Reklaam

Ülesannete loendi rakendused on tänapäeval kõik raevukad. Teadus on seda tõestanud nimekirjad tõepoolest soodustavad tootlikkust, ja saate tootlikkust veelgi suurendada, kasutades selliseid nippe nagu ülesandeloendi avalikustamine. Mõned inimesed isegi kasutavad oma e-posti postkastid ülesandeloenditena.

Aga mis siis, kui olete seda kõike proovinud ja ükski neist ei toimi?

Õnne teile, alternatiivsed tootlikkuse meetodid 5 uut tootlikkuse tehnikat, mida te ilmselt kuulnud poleKui otsite endiselt parimat viisi oma tootlikkuse suurendamiseks, proovige ühte neist parematest Pomodoro ja GTD alternatiividest. Ärge unustage otsimist lõpetada, kui olete leidnud piisavalt hea lahenduse. Loe rohkem olemas olema. Ja kui leiate, et tavalised ülesandeloendid on liiga tülikad või liiga koormavad, siis soovitame proovida vana, kuid tõhusat tehnikat, mida nimetatakse Eisenhower maatriks.

Mis on Eisenhoweri maatriks?

Eisenhower maatriks on kastide 2 × 2 ruudustik. Ülemine rida on ülesannete jaoks, mis on olulised, alumine rida ülesannete jaoks, mis pole olulised. Samal ajal, vasak veerg on kiireloomuliste ülesannete jaoks ja parem rida ülesannete jaoks, mis pole kiireloomulised. Siit see välja näeb nagu:

Kuidas ülesandeid tähtsuse järjekorda seada Eisenhower maatriksi tootmissüsteemiga eisenhower maatriks basic

Enamiku inimeste jaoks on mõisted Oluline ja Kiireloomuline sünonüümid, nii et võtame natuke aega nende vahelise erinevuse määratlemiseks:

  • Tähtis - ülesanded, mis aitavad kaasa teie pikaajaliste eesmärkide ja väärtuste saavutamisele, olgu need siis isiklikud, ametialased jne. Tähtsus on kõige tähtsam asjakohasus. Üks viis, kuidas otsustada, kas ülesanne on oluline, on küsida endalt: „Kas ma võin ikkagi oma eesmärgid saavutada ja jääda oma väärtustele truuks, kui ma selle ülesande vahele jätan?“
  • Kiireloomuline - ülesanded, mis tuleb päeva lõpuks lahendada. Kui teie ajakaval on rohkem mänguruumi, võite eelistada nädala lõpuks. Mõlemal juhul on kiireloomulisus seotud aeg. Üks võimalus otsustada, kas ülesanne on kiireloomuline, on küsida endalt: „Millal on selle ülesande tähtaeg?“

Enne kui saate otsustada, kas ülesanne on oluline või mitte, peate teadma oma eesmärke ja väärtusi. Paljude jaoks on karjääriredelil pikaajaline eesmärk, seetõttu on olulised sellega otseselt seotud ülesanded. Või kui hindate perekonda kõige rohkem, siis võib õigeks ajaks koju jõudmine olla oluline.

Kuid kuidas saab ülesanne olla kiireloomuline, kuid mitte oluline? Pidage meeles, et kiireloomulisus on ainult lõpuks ometi. Mõelge tähtajale. Oletame, et täna on rahvusvaheline kohvipäev ja teie kohalik kohvik annab tasuta kohvi. Kui te ei kasuta seda tänapäeval ära, siis võimalus kaob - kuid tasuta kohv ei oma teie pikaajaliste eesmärkide ega väärtuste jaoks tähtsust. See on kiireloomuline, kuid mitte oluline.

Neid määratlusi kasutades on lihtsam kirjeldada, mis tüüpi ülesanded kuuluvad ühte neljast kastist. Me võime maatriksit isegi selliselt välja mõelda:

Kuidas ülesandeid tähtsuse järjekorda seada Eisenhower maatriksi tootmissüsteemi abil eisenhower maatriks on valmis

Miks kasutada Eisenhower maatriksit?

Eisenhower maatriks on lihtsalt viis tähtsustage oma ülesandeid.

Ülesandeloendite jälgimine on suurepärane mida peate seda tegema, kuid seda pole alati lihtne kindlaks teha mis ülesannetel on kõrgem prioriteet. Ma ei ole isiklikult kunagi funktsiooni „Prioriteet“ üheski ülesandeloendi rakenduses kasutanud, sest lõpuks märgistan kõik alati kui „kõrge prioriteediga“ - ja kui kõik on kõrge prioriteediga, pole miski.

Lisaks, kuidas otsustada, millist ülesannet täita, kui vaatate ülesandeloendit ja näete 30 kokku pandud ülesannet? “Alustage kõige lihtsamast,” ütlevad mõned. "Ei, alustage kõige raskemast," ütlevad teised. Kuid mis on lihtne ja mis raske? See pole kunagi mustvalge. Sageli olen raisanud 10, 15 või isegi 30 minutit lihtsalt selleks, et oma ülesannet valida!

Kuidas ülesandeid tähtsuse järjekorda seada, kui Eisenhower maatriksi tootmissüsteemiga on segane teha loendit
Nii palju ülesandeid. Kust ma isegi alustan?

Seetõttu särab Eisenhower maatriks. Erinevalt ühest ülesandeloendist on maatriks ise prioriteediks seatud. See ütleb sulle mis järgmine ülesanne. See vähendab kognitiivset koormust, sest ainult kastid Nüüd ja hiljem on oluline. Ja kui olete kunagi aega otsinud, aitab see teil näha, milliseid ülesandeid saate vahele jätta.

Lisaks on maatriksil veel kaks väiksemat eelist. Esiteks sunnib see sind iga ülesande suhtes tähelepanelikum olema. Selle asemel, et kõik ühte suuresse räpasesse ülesandeposti visata, otsustate aktiivselt, kas ülesanded on teie ette väärt aega, hoides tegelikku ülesandeloendit tihedalt. Teiseks tuletab see teile pidevalt meelde teie eesmärke ja väärtusi.

Ainus probleem on see, et Eisenhower maatriks võib alguses natuke keeruline olla. Eelkõige kipuvad uued kasutajad komistama kastide Delegaat ja Trivial abil. Seal on õppimiskõver, nii et vaatame läbi praktilise näite maatriksi seadistamise, ülesannete korraldamise ja ühe päevaga toimetuleku kohta.

Kuidas kasutada Eisenhower maatriksit

Ehkki Eisenhower maatriks on põhimõtteliselt nelja kasti ruut, saate sellele läheneda praktiliselt nelja eraldi ülesandeloendina: nüüd loend, delegaatide loend, hilisem loend ja triviaalne loend. Kaks kiireloomulist nimekirja jäävad enne kiireloomulisi loendeid.

Ma leian, et Trello on selle jaoks vinge. Pange iga oma eluvaldkonna jaoks ette juhatus (nt isiklik, tööalane, kirik, hobi) ja pange need neli loendit üles kõigis tahvlites. Või kui teil pole palju tegevusi, võite kasutada kõigi ülesannete jaoks ühte tahvlit. See on sinu teha. Kas teile ei meeldi Trello? Mõelge need alternatiivsed Kanbani tööriistad Hüvasti, Trello! 5 alternatiivset tasuta Kanbani tahvli tööriistaTrello on uskumatu rakendus projektijuhtimiseks ja teie ülesannete korraldamiseks. Kuid on ka teisi kanbanirakendusi, mis võiksid teie ülesannete jaoks ideaalsed olla. Räägime parimatest Trello alternatiividest. Loe rohkem .

Kui teie loendid on valmis, võite alustada ülesannete lisamist:

Ülesannete tähtsusjärjekorda seadmine Eisenhower maatriksi tootmissüsteemiga trello eisenhower maatriksi käivitamine

Oletame, et olete traditsiooniline kontoritöötaja, kes soovib kasutada Eisenhower maatriksit, et tööl produktiivsemaks saada. See stsenaarium juhib ülejäänud näite, kuid muul viisil peaks neid mõisteid olema lihtne rakendada.

Mis on täna teie taldrikul? Esimene asi, mis meelde tuleb: e-post. Loome ülesande jaoks jõudes postkasti nullini, mis on kiireloomuline (e-posti tuleks iga päev tühjendada) ja oluline (räägime siin tööga seotud meilidest):

Ülesannete tähtsusjärjekorda seadmine Eisenhower maatriksi tootmissüsteemiga trello eisenhower maatriksi e-post

Täna juhtub kontoris olema Perekonnapäev ja te ihaldate oma töödega tasuta eelroogi. See võib olla kiireloomuline, kuid see pole oluline:

Kuidas ülesandeid tähtsuse järjekorda seada Eisenhower maatriksi tootmissüsteemiga?

Teie ülemus tuletab teile meelde, et teie meeskonna viimase projekti dokumenteerimisaruanne tuleb esitada kell 16.00, mis on nii kiire kui ka oluline:

Ülesannete tähtsuse järjekorda seadmine Eisenhower maatriksi tootmissüsteemi abil trello eisenhower maatriksi dokumentatsioon

Samuti tuletab ta teile meelde, et teie meeskonna eelarve taotlus järgmise projekti jaoks tuleb kätte reedel päeva lõpuks. See on oluline, kuid mitte kiireloomuline:

Ülesannete tähtsusjärjekorda seadmine Eisenhower maatriksi tootmissüsteemiga trello eisenhower maatriksi eelarve

Kontori juhataja tuleb teie juurde ja ütleb, et paberi- ja tinditarvikud on otsa saanud. Peate tellimuse esitama nii kiiresti kui võimalik - kuid sellel pole palju pistmist teie karjääri eesmärkide või väärtustega:

Kuidas ülesandeid tähtsuse järjekorda seada Eisenhower maatriksi tootmissüsteemiga?

On suve alguses (selle stsenaariumi korral) ja kontor muutub niiske aastaajaga liiga räpaseks. Hea õhukuivatiga tõusevad kiiresti kõigi tootlikkus, rääkimata kõigist muud niiskuse vähendamise eelised Koduse temperatuuri ja õhuniiskuse jälgimise 4 kasu terviseleKas teadsite, et nutikate kodutoodete kasutamisel on kasu tervisele? Täpselt nii. Üks või kaks nutikat ostu võiksid teie elukvaliteeti kodus märkimisväärselt parandada. Loe rohkem .

Selle märkimiseks teete märkuse, kuid see pole kiire ega oluline:

Kuidas ülesandeid tähtsuse järjekorda seada Eisenhower maatriksi tootmissüsteemiga?

Edasi ja edasi see läheb. Koosolekud kerkivad kokku, tuleb teha planeerimine, meenutada asju, mida teha tahad jne. Lõpuks täitub teie maatriks (st loendid) ja kõige parem on see, et see on vähem hirmutav kui üks peamiste ülesannete loend:

Ülesannete tähtsuse järjekorda seadmine Eisenhower maatriksi tootmissüsteemi abil trello eisenhower maatriksi näide

Kui olete mõne muu ülesande jaoks vaba, alustage lihtsalt vasakult ja liikuge paremale. Enne kui pakute kiireloomulisi loendeid, peaksite tegelema kõigega nimekirjades Nüüd ja Delegaadid.

Kui sa saab delegeerida, käsitlege kõigepealt delegaatide nimekirja ja laadige maha nii palju ülesandeid kui võimalik. Seejärel minge läbi loendi Nüüd. Kui olete nüüd loendist läbi saanud, kaaluge oma päeva õnnestumist. Nüüd saate nimega Hilisem edumaa või lõpetage päev varakult.

Kui sa ei saa delegaat, alustage loendist Nüüd. Kui saate nüüd nimekirjast läbi ja teil on rohkem aega, on teil valida: kohelda delegaatide nimekirja nüüd loendina, hankida edumaa hilisemas loendis või lõpetada päev varakult. Praktikas soovite tõenäoliselt vaheldumisi delegeerida ülesandeid ja hiljem.

Päeva lõpus minge läbi delegaatide nimekirja ja visake kõik ülesanded, mille tähtajad on möödunud. Hoidke need, mida saate endiselt teha. Salvestage need homseks.

Järgmise päeva alguses lugege hilisemat nimekirja ja otsustage, millised ülesanded on nüüd kiireloomulised. Viige need loendisse Nüüd. Tehke sama Trivial-loendi puhul, välja arvatud nihutage need ülesanded Delegaatide loendisse. Lisage kõik uued ülesanded, mis kogu päeva jooksul kerkivad. Loputage ja korrake.

Kui ülesandeloendid ei tööta teie jaoks

Pange tähele, et saate Eisenhower maatriksit vastavalt soovile muuta. Näiteks võite selle asemel, et seda kogu päeva juhendamiseks kasutada sortige oma e-kiri oma maatriksiga Siin on kõige otsustavam e-posti sortimislahendus, mida te kunagi vajateÜks lihtne sortimislahendus tagab, et olete alati oma e-kirjadega kursis. Postkasti haldamiseks ja e-posti stressi vähendamiseks vajate vaid nelja silti või kausta. Loe rohkem . Kogu kiireloomulisuse / olulisuse kontseptsioon võib osutuda kasulikuks kõikvõimalikel juhtudel, välja arvatud töö ja e-posti aadress.

Paljud inimesed on leidnud Eisenhower maatriksi abil suurt edu. Kuid kui olete selle punkti jõudnud ja arvate, et sellest pole abi, on see korras. Otsige jätkuvalt teile sobivat meetodit. Kui kõik on öeldud ja tehtud, ainus tootlikkuse tehnika, mis on oluline Parim tootlikkuse tööriist on see, mida tegelikult kasutateMaailmas, kus jahutatakse tootlikkust, lubab iga uus ja läikiv tootlikkuse rakendus midagi uut. Kuid kas kaotame midagi, kui muudame oma produktiivsuse rakendusi liiga sageli? Loe rohkem on see, mida te tegelikult kasutate.

Kas leiate, et Eisenhoweri maatriks on kasulik? Kui ei, siis millist tootlikkuse tehnikat kasutate organiseerumiseks ja edasiliikumiseks? Jagage meiega allolevates kommentaarides!

Pildikrediit: Amy Bull saidi Shutterstock.com kaudu

Joel Lee'l on B.S. arvutiteaduses ja üle kuue aasta kestnud erialase kirjutamise kogemus. Ta on MakeUseOfi peatoimetaja.