Kuidas ühised kirjutamisvahendid muudavad teie elu lihtsamaks

Reklaam

Kui peaksite kunagi kirjutatud teoseid koos tootma, saate teada, kui paljudel tasemetel see keeruline võib olla. Kirjutamispartneri (te) ootamine või dokumendi vastuoluliste versioonide parandamine peaks teie muret tundma vähemalt. Lõppude lõpuks muudab Internet koostööst kirjutamise imelihtne.

Pärast 100-leheküljelise lõputöö kirjutamist Google Drive'i abil kolmeliikmelises meeskonnas teadsin, et see vastab tõele. Kuid hiljuti ei õnnestunud mul Google Drive'i suruda alla viieleheküljelise dokumendi vormistamiseks viieliikmelise meeskonnaga. Lõpetasime Wordi dokumentide edasi-tagasi saatmise, mis mind peaaegu hulluks ajas. Aidake oma meeskonnal vältida järgmisi probleeme, minnes a reaalajas koos töötav kirjutusvahend Tekstitöötlus Google Docsis? 5 olulist näpunäidet, mida meeles pidadaSuurema osa oma elust oli Microsoft Word tekstitöötluse tööriist, mida kasutada tõsise töö tegemiseks. Muidugi, oli ka selliseid alternatiive nagu Corel WordPerfect ja hiljem OpenOffice, ... Loe rohkem algusest.

Üksteise peal ootamine

Mis juhtub, kui te ei kasuta tööriista, mis toetab reaalajas ühist kirjutamist?

Lõpuks ootate üksteist. Ainult üks inimene saab dokumenti kirjutada või redigeerida, enne kui järgmine inimene saab jätkata. Tähtaega taga ajades maksab see teile väärtuslikku aega.

Tõhusa koostöö tagamiseks vajavad meeskonna liikmed piiramatut juurdepääsu dokumendile, millega töötate. See võimaldab kõigil vabal ajal kirjutada või redigeerida. Leiate, et miski pole võimsam kui veeta aega reaalajas ühe dokumendi peal kirjutamiseks, eriti kui te pole samas toas.

Halva suhtlemisega ja eemalt töötamisega maksid üksteise ootamine minu meeskonnale nädalaid. Õnneks ei pidanud me kõva tähtaega järgima. Kuid see pole halvim probleem, mida võite kaugemas meeskonnas töötades oodata.

Üksteise versioonide vormindamise segadus

Võimalik, et mitte kõik te ei kasuta sama opsüsteemi, sama tekstiprotsessorit ega sama tarkvara versiooni. See võib asju segamini ajada ja tundide kaupa oma tööd raisata.

Vormindamisprobleeme saate vältida, kui pakute kõigile täpselt sama tööriista. Lihtsaim viis selleks on, et kõik töötaksid täpselt ühes ja samas dokumendis ühel OS-i neutraalsel platvormil, näiteks veebiprotsessoris.

Meie meeskonnas olin selles küsimuses süüdi, kuna ma ei kasuta Microsoft Office'i. Miks ma peaksin Wordi eest maksma, kui mul on seda tavaliselt vaja ainult dokumentide avamiseks ja kui palju suurepäraseid on tasuta Office'i alternatiivid 7 parimat tasuta Microsoft Office'i alternatiiviMicrosoft Office on kontorikomplektide kuningas, kuid see ei tähenda, et see oleks teie jaoks õige. Siin on veel mõned kontorikomplektid, mis teile võiksid paremini meeldida! Loe rohkem ? Kahjuks läksin alternatiiviga - LibreOffice - mis ei toimi Wordiga hästi.

Vastuoluliste dokumentide loomine ja jälgitud muudatuste kaotamine

Kui inimesed ei saa üksteise peale oodata, kuna tähtaeg läheneb, saate lõpuks dokumendi erinevad versioonid. Lõpuks peab keegi istuma ja liitma erinevad versioonid ühte dokumenti. See pole mitte ainult ajaraiskamine, vaid ka vigade allikas.

Lisaks sünkroonides vastuolulised versioonid üheks dokumendiks, kaotate vähemalt osa neist jälgitavad muudatused Kuidas teha koostööd Microsoft Wordi muudatuste jälgimisega Loe rohkem ja kommentaarid. See võib katkestada kollektiivse mõtterongi ja põhjustada arusaamatusi. Kuidas saate seda vältida?

Minu kogemuse kohaselt ei juhtu ükski neist juhtudest, kui kasutate ühistööna kirjutatavat tööriista. Meie meeskonnas muutusid inimesed kannatamatuks ning tagasiside ja redigeerimise viimane voor toimus samal ajal. See tähendas, et üks inimene pidi kõik dokumendid ühendama, mis viis peaaegu piinliku veani.

Ühise kirjutamise eelised lisaks probleemide vältimisele

Koostöös kasutatavad kirjutusvahendid võivad olla ohutumad kui failide ülekandmine Interneti kaudu.

Turvaprobleemide tõttu (NSA jt) on paljud asutused piiranud selliste tööriistade kasutamist nagu Dropbox. Kuigi Dropbox pole esiteks ideaalne, väldib see ühte eriti halba tava: dokumentide e-posti teel edasi-tagasi saatmist.

Üldiselt e-post pole eriti turvaline 7 olulist e-posti turvalisuse näpunäidet, mida peaksite teadmaInternetiturvalisus on teema, mida me kõik teame olevat olulised, kuid sageli asub see meie mõtetes tagasi, lastes end uskuma, et "minuga seda ei juhtu". Selles ... Loe rohkem dokumentide jagamiseks. Lisaks sellele, et e-posti on lihtne pealt kuulata, võite ka unustada kellegi kaasamise või kogemata vale adressaadi valimise. Sisestage ühised kirjutamisplatvormid, mis suudavad kõik need probleemid lahendada.

Kui te ei soovi minna suurettevõtete teenustega, nt Google Drive või SkyDrive (varsti saab OneDrive), valige paljude seast alternatiivsed veebiprotsessorid 5 suurepärast alternatiivi Google Docs-ile, mida peaksite kaalumaGoogle Docsil on oma puudused. Võib-olla soovite privaatsusprobleemide tõttu Google'it vältida. Või vajate erinevaid funktsioone. Leidsime viis suurepärast alternatiivi ja üks neist töötab teie jaoks. Loe rohkem . Kas olete turvalisuse suhtes tõsine? Kasutage sellist tööriista nagu EtherPad omaenda hostitud, privaatse ja pilvepõhise koostööpõhise kirjutamisplatvormi seadistamiseks.

Lõpuks, nagu varem mainitud, on see tõeline kiirustamine dokumendi kallal, jälgides samal ajal teiste loomingulisi sisendeid. See on siis, kui sisenete tõelise koosloomise maastikule ja seal sünnib meeskonnavaim.

Kuidas teete koostööd dokumentide koostamisel ja millised nipid või tööriistad on teid mõistlikuna aidanud?

Pildikrediidid: Mees ootab Shutterstocki kaudu