Kas olete väsinud korduvate toimingute tegemisest Microsoft Wordis? Programmi alla maetud on võimas automatiseerimisvahend, mis võib need tööd teie käest võtta. Räägime makrodest ja kuigi funktsioon tugineb Microsofti rakendusele Visual Basic for Applications (VBA), saate seda kasutada isegi siis, kui kodeerimise idee annab teile heebie-jeebies.
Nupul klõpsamisega salvestab Word teie toimingud, luues makro, mida saate taasesitada nii tihti kui soovite. Kui olete seiklushimuline, saate makrot hõlpsasti täiendava automatiseerimise jaoks muuta.
Siin näitame teile ühte lihtsat, kuid kasulikku näidet: kuidas Wordi funktsiooni Leia ja asenda automatiseerida.
Makro salvestamine
Selles näites olete antiiksete hambaraviseadmete säilitamise seltsi hinnatud president. Teil on kümneid Wordi dokumente ajalooliste hambaproteeside ja muu sarnase kohta, mida kõiki on ühiskonna nimi selgelt maininud. Siis äkki hääletab juhatus nime muutmise eest Hambaravimite säilitusliigaks. Nüüd vajate lihtsat viisi dokumentide värskendamiseks.
Võite alustada uue tühja dokumendiga või avada olemasoleva. Kui te pole seda veel teinud, peate lubama vahekaardi Arendaja.
Minema Fail> Valikud> Lindi kohandamine. Paremal, all Peakaardid, kontrolli Arendaja valik. Valige OK ja väljuge.
Nüüd loome oma makro.
- Klõpsake nuppu Arendaja> Makro salvestamine.
- Teil palutakse makro nimetada. Sisestage „ChangeSocietyName” või mõni muu teile sobiv nimi. Makrode nimetamisel vältige tühikuid, punkte, hüüumärke ja erimärke, muidu saate veateate. Võite kasutada numbreid, kuid esimene märk peab olema täht.
- Makro saate määrata nupu ja / või klaviatuuri otseteele, kuid see pole nõue. Kui valite Nupp, laseb Word teil selle lisada kiire juurdepääsu tööriistaribale. Samuti saate lisada makro lühikese kirjelduse.
- Klõpsake nuppu Okeija Word salvestab nüüd teie tegevused. Tulemus Ctrl + H üles tuua Leidke ja asendage dialoogiboks.
- Sisestage jaotises Leidke „Antiiksete hambaraviseadmete säilitamise selts“ ja asendage „Asenda hambaraviks antiiksete säilitusliiga“.
- Klõpsake nuppu Asenda kõik toimingu leidmine ja asendamine käivitamiseks. See on ainus toiming, mille soovite salvestada. Pole tähtis, kas makro asendab tegelikult mingit teksti. Asi on salvestada see teiste dokumentide jaoks.
- See on oluline: Klõpsake Arendaja> Lõpeta salvestamine. Vastasel juhul hõlmab makro kõiki järgnevaid toiminguid.
Vaatame nüüd teie kätetööd. Avage dokument, mis sisaldab seltsi nime. Klõpsake nuppu Arendaja> Makrod. Kui topeltklõpsate nupul ChangeSocietyName, teeb Word automaatselt toimingu Leidmine ja asendamine.
Nõuanne: Makro salvestamisel peate võib-olla tegema toimingu, mida te ei soovi salvestada. Näiteks võiksite teksti kopeerida ja kleepida dialoogi Leia ja asenda, mitte käsitsi kirjutada. Pole probleemi: klõpsake lihtsalt Arendaja> Salvestamise peatamine, kopeerige ja kleepige tekst, seejärel klõpsake nuppu Arendaja> Jätka salvestajat. Seejärel saate makrosalvestuse lõpule viia, nagu eespool kirjeldatud.
Kuigi keskendusime siin Microsoft Wordile, saate ka seda teha kasutage Exceli tootlikkuse suurendamiseks makrosid. Ja neid on palju ajasäästlikud makrosüsteemid Microsoft OneNote'i jaoks.
Kas teadsite, et saate makrosid kasutades Microsoft Excelis korduvaid ülesandeid automatiseerida? Näitame teile, kuidas makro salvestamine Excelis 2016, et palju aega kokku hoida.
Koodeksisse sukeldumine
Nüüd uurime põhjalikumalt oma uut Wordi makrot. Minema Arendaja> Makrod, kuid makro peal topeltklõpsamise asemel valige see ja klõpsake nuppu Muuda. See avab Visual Basicu redaktori, iseseisva keskkonna VBA-rakenduste loomiseks.
See võib tunduda hirmuäratav, kuid võite menüüsid ja enamikku paneele ignoreerida. Keskenduge selle asemel aknale, mis sisaldab koodi. Nagu näete, on Word just kirjutanud makro, mis täidab otsimise ja asendamise funktsiooni.
Sub ChangeSocietyName ()
'
'ChangeSocietyName makro
Nimetage antiiksete hambaraviseadmete säilitamise selts ümber
'
Valik. Leidke. ClearFormatting
Valik. Leidke. Asendamine. ClearFormatting
Valikuga. Leidke
.Text = "Antiikhambaraviseadmete säilitamise selts"
.Vahetus. Tekst = "Dental Antiques Preservation League"
. Edasi = tõsi
.Wrap = wdFindContinue
.Vorm = Vale
.MatchCase = Vale
.MatchWholeWord = Vale
.MatchWildcards = Vale
.MatchSoundsLike = Vale
.MatchAllWordForms = Vale
Lõpeta
Valik. Leidke. Käivita asendamine: = wdReplaceAll
Lõpeta alam
Selgitame, mis siin toimub.
Esimese rea "alam" on lühike "alamprogramm" - väike programm, mis võib töötada iseseisvalt või suurema VBA-rakenduse osana. Rida, millele eelneb jutumärk, on kommentaarid. Jutumärgid käskivad VBA-l eirata nende ridade väiteid.
Siis jõuame koodi lihani: kood, mis täidab Leidke ja asendage operatsiooni. Nagu näete, määrab see dialoogis Leia ja asenda iga valiku väärtused, sealhulgas teksti ja asendusteksti jutumärkides. The Valik. Leidke. Täitke käsk lõpu lähedal on samaväärne nupuga „Asenda kõik” klõpsamisega.
Makro muutmine
Makrode kasutamiseks ei pea te koodiga jamama ega isegi seda vaatama. Kuid sellest funktsioonist saate rohkem kasu, kui olete valmis sukelduma. Oletame näiteks, et teete makro salvestamisel kirjavea. Selle uuesti salvestamise asemel võite minna Visual Basicusse ja selle parandada.
Samuti saate makro näpistada, et see oleks kasulikum, ja seda me siin teeme. Kui käivitate otsimise ja asendamise, kas käsitsi või makro kaudu, mäletab Word teksti leidmist ja asendamist. Järgmine kord, kui avate dialoogi Leia ja asenda, näeb see välja selline.
Parem oleks väärtused tühjendada, et saaksime puhta dialoogiboksi. Teeme seda teise makroga, välja arvatud seekord, aga otse Visual Basicus.
- Redaktoris Visual Basic valige kogu alamprogramm esimesest reast kuni End Sub-ni. Tulemus Ctrl + C selle kopeerimiseks.
- Pange kursor End Sub alla ja vajutage Ctrl + V. Olete lihtsalt alamprogrammi dubleerinud.
- Muutke nimi ChangeSocietyName asemel ClearFindReplace (või mõni muu nimi, mis teile sobib). See on oluline, sest VBA loob tõrketeate, kui proovite makrode käivitamist duplikaatnimedega.
- Aastal .Tekst ja Asendamine. Tekst väärtused, eemaldage tekst, kuid jätke jutumärgid. Põhimõtteliselt ütlete, et Word ei leia midagi ja asendab selle millegagi, kuid puhastate ka need väärtused.
Tulemus peaks välja nägema selline:
Sub ClearFindReplace ()
'
'ClearFindReplace Macro
'Kustuta tekst dialoogist Leia ja asenda
'
Valik. Leidke. ClearFormatting
Valik. Leidke. Asendamine. ClearFormatting
Valikuga. Leidke
.Tekst = ""
.Vahetus. Tekst = ""
. Edasi = tõsi
.Wrap = wdFindContinue
.Vorm = Vale
.MatchCase = Vale
.MatchWholeWord = Vale
.MatchWildcards = Vale
.MatchSoundsLike = Vale
.MatchAllWordForms = Vale
Lõpeta
Valik. Leidke. Käivita asendamine: = wdReplaceAll
Lõpeta alam
Nüüd läheme tagasi makro ChangeSocietyName juurde. Sisestage koodi leidmise ja asendamise all, kuid enne lõpu Alam sisestage ClearFindReplace (lõpus sulgudeta).
See on õige: te ei pea sisestama kogu äsja loodud koodi, vaid ainult makro nime.
Sub ChangeSocietyName ()
'
'ChangeSocietyName makro
Nimetage antiiksete hambaraviseadmete säilitamise selts ümber
'
Valik. Leidke. ClearFormatting
Valik. Leidke. Asendamine. ClearFormatting
Valikuga. Leidke
.Text = "Antiikhambaraviseadmete säilitamise selts"
.Vahetus. Tekst = "Dental Antiques Preservation League"
. Edasi = tõsi
.Wrap = wdFindContinue
.Vorm = Vale
.MatchCase = Vale
.MatchWholeWord = Vale
.MatchWildcards = Vale
.MatchSoundsLike = Vale
.MatchAllWordForms = Vale
Lõpeta
Valik. Leidke. Käivita asendamine: = wdReplaceAll
ClearFindReplace
Lõpeta alam
Kui Word käivitab ChangeSocietyName, käivitab ta kõigepealt algse funktsiooni Leia ja asenda. Seejärel tõlgendab ta ClearFindReplace'i teise makro käivitamiseks käsklusena.
VBA-ga edasi minna
Nagu näete, aitab Wordi makrosalvestusfunktsioon säästa aega lugematul hulgal. Peaaegu kõigi toimingute automatiseerimiseks saate luua makrosid ja Visual Basicu redaktoris saate seda muuta makrod, manustada üks makro teise sisse või luua alamprogramm, mis käivitab mitu makrot üksteise järel muud.
Kuna VBA on täieõiguslik programmeerimiskeel, saate lisada alamprogrammid suurematesse muutujate, tsüklite, tingimuslausete ja muu rakendustesse. Ja kui olete Wordis õppinud VBA põhitõed, saate paljusid samu teadmisi rakendada makrode loomiseks Microsoft Excelis ja Accessis.
Selle edasiarendamiseks peate lisateavet VBA-konventsioonide ja Visual Basicu redaktori kohta, näiteks koodi korraldamise ja vigadega toimetuleku kohta. Kuid isegi kui soovite järgida lihtsaid funktsioone, nagu siin kirjeldatud, võite oma tootlikkuse parandamiseks palju ära teha.
Kui kasutate Exceli regulaarselt, tasub õppida, kuidas luua VBA makrosid ja pääseda juurde veel paljudele funktsioonidele ja võimalustele.
- Tootlikkus
- Microsoft Word
- Microsoft Office 365
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office'i näpunäited
- Microsoft Office 2019
- Makrod
Stephen Beale on kauaaegne tehnoloogiakirjanik, kes asub San Francisco piirkonnas. Ta on kirjutanud arvukalt raamatuid kirjastuse ja graafilise disaini arvutirakendustest ning on Macworldi endine uudiste ja arvustuste toimetaja. Praegu juhib ta Steampunk Explorerit, mis on populaarne aurupungi harrastajate veebisait.
Telli meie uudiskiri
Liituge meie uudiskirjaga, kus leiate tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e-raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!
Veel üks samm !!!
Palun kinnitage oma e-posti aadress meilis, mille me just saatsime.
