirjad on mõeldud inimestega suhtlemiseks.
Kuid ühe populaarse produktiivsussüsteemi muutmine on vastus e-kirjade pideva lõtvuse taltsutamiseks. USA presidendi Dwight Eisenhoweri ülesannete sortimise maatriks on imeliselt tõhus ka e-kirjade sortimisel, kui te seda õigesti näpistate.
E-kirjade muudetud Eisenhower-maatriks
Eisenhower maatriks on see, kuidas ta jagas oma ülesandeloendi neljaks kvadrandiks, mis aitas tal välja mõelda, millise ülesande ta järgmisena tegema peaks. Põhimaatriks näeb välja selline ja me hoiame seda puutumatuna:
Klassifitseerite iga meili ühte neist neljast kvadrandist. Kvadrandid hakkavad dikteerima, mida te selle e-kirjaga teete ja millal selle järgi tegutsete. Unustage "postkasti null", keskendume lihtsalt asjade valmistamisele.
Kõige parem on maatriks ühendada Outlooki või kaustadega kasutage Gmaili silte postkasti taltsutamiseks Uuesti avastage Gmaili sildid ja saate lõpuks oma postkasti taltsutadaE-posti üleküllusega tegelemiseks on palju nippe, kuid nina all on üks õigus, mida te võib-olla ei kasuta: vanad head Gmaili sildid. Loe rohkem . Nii et igal kvadrandil on oma silt / kausta nimi ja võib-olla ka oma värv.
Ükskõik, mida teete, ärge muutke nende kvadrantide nime. Nii et teie kaustadel või siltidel on ainult need neli kategooriat:
- Tähtis ja kiireloomuline
- Oluline (ei ole kiireloomuline)
- Kiireloomuline (pole oluline)
- Pole oluline ega pakiline
Mis on kiireloomuline?
Lihtne on tuvastada, mis on oluline - see on subjektiivne üleskutse, mille võime hõlpsalt vastu võtta, sõltuvalt meie prioriteetidest. Kuid "kiireloomuline" loob pildi ajapõhisest arvutusest ja see viskab inimesed minema.
Lõdvestu, ära paanitse. „Kiireloomuline” tähendab siin kõike, mida soovite, et see tähendaks. Kui teil on hõivatud päev, ilma et teil oleks aega ükski hetk, siis võtab „Kiireloomuline” uue tähenduse. Kui teil on mõni päev koosolekutega täidetud, võtab “Kiireloomuline” teise tähenduse. Las see on paindlik; tegelikult on oluline, et see oleks paindlik.
Mitmetele tootlikkuse ekspertidele meeldib tegelikult seada ajapiirang Eisenhoweri maatriksi kiireloomulisele veerule, kuid see pole lihtsalt elujõuline, kui arvestada sellega, et elu ja töö ajalised vajadused muutuvad pidevalt.
„Kiireloomuliste” määratlemiseks pole võlukomplekti ega ajapiirangut. Saate seda teada, kui näete seda. See pole raske sõna mõista, nii et ärge mõelge seda üle.
Lihtsalt öelge, teil pole „kvadrandireegleid”
Teil on kiusatus siduda toiming oma kvadrandiga. Näiteks, Tutumi Bryan Lee kasutab süsteemi ja on iga kvadrandi jaoks seadnud konkreetse toimingu, näiteks „Oluline, kuid mitte kiireloomuline“ ja „Delegeeri see“ „Kiireloomulised, kuid mitte olulised“ korral „Otsustage, millal seda teha“ ja „Delegeeri see“.
Sellele vastu. Sellel on kaks probleemi.
Esiteks muudavad need “toimimisreeglid” e-kirja sildistamise kallutatuks. Kui teate, et peate kohe e-kirjaga tegutsema, kuid teil pole aega seda teha, leiate, et teie aju peksab teid valesti klassifitseerima.
Teiseks, kvadrandil pole alati sama toiming. Ülesande delegeerimine ei ole alati valik. “Pole kiire ega oluline” ei tähenda, et peate selle kustutama, ehkki peate seda e-kirja hiljem siiski vajama.
Selle asemel usaldage Eisenhoweri maatriksit ja uskuge enda võimetesse asju korda saata. Liiga keeruline, liiga spetsiifiline tootlikkuse süsteem on selline, millega lõppkokkuvõttes tasub minna kolme streigi tootlikkuse reegel 3-strike-süsteem: kuidas oma ülesandeloendit tähtsuse järjekorda seadaKas te ei saa oma ülesannete nimekirja läbi? Probleem ei pruugi olla teie tootlikkuses, vaid võivad olla lihtsalt teie prioriteedid. Õppime, kuidas ülesandeloendit tähtsuse järjekorda seada ja asjad korda saada. Loe rohkem . Nende kvadrantide nimed annavad teile tegelikult hea ettekujutuse e-kirja sisu kohta ja saate vastavalt sellele teha ka õige otsuse.
Üks kuldne reegel: ilma märgistamiseta ei tohi edasi liikuda
Idee on sortige oma e-kirju halastamatult Kas te ei saa igal hommikul e-posti saata? Proovi selle asemel seda rituaaliOma päeva alustades lükatakse e-posti viis regulaarselt maha - isegi kui enamik meist seda teeb. Kas e-posti kontrollimine pärast ärkamist on tõesti nii halb? Loe rohkem , ja hõlmab enesedistsipliini - te ei saa liikuda järgmisele meilisõnumile, kui olete sildistamata seda, mida loete.
See on kriitiline. Iga kord, kui avate e-kirja, peate selle tingimata sorteerima. Ärge lubage end järgmisel meilil kontrollida, kui te pole seda kvadrandisse klassifitseerinud.
Nagu oleme varem arutanud, pole sorteerimine või halvasti sorteerimine nii põhjus, miks teie tootlikkuse rakendus ei tööta 5 põhjust, miks teie ülesanderakendus muudab teid vähem produktiivseksKas loobute ülesandeloenditest? Teie probleem pole teie ambitsioonid ega kasutatav ülesannete kavandamise rakendus. Probleem on selles, kuidas te üldiselt oma ülesandeloendit kasutate. Loe rohkem . Peate sorteerimisastme õigeks saama ja siis langeb kõik muu oma kohale.
Kuidas rünnata oma e-kirju
Selles on selle ilu: kui postkast on sorteeritud, ei vaja te tegelikult palju nõuandeid selle kohta, millal ja kuidas peaksite oma e-posti aadressi saatma. Kiireloomuliste ja oluliste asjade jaoks saate selle lahendada siis, kui teil on natuke vaba aega.
Kõige muu jaoks nagu ütles ActiveInboxi Andy Mitchell MakeUseOfile Kuidas toimida postkastide ülekoormuse ja meilide ülesandeloenditegaE-post ei ole ainult suhtlus, vaid ka dikteerib ülesandeloendi. Räägime parimatest näpunäidetest postkasti sidumiseks meie tootlikkusega Andy Mitchelliga - ActiveInboxi asutajaga. Loe rohkem ,
Valige päeva jooksul vähese energiatarbega punkte (nagu unine pool tundi pärast lõunat) ja langetage postkasti, et seda suumida.
Kui see on juba tähtsuse järjekorda seatud, on asju hõlpsalt tehtud, ilma et peaksite kohustuslikku eset kaotama.
Toimige iga päeva lõpus kõigi oma sorteeritud e-kirjade korral, isegi nutitelefoni rakendusest. Usu mind, kui see on juba tähtsuse järjekorda seatud, saad selle poole paremini kui muidu.
Kas see on lihtne või raske?
Isiklikult leian, et meilide sortimise meetod Eisenhower Matrix on kõige lihtsam, mida olen kasutanud. See on muutnud minu postkasti minu jaoks palju paremini hallatavaks ja ma pole sellest midagi märkamata jätnud.
Kas arvate, et seda süsteemi on lihtne rakendada või on teil seda raske? Räägi meile, miks!
Pildikrediidid: Hei Paul Studios / Flickr
Mihir Patkar kirjutab tehnoloogiast ja tootlikkusest, kui ta ei viitsi kordusjookseid jälgida.