Kuidas kasutada Covey 4 kvadrandi maatriksit efektiivseks ajajuhtimiseks

Kõigi teile kuuluvate väärtuslike varade hulgas on aeg kõigist kõige kallim. Tänapäeva kiires maailmas on ajaplaneerimise puudumine inimeste jaoks kõige olulisem probleem. Kuna töötamiseks kulub nii palju aega, pole aega isiklikuks tegevuseks.

On tavaline, et tunnete end kohustuste ja tegevustega üle koormatud. Mida rohkem sa töötad, seda kaugemale sa end tunned. Selle asemel, et otsustada, mida soovite teha, reageerite ümbritsevale toimuvale.

Artiklis selgitatakse, kuidas saate Covey strateegiat Four Quadrants keskenduda kõige olulisematele ülesannetele ja olla produktiivsem.

Covey 4 kvadrandit

4 kvadrandi ajajuhtimise strateegia lõi Steven Covey. Ta on kuulsa raamatu "Efektiivsete inimeste seitse harjumust" autor. Covey maatriks aitab prioriteerida ülesandeid optimaalse efektiivsuse saavutamiseks saadaoleva aja põhjal.

Selle strateegia põhiidee on jagada oma tegevused neljaks kvadrandiks, sõltuvalt nende olulisusest ja pakilisusest. Enne strateegia enda juurde liikumist arutleme mõlema mõiste üle.

1. Tähtis: Need on ülesanded või eesmärgid, mis kõige tõenäolisemalt mõjutavad teie pikaajalist edu.

2. Kiireloomuline: Kiireloomulised ülesanded on need, mis nõuavad viivitamatut tegutsemist. Neid ei saa viivitada.

Neli kvadranti ajajuhtimise maatriksit

Need on ajajuhtimise maatriksi neli kvadrandi:

1. Q1: Kiireloomuline ja oluline.

2. Q2: Mitte kiireloomuline, vaid oluline.

3. Q3: Kiireloomuline, kuid mitte oluline.

4. 4. küsimus: Pole kiireloomuline ega oluline.

Eelistades oma ülesanded neljale kvadrandile, saate eristada ülesandeid, millel on lõpuks tõeline erinevus. Järgmine on lühike ülevaade sellest, mida iga kvadrant sisaldab.

1. küsimus: kiireloomuline ja oluline:

Covey ajajuhtimise maatriksis asub see kvadrant vasakus ülaosas. Probleemid ja kriisid, mis vajavad viivitamatut tähelepanu, kuuluvad esimesse ruutu. Nende unarusse jätmine võib pikas perspektiivis olla teie jaoks problemaatiline.

Lühikese aja pärast algava tähtsa koosoleku jaoks ettekande ettevalmistamine on teatud tüüpi ülesanne, mis langeb esimesse ruutu. See on kiireloomuline, kuna teil pole selleks palju aega ja see on oluline, kuna peate selle enne koosoleku algust valmis seadma.

Tähtajad, koolitööd, igapäevaste meilide saatmine ja muud otsese mõjuga tegevused on kiireloomulised ja olulised.

2. küsimus: mitte kiireloomuline, vaid oluline:

Covey ajajuhtimise maatriksis on see kvadrant üleval paremal. Selles kvadrandis leiate ülesandeid, mis on otseselt seotud teie pikaajaliste eesmärkidega. See nõuab teie põhjalikku tähelepanu; see pole aga kiireloomuline, kuna selle ülesande täitmiseks pole piiratud aega.

Kui teil on pikaajaline eesmärk oma mainet kontoris või klassis kinnitada, ei pruugi see nii kiireloomuline olla; see on siiski oluline. Suhete arendamine, pikaajaline planeerimine, isiklik areng, tervise parandamine ja sellega seotud tegevused jäävad selle kvadrandi alla.

3. küsimus: kiireloomuline, kuid mitte oluline:

See kvadrant asub Covey ajajuhtimise maatriksi vasakus alanurgas. Kõik need tegevused võivad teile tunduda pakilised, kuid võite need töövoos eemaldada, kuna need on teie jaoks minimaalsed.

Oletame, et töötate mõne olulise projektiga ja teile helistatakse kolleegilt, kes palub teil koosolekuga liituda. Kui koosolek on ilma päevakavata planeeritud, võite selle vahele jätta. Kuna üldiselt ei oma see teie elule positiivset mõju.

Teisisõnu, kogu aeganõudev tegevus langeb sellesse kvadranti. Pole tähtis, kas tegemist on ebaoluliste kõnede või e-kirjade saatmisega, mis ei anna lisaväärtust.

4. küsimus: pole kiireloomuline ja oluline:

Covey ajajuhtimise maatriksis on see kvadrand paremas alanurgas. Kõik tegevused, mis võtavad aega ilma väärtust tekitamata, langevad sellesse kvadranti. Saate säästa väärtuslikku aega, vältides neid kodutöid ja kulutades seda väärtuslikumaks tegevuseks.

Ülesanded, mida teete ainuüksi meelelahutuseks, näiteks televiisori vaatamine, tundide kaupa veebis surfamine, inimestest lobisemine, pole teie jaoks kiireloomulised ega olulised.

Seotud: Ajajuhtimise eesmärkide täitmise viisid

Covey ajajuhtimise maatriksi järgimise eelised:

1. Tootlikkuse suurendamine: Ajajuhtimise maatriksi järgimine muudab ülesannetega toimetulekut, aidates teil neid paremini prioriseerida. Kui vähendate ülesannetele kulutatud aega, saate oma tootlikkust märkimisväärselt suurendada.

2. Töö ja eraelu tasakaal: Hästi planeerides saate tõhusalt lahti oma kiirest rutiinist. Nii saate veeta rohkem aega oma sõprade ja perega.

3. Eesmärgid: Suunates oma tähelepanu olulistele ülesannetele, saate eesmärkide tagaajamist kiirendada.

4. Väldib piinlikkust: Kiireloomuliste ülesannete äratundmisel saate neid eristada vähem kiireloomulistest, et tähtaegadest paremini kinni pidada. Nii saate vältida piinlikkust ja päästa oma maine.

Ülesannete paremasse ruutu paigutamise tähtsus:

Isegi kui olete sellest strateegiast aru saanud, on hädavajalik määrata ülesanded õigele kvadrandile. Parim oleks, kui määratleksite ülesande olulisuse ja kiireloomulisuse enne selle sobitamist mis tahes kvadrandisse. Veenduge, et veedaksite oma ülesannete sujuva täitmise hõlbustamiseks head aega erinevates kvadrandides.

Seotud: Tootlikkuse näpunäited, mis annavad massiivseid tulemusi

Ajaplaneerimise maatriksi hea mõistmine on selle nõuetekohase rakendamise eeltingimus. Pange see strateegia oma igapäevaste ülesannete täitmiseks tööle, et näha, kas sellel on mingit vahet. Aja haldamisega ja enda õigesse kohta seadmisega saate oma tootlikkust märkimisväärselt tõsta.

Ole Covey ajajuhtimise strateegiaga paremini organiseeritud

Covey nelja kvadrandi maatriks on ajahalduse maailmas üks olulisemaid ja kuulsamaid mudeleid. Selle strateegia õige järgimine aitab teil olla produktiivsem ja püsida aktiivsem.

Täiuslik korraldus ja ülesannete nõuetekohane prioriseerimine võimaldavad teil vähemate ajaga rohkem saavutada. Samuti saate määrata, millised ülesanded nõuavad suuremat tähelepanu ja neid vastavalt jaotada.

Kuid saate aja ümber paigutada madalama väärtusega tegevustest kõrgema väärtusega tegevusteks ka siis, kui see aeg on asendamatu. Kui teil on endiselt oma päeva korraldamisega raskusi, võite end organiseeritumaks inimeseks otsida muid ajajuhtimise strateegiaid, näiteks reegel 80/20.

Kasutage ülesannete prioriteetseks muutmiseks ajajuhtimise reeglit 80/20

Kuidas maksimeerida oma aega? Kui seate juba prioriteedid, delegeerite ja näete endiselt vaeva selle nimel, et kõik saaks tehtud, peaksite proovima reeglit 80/20, mida nimetatakse ka Pareto põhimõtteks.

Loe edasi

Autori kohta