Vabandamise kunst: kuidas e-kirjaga kahetseda (ja tähendada seda)

Reklaam

Kõik kruvivad vahel. Proovige nagu võiksime, keegi pole täiuslik. Kui teete vea, mis teeb kellelegi haiget, on asjakohane pakkuda vabandust.

Ehkki peate sageli isiklikult vabandust paluma, võite mõnikord eelistada või peate ütlema, et vabandate meili teel. Vaatame, kuidas ametialaselt vabandust paluda, et aidata teil selles olukorras parimat kasutada.

Õige vabanduse kolm koostisosa

Ehkki universaalset mustrit pole, koosneb vabanduste üldtunnustatud standard kolmest osast:

1. Teadvustamine et tegid midagi valesti.
2. Kahetsuse tunne oma tegude ja olemise eest empaatiline mõista, kuidas nad teisele inimesele haiget teevad.
3. Restitutsioon, kus teete olukorra õigeks.

Vaatame kõiki neid kolme elementi, kui käsitleme meilisõnumis vabandust.

Vabandamise avamine

Enne tegeliku vabanduse vormistamist peate pöörduma selle inimese poole, kellele kirjutate. See varieerub sõltuvalt teie suhtest inimesega suuresti.

Oletame, et olete teinud professionaalses olukorras vea ja peate seetõttu saatma ülemusele vabandusmeili. Näitena ütleme, et te ei suutnud õigeaegselt kriitilist ülesannet täita, mis lükkas projekti edasi kõigile teistele.

Sel juhul oleks sobiv tervitus “Kallis [nimi]”. Kui palusite sõbra ees vabandust, oleks sobivam midagi sellist nagu “Tere [nimi]” või “Tere [nimi]”.

Ärge unustage ka e-kirja teemarea. Pärast seda, kui olete kellelegi ülekohut teinud, ei pruugi ta olla õnnelik, kui näeb teie saabunud meilisõnumit. Lahutades teemareale näiteks „Palun nõustuge minu vabandustega” või „Mul on siiralt kahju” on hea viis algusest peale selgeks teha, milleks teie sõnum on mõeldud. Ärge proovige seda teha saate e-posti akronüümidega nutikalt hakkama 15 e-posti akronüümid, mida peaksite kasutama meeldejäävate teemajoonte jaoksFYI, ma olen OOO kuni EOD-ni. BTW, PRB täna õhtul koos jah / ei. Kui teil pole aimugi, mida mõni neist meiliakronüümidest tähendab, siis vaatame need üle ja kuidas neid kasutada. Loe rohkem .

Oma vea tunnistamine

Nüüd, kui avamine on tehtud, on aeg vabanduse esmatähtsaks osaks. Siin peate selgelt tuvastama juhtunud probleemi. Ole oma tehtu ees; ärge proovige kellegi süüd halvaks panna ega juhtunut vabandusi teha.

Siin on näide sellest mida mitte teha:

Kuigi ma tean, et jäin olulisest tähtajast mööda, pole see tegelikult minu süü. Ma töötasin Pauliga selle projekti kallal ja ta raiskas liiga palju aega, küsides mulle hunniku seosetuid küsimusi. Ka minu arvuti külmutas kogu nädala ja IT ei saanud seda veel vaadata. Nii et see pole veel kõik minu pärast.

Isegi kui eespool öeldu vastab tõele, ei tähenda see vabandust. Selles osas tuleb oma vastutuses viga ära tunda.

Midagi sellist on palju parem:

Ma mõistan, et jäin otsustavast tähtajast mööda. See projekt oli meie osakonna jaoks tõesti oluline ja te usaldasite mind selle õigeks ajaks lõpule viia. Ma tean, et selle ülesande õigeaegse täitmata jätmine on projekti valmimist edasi lükanud. See kajastab meie meeskonda halvasti ja mul on sellest kahju.

Siin olete selgelt välja pannud, mida tegite valesti, proovimata alavääristada ega kõrvale kalduda.

Meeldetuletuse väljendamine selle eest, mida te tegite

Nüüd, kui olete oma vea selgelt paika pannud, peate juhtunu pärast kaastunnet ilmutama. Pidage meeles, et see, mida tegite, tekitas teisele inimesele valu, pettumust ja muid negatiivseid emotsioone.

Tehke selgeks, et tunnete olukorra suhtes kahetsust. Proovige panna end nende kingadesse ja mõista, kuidas teie tegevused neid tundsid. Ära paku siin oma käitumise kohta selgitusi. Vabandamise mõte on parandada purunenud suhet, mitte tõestada, et teil oli kogu aeg õigus.

Siin on näide selle vabanduse osa kujundamise kohta:

Tahan siiralt vabandada, et ma ei täitnud oma kohustusi ja täitsin õigeaegselt ülesande, mille te mulle usaldasite. Selle tõrke jaoks pole vabandusi. Mulle ei meeldi teada, et ma lasin oma meeskonna maha ja tunnen kohutavat, et see tekitas kliendiga kohtudes piinlikkust.

Empaatia väljendamine annab teie vabandusele autentsuse. See aitab teil hetkeks oma perspektiivi unustada ja vaadata, millega keegi teine ​​tegeleb.

Õigeks tegemine

Sõnad on olulised, kuid tegevused kannavad palju suuremat kaalu. Näitamaks, et mõtled seda, mida ütlesid, on oluline teha muudatusi. Meetmete võtmine muudab olukorra paremaks (kui võimalik) või näitab, et annate endast parima, et mitte sama viga enam teha.

Jätkates tähtaja puudumise näidet, võiks see olla vabanduse tagastamise osa:

Tulevikus, et vältida tähtaegade puudumist, räägin teiega aegsasti, kui olen mures, et ma ei saa midagi õigeks ajaks valmis. Olen teadlikum sellest, kui palju aega kriitilised projektid mulle kulutavad, ja olen nõus lisama kontorist väljaspool tunde, et olla kindel, et nad saavad tehtud. Seda ei juhtu enam.

Mõnes olukorras ei pruugi te teada, mida oma käitumise korvamiseks pakkuda. Kui see on nii, võite lihtsalt küsida „Mida ma saan selle õigustamiseks ära teha?“

Kõige olulisem on näidata, kuidas kavatsete tulevikus teisiti käituda, et sama probleem ei korduks.

Vabandamise lõpetamine

Nüüd peate lihtsalt teate kokku pakkima. See on üsna lihtne, kuid veenduge, et hoiate tooni sobivana. Peaksite tänama saajat vabandussõnumi lugemise eest ja soovima talle head.

Samuti võib olla hea mõte kutsuda neid arutlema, mida te ütlesite. See näitab, et olete siiras ja avatud lisadialoogile.

Professionaalse vabandusmeili sulgemiseks on üks viis:

Täname, et lugesite seda. Kui soovite midagi arutada, võtke minuga ühendust, et saaksime selle läbi töötada.

Lugupidamisega
[Sinu nimi]

Kui te ei soovi sõna „siiralt” kasutada, toimivad ka muud ametlikud sulgemised, näiteks „Parimate soovidega”.

Kas e-post on õige meedium?

Vaatasime meilis, kuidas ametialaselt vabandust paluda. Enne oma kirjutama asumist tuleks aga kaaluda, kas e-kiri on vabanduseks õige meedium.

E-posti aadressil on vabanduste saamiseks kindlasti eeliseid. Kuna ajalised piirangud puuduvad, saate oma mõtted selgel ja otsesel viisil koostada. Kui kiire vabandus on korras, võimaldab meilimine lühikese aja jooksul nendega ühendust võtta. Ja erinevalt isiklikest vabandustest ei pea te olema spontaanne ja reageerima sellele, mida teine ​​ütleb.

Kuid see pole kõik hea. E-post ei ole nii isiklik kui isikliku (või telefonikõne) vabandus. Sõltuvalt teie ettevõtte seadistustest võib meilisõnumi saatmine olla sama argpüks, kui isiklikult ilmumine on teostatav. Ärge peitke ekraani taha.

Vabandame tehtud eksimuste pärast

Õige vabanduse palumine on väärtuslik eluoskus. Kõik ei tea, kuidas seda teha, nii et on lihtne jätta teine ​​inimene end veelgi pettunumaks. Kasutage seda põhijuhendit selle kohta, kuidas e-kirjaga kahetseda ja olete teel parandatud suhtesse.

Pidage meeles, et vabanduse lõppeesmärk on purustatud usalduse taastamine. Olete teinud midagi valesti ja kolm ülaltoodud sammu kirjeldavad, kuidas te ise sellega hakkama saate ja kuidas seda parandada. Ärge tehke seda teie kohta.

Järgmisena võiksite rohkem teada saada kuidas kirjutada professionaalseid e-kirju 5 viisi professionaalsete e-kirjade kirjutamiseks, mis säästavad aega ja vaevaSee on oskus osata kirjutada professionaalseid e-kirju, mis säästavad aega ja saavad vastuseid. Las need meilimallid aitavad sind välja. Loe rohkem .