Kuidas luua professionaalse välimusega Exceli arvutustabeleid

Microsoft Excel on suurepärane üldotstarbeline arvutustabeliprogramm. Arvestades seda, kui lihtne seda kasutada on, ilmnevad keerukamate arvutustabelite loomisel kindlasti vead.

Mõned levinumad vead hõlmavad keerukaid seoseid, varjatud teavet, arusaamatuid arvutusi või lihtsalt vigu. Pidevalt heade Microsofti Exceli failide loomiseks ja hooldamiseks peate alati silmas pidama paari asja.

Kuidas valmistada head arvutustabelit?

Esimene asi, mida peate tegema, on enne arvutustabeli arendamise alustamist valida organisatsiooniline standard. Kui töötate professionaalses keskkonnas, seab see organisatsiooniline standard etapi kõigile kasutajatele, kes teie arvutustabelit kasutavad / töötavad.

Jagatud standard parandab teie suhtlust meeskonnaga ja säästab arendusaega.

Sellest hoolimata on ülitähtis luua oma arvutustabel tulevikku silmas pidades. Peate olema valmis, sest kindlasti kohtate juhtumeid, millest te arvutustabeli seadistamise alustamisel teadlikud polnud.

Pidades silmas tulevasi muudatusi, saate oma töölehte vastupidavamaks muuta. See omakorda tähendab, et raiskate vähem aega asenduslehe loomiseks.

Seotud: Kuidas töötada Microsoft Exceli töölehe vahelehtedega

Kasutage ära mitu töölehte

Võite olla üllatunud, kui teate, kui paljud spetsialistid selle vea teevad! Microsoft Excel pakub mitut töölehte ja on oluline, et õpiksite neid kasutama. Alustuseks peaksite sisestama erinevat tüüpi töölehtedele erinevat tüüpi andmeid.

Näiteks võite põhiteabe saamiseks kasutada paari esimest töölehte; arvutamiseks võib kasutada järgmisi töölehti, tulemuste ja graafikute jaoks kasutatakse sageli viimast lehte.

Loomulikult varieerub see ka sõltuvalt sellest, millist tüüpi tööd teete ja mis teile kõige mugavam on. Pidage meeles, et mitme tabeli olemasolu töölehel võib tekitada palju probleeme, kui proovite neid lahtrite sortimiseks, lahtrite sisestamiseks või vormindamiseks.

Meeskonnaga töötades on mitme töölehe pühendamine töö erinevatele osadele kõigile toimuva mõistmise hõlbustamine.

Teabevoo korraldamine

Teave peaks liikuma ülevalt vasakult paremale alla ja selle struktuuri järgimiseks peaksite korraldama oma töölehed. Teie ajaskaala peaks olema kõigil teie töölehtedel ühtlane, sest see aitab kõigil arvutustabeli toimimist paremini mõista.

Teabevoo haldamisel hoiduge ristmudelitest, kuna need kipuvad lugejaid häirima. Selles märkuses tuleks vältida ka igasuguseid ringviiteid.

Veergude ja ridade sildistamine

Ehkki lihtsa tabeli olemasolu ilma siltideta ei pruugi teile (töölehe loojana) segadust tekitada, võivad teised kasutajad seda üsna problemaatiliseks pidada.

Seetõttu on oluline, et hakkaksite oma veerge ja ridu lihtsate nimedega sildistama. Veenduge, et kasutaksite pidevalt sama tüüpi andmete jaoks samu nimesid.

Mida tuleks valemite kirjutamisel vältida?

Kui teie Exceli arvutustabelis on palju valemeid, saate teha paar asja, et see tunduks palju professionaalsem. Esiteks vältige korduvate arvutuste tegemist ja arvutage valemeid ainult üks kord.

Valemi kopeerimisel suureneb vigade tekkimise võimalus. Rääkimata sellest, et kui muudate ühte valemit, siis varem tehtud duplikaati ei muudeta. See võib põhjustada palju segaseid vigu.

Kui peate uuesti kasutama täpselt sama valemit, on parem viidata tagasi esimesele astmele, kus peate valemit kasutama.

Lisaks peaksite valemites alati vältima fikseeritud numbrite kasutamist. Selle asemel, mida peaksite fikseeritud väärtuste jaoks kasutama, on eraldi sisendrakud ja arvutustes kasutage viiteid sellele lahtrile.

Täiendavad asjad, mida peaksite arvutustabelite koostamisel vältima

Üks olulisemaid asju, mida Microsoft Exceli kasutamisel vältida, on võimalus Lahtrite ühendamine. See on harva hea mõte ja sagedamini kasutatakse seda lihtsalt esteetika parandamiseks. Tabelirakkude liitmisel on suurem tõenäosus probleemide tekkimisel viidete ja arvutustega.

Üks suurimaid riske on see, kui viidate ühendatud lahtrile. Ühendatud lahtrile viitamisel on kõik lahtrid teie arvutuste osa, samas kui tegelikult on õige ainult üks neist.

Teine asi, mida peaksite vältima, on teabe, näiteks ridade, veergude ja isegi töölehtede peitmine. See lihtsalt suurendab tõenäosust, et teised kasutajad kaotavad midagi olulist, kui nad arvutustabeliga töötavad.

Salvesta esteetika lõpuni

Exceli stiilivalikud on ulatuslikud, võimaldades teil raku väärtusi mitmel viisil vastavalt oma eelistustele kohandada. Saate valida erinevaid piire, värve, teemasid ja muid funktsioone.

Selles, et tahate oma arvutustabeli konkreetset kujundust, pole midagi halba, kuid tavaliselt abstraktselt teeb see vaataja jaoks teavet.

Kui plaanite oma arvutustabeli kujundada, proovige hoida seda kogu dokumendis ühtlasena. Järjepidev ja lihtne vormindamisstiil aitab lugejatel teie arvutustabelit palju lihtsamalt mõista!

Lisaks on oluline luua ka legend ja selgitada oma allikad selgelt. Ametnikul saate teada, kuidas Excelis diagrammi legendi korralikult luua Microsoft veebisaidil.

Seotud: Kuidas lisada sädemeid Excelis

Siit saate teada, kuidas oma Exceli dokument professionaalseks muuta

Püsivalt heade Exceli failide loomine ja hooldamine pole nii keeruline, kui teate põhilisi näpunäiteid. Selles, et soovite oma Exceli dokumenti kujundada, pole midagi halba, kuid proovige jätta stiil / esteetika lõpuni.

Esiteks peaksite algusest lõpuni koostama selge ja kokkuvõtliku arvutustabeli. Pärast seda saate oma Exceli dokumendile lisada mõningaid peenhäälestusi, kuid proovige hoida see kõigi töölehtede jaoks lihtsana ja järjepidevalt!

Kuidas Excelis ümmargusi viiteid leida ja eemaldada

Siin on, mida peate teadma Microsoft Exceli ümmarguste viidete kohta ja kuidas nendega ilmnemisel toime tulla.

Loe edasi

Autori kohta