Kuidas planeerida koosolekuid ja ülesandeid Calendly abil

Koosolekute ajastamine võib olla tülikas protsess. Sobiva kohtumisaja leidmiseks peate võib-olla kulutama liiga palju aega ja energiat edasi-tagasi suhtlemiseks.

Õnneks asendab intuitiivne digitaalne tööriist selle ebaefektiivse planeerimisprotsessi lihtsa, tundliku meetodiga. Seda tööriista nimetatakse Kalendriliselt.

Selles artiklis tutvustame teid Calendly kaudu, kuidas see töötab ja kuidas seda maksimaalselt ära kasutada.

Kuidas Calendly töötab?

Kui olete tuttav koosoleku planeerimisega Microsoft Outlookis, töötab Calendly umbes samamoodi. Lisaks Outlookile töötab Calendly ka Google'i kalendri ja Apple iCloudi kalendriga.

Isikliku ja töökalendri sünkroonimisel saate luua sündmuste tüüpe. Näiteks võib teil olla tüüp „15-minutiline koosolek” ja „30-minutiline koosolek”.

Sealt saate saata broneerimislingi klientidele, töökaaslastele või sõpradele. Need inimesed saavad valida ühe teie loodud sündmustüübi ja seejärel valida teiega kellaaja. Ärge muretsege - neil pole juurdepääsu teie kalendris olevatele sündmustele.

See on kiire ülevaade Calendly toimimisest. Nüüd läheme üksikasjadesse.

Kuidas lisada kalendreid kalendrisse

Enne sündmustüüpide seadistamist veenduge, et teie kalendrid oleksid sünkroonis.

Kui olete oma profiili loonud, klõpsake nuppu Konto oma profiilipildi kõrval Calendly veebisaidi paremas ülanurgas. Valige rippmenüüst Kalendri ühendused.

Klõpsake lehel Kalendriühendused lihtsalt nuppu + Lisa kalendrikonto ja siis Ühenda lisatava kalendritüübi kõrval. Kahjuks võimaldab tasuta pakett sünkroonida ainult ühe kalendri.

Kontrollige kindlasti ka konfiguratsiooni jaotist. Siin saate määrata, milliseid kalendreid Calendly kontrollib, et vältida sündmuste konflikte. Samuti all Konfiguratsioon, saate valida, millistes kalendrites uued sündmused ilmuvad.

Kuidas sündmuste tüüpe Calendly'is luua

See võimaldab teil nüüd luua uut tüüpi üritusi, mida inimesed saavad broneerida. Alustamiseks valige üks + Uus sündmuse tüüp või + Loo>Sündmuse tüüp oma Calendly avalehel.

Näete kahte koosolekutüübi valikut: Üks ühele ja Grupp. Kuna enamik kasutab Calendlyt tõenäoliselt üks-ühele koosolekute jaoks, siis sellega me siin ka läheme. Valige Loo kõrval Üks ühele.

Järgmisena peate esitama järgmised üksikasjad: nimi, kirjeldus, värv ja konkreetne sündmuse URL.

Koosoleku asukoha valimisel saate valida suumi või Google Meet lingi, telefonikõne või taotleda sündmust konkreetsesse kohta.

Saate lisada nii palju asukohavalikuid kui vaja. Kui valite telefonikõne, saate valida, kas teie või osaleja algatavad kõne. Pärast nende toimingute tegemist klõpsake nuppu Järgmine.

Sellel lehel saate ajastada ootuste täitmise, näiteks kui kaugele võivad osalejad koha broneerida, selle kestus koosolek, kellaajad olete saadaval ja mis puhveraega on vaja enne või pärast koosolekut edasi-tagasi sõitmiseks või pakkimiseks asjad üles.

Kui peate määrama, kui palju seda konkreetset sündmustüüpi päevas saab broneerida, saate seda teha jaotises Lisareeglid teie kättesaadavuse jaotise jaoks.

Lõpuks pärast uuesti valiku Järgmine valimist veenduge, et teie sündmus oleks seatud väärtusele Pealja olete valmis tegutsema.

Saate muuta rohkem sündmuse seadeid, näiteks küsimust, millele kutsuja peab koosoleku broneerimisel vastama, kuidas teda teavitatakse, mis ilmub broneeringu kinnituslehel või maksete eripära (ainult Calendly Pro funktsioon) enne teie lehele naasmist koduleht.

Seotud: Võimalused muuta Google'i kalender oma Windowsi töölauakalendriks

Calendly linki saate jagada kahe meetodi abil. Esimene võimalus on jagada oma Calendly URL-i, mis kuvatakse avalehel teie profiilipildi ja nime all, kus osalejad saavad teiega broneerida mis tahes tüüpi sündmusi.

Kui nad teie lingil klõpsavad, suunab see osalejad sarnasele lehele nagu ülalpool. Inimesed saavad valida, millist tüüpi üritust nad soovivad, ja oma vaba aja.

Teine võimalus on jagada osalejaga linki ainult ühte tüüpi sündmustele. Selleks kopeerige link või valige käsk Jaga konkreetse sündmuse tüübi kohta oma Calendly avalehel.

Sõltumata valitud valikust saate oma Calendly lingi kopeerida ja kleepida e-kirja, tekstisõnumisse või veebisaidile ( Jaga valik) ja jagage seda inimestega, et nad saaksid teiega aja kokku leppida.

Kuidas kalendrit sündmust broneerida

Ülal on see, kuidas konkreetne sündmuse tüübi leht teie osalejatele välja näeb. Hallid päevad on kas möödunud kuupäevast või siis, kui te pole saadaval.

Inimene näeb teie kättesaadavust, valides sinise esiletõstetud päeva ja valides kellaaja. Kui nad on kellaaja kinnitanud, palub Calendly inimesel sisestada oma andmed (nimi, e-posti aadress, asukoht jne).

Pärast seda saab osaleja meilisõnumi koos kalendrikutsega ja sündmus ilmub nii tema kui ka teie kalendrisse.

Seotud: Tööriistad Microsoft Outlooki sünkroonimiseks Google'i kalendriga

Calendly abil on lihtne koosolekuid tõhusamalt ajastada. Vaja on ainult põhiprotsessi õppimist.

Calendly on tasuta kasutamiseks, kuid on ka alternatiivseid tellimisvõimalusi, mis võimaldavad mitut sündmustüüpi, mitme kalendriga ühenduse loomist, külaliste maksete haldamist ja muud. Saate vaadata Calendy hinnakujundus siin.

Kas peaksite kasutama kalendriliselt?

Ehk siis mõtlete, kas kasutada Calendly't. Noh, kui teil on pidevalt probleeme kinkide planeerimisega, siis kindlasti. Kui olete sündmustüübid paika pannud, võib Calendly säästa lugematuid tunde tüütut edasi-tagasi ajastamist.

Kui te aga ei planeeri koosolekuid sageli, võib Calendly teie tootlikkust takistada. Pealegi ei ole Calendly sündmustüüpide seadistamine teie aja parim kasutamine, kui kohtumisi harva kavandate.

Sellegipoolest on Calendly vaid üks digitaalse sõiduplaani koostamise tööriistadest turul. Kui Calendly ei vasta teie vajadustele, võite kaaluda muid võimalusi.

6 parimat koosoleku ajastamise tööriista ja rakendust

Planeerimisrakendus muudab koosolekute korraldamise lihtsamaks. Siin on parimad koosolekute ajakava, mille abil saate kohtumise otsustamiseks kasutada.

Loe edasi

Autori kohta