Kasutage neid uusi Google'i kalendri funktsioone oma kaugtööaja optimeerimiseks

Kaugtöö ajal sööb lõputute tööde haldamine teie aega ja energiat. Selle ajajuhtimise probleemi lahendamiseks on veebis saadaval palju kasulikke tööriistu. Kuid Google'i kalender on üks populaarsemaid tööriistu aja optimeerimiseks ja aja raiskamise kõrvaldamiseks.

Nii et see artikkel tutvustab teile mõningaid lahedaid funktsioone, nippe ja laiendusi, mida saate kasutada Google'i kalendri abil kaugtöö maksimaalseks kasutamiseks.

Google'i kalendri uued funktsioonid

Google uuendab pidevalt Google Workspace'i (endine G Suite) ja lisab oma rakendustesse uusi funktsioone, sealhulgas kalendrit. Arutleme mõnede nende funktsioonide ja nende eeliste üle.

1. Kalendrisündmuste ajastamine vestlusest

Kolleegide või klientidega Google'i vestluses sõnumite saatmisel saate Google'i kalendri sündmused otse vestlusest lahkumata ajastada. See mugav funktsioon säästab palju aega ja vaeva vahelehtede vahetamisega.

See on saadaval kõigile Google'i kasutajatele, olenemata nende tööruumi plaanist. Vestluse kirjutusribal on a

kalender ikooni. Sellel klõpsamine avab sündmusega külgpaneelil (töölaual) kalendri. Vaikimisi lisab see kõik vestlusliikmed osalejateks, kuid saate alati muudatusi teha.

2. Eelnevalt määrake Google Meet Breakout Rooms

See funktsioon võimaldab teil Google Kalendri kaudu eelnevalt Google Meet Breakout Roomsi seadistada. Breakout-ruumide eelplaneerimise abil saate maksimeerida oma koosolekuaega ja vältida kõne ajal ruumide loomise vaeva.

Meet Breakout Roomsi seadistamise võimalus on kõigile kasutajatele, välja arvatud Workspace Business Starters, Education Fundamentals ja G Suite Basic kasutajad. See artikkel Google Meet Breakout Roomide ajastamise kohta juhendab teid, kuidas seda teha.

3. Jagage oma kättesaadavust lihtsalt ja täpselt

Kaugtöö võimaldab teil oma tunde määrata. Kuid väljakutseks saab kolleegide teavitamine teie pidevalt muutuvast kättesaadavusest.

Nüüd saate oma kättesaadavusest oma kaastöötajatele teada anda, kasutades Google'i kalendri kahte uut valikut: kontoriväliste kirjete kordamine ja tööaja jagamine päevas mitmeks segmendiks. Kontoriväliste kirjete lubamise ajal saate valida, kas keelduda kõigist koosolekutest või ainult äsja lisatud koosolekutest.

4. Vaadake Google'i vestluse soovitusi, mis põhinevad teie Google'i kalendri sündmustel

Kui teil on Google'i kalendris koosolek kavandatud, kuvab vestlus jaotise ülaosas vestluse soovituste otsetee vestlused jaotises. See otsetee ilmub 10 minutit enne sündmust ja jääb sinna 10 minutiks pärast üritust / koosolekut.

Tänu sellele funktsioonile saate faile ja jätkudokumente ilma probleemideta jagada. Ka selle aja või päevakava muudatuste osavõtjate värskendamine muutus selle funktsiooniga lihtsamaks. Seda funktsiooni saavad kasutada kõik, välja arvatud isikliku kontoga kasutajad.

5. Vaadake koos isiklikku ja ärikalendrit (Android 11 ja uuemad versioonid)

See oli ehk kõige vajalikum funktsioon Google'i kalendris. Isikliku ja töökalendri vahel vahetamise asemel vaatate mõlemat kalendrit koos.

Kui te pole oma isiklikku kalendrit töökontoga jaganud, ei näe administraator ega teie kolleegid teie isiklikke sidemeid. Kuigi sellest funktsioonist saavad kasu kõik Google'i kasutajad, on see saadaval ainult seadmetes, kus on Android 11 või uuem versioon.

Märge: Nii administraator kui ka kasutajad peaksid selle funktsiooni sisse lülitama, enne kui iga kasutaja saab seda funktsiooni kasutada.

6. Saage märguandeid, kui keegi teie kalendri tellib

Tellides oma kolleegi jagatud kalendri, saate olla kursis muudatustega, mida nad oma kalendris teevad.

Läbipaistvuse tagamiseks teatas Google, et nüüd saate meili, kui keegi teie kaastöötajatest teie kalendrit tellib. See funktsioon on saadaval kõigile kasutajatele.

7. Google'i kalendri mitme Exchange'i lõpp-punkti tugi

Koos Kalendri intertop funktsiooniga saate sünkroonida oma Google'i töökalendri mitme Microsoft Exchange'i lõpp-punktiga ja vaadata üksteise saadavust. See funktsioon töötab Exchange'i asutusesiseste ja Exchange'i veebiserverite jaoks.

Kõigil kasutajatel mõlemalt poolt on võimalik üksteise kalendreid vaadata, kuid saate siiski peita kõik sündmused, märkides selle nähtamatuks.

See funktsioon on saadaval kõigile Google'i kasutajatele, välja arvatud Workspace Essentials, G-Suite Nonprofits'i kliendid ja Enterprise Essentials.

Seotud: Tööriistad Microsoft Outlooki sünkroonimiseks Google'i kalendriga

Muud mugavad funktsioonid Google'i kalendris

Lisaks ülalkirjeldatud uutele funktsioonidele on Google Calendaril ka terve rida muid funktsioone, mis võivad kaugtööd hõlbustada. Siin on ülevaade rohkematest Google'i kalendri funktsioonidest, mida peaksite kodus töötades ära kasutama.

1. Planeerige suumikoosolekud otse Google'i kalendrist

Zoomi enda poolt välja töötatud brauserilaiend Zoom Scheduler võimaldab teil Zoomi koosolekuid ette planeerida otse Google'i kalendrist.

Google'i kalendris uue sündmuse seadistamisel näete võimalust suumiskoosoleku seadistamiseks eelnevalt, nagu ka Google Meet'i kõne. Zoom kogub kogu kalendrisündmuse teabe ja annab teile koosoleku lingi. See on lihtne funktsioon, kuid tõeline aja kokkuhoid.

Lae alla: Suumi ajakava Chrome | Väljavaade | Firefox (Tasuta)

2. Saada endale päevakord meiliga

Sõltumata sellest, kas olete hajur või äärmiselt organiseeritud inimene, oleksite hea meel saada hommikune e-kiri koos päeva päevakavaga. Õnneks annab Google teile võimaluse seda teha. Selle valiku sisselülitamisel Google'i kalendris saate oma päeva ajakava iga päev kell 5:00 postkasti.

3. Koosolekute ajastamiseks kasutage funktsiooni Leia aeg

Kui teie meeskond töötab kaugjuhtimisega, muutub kohtumiste jaoks ajavahemiku leidmine keeruliseks. Selle nutika funktsiooni abil kontrollib Google osalejate kalendreid ja näitab teile saadaolevaid pesasid. Seega saate kohtumisi kiiresti korraldada, muretsemata osalejate kättesaadavuse pärast.

4. Kalendrisündmuste tegemine e-postist

Kas olete saanud meili sündmuse üksikasjadega? Lisage see otse Google'i kalendrisse, klõpsates e-kirja kohal kolme punkti ikoonil ja säästke oma aega.

5. Kalendri aja jälgimiseks kasutage nuppu Toggl

Kaugtöö korral on oluline jälgida, kui palju aega olete tegelikult koosolekutel või kohtumistel käinud, eriti kui teile makstakse tunni eest. Sellisel juhul saate Toggliga jälgida kogu Google Kalendri sündmustele kulutatud aega.

Lae alla: Lülita sisse Chrome | Firefox (Tasuta, tellimus saadaval)

Nutikalt töötamiseks kasutage neid funktsioone

Olenemata sellest, kas töötate eemalt või ettevõttesiseselt, on Goggle Calendar suurepärane tööriist meeskonnaga koostöö tegemiseks. Need uued funktsioonid on kaugtööd veelgi hõlbustanud, võimaldades teil püsida tööülesannete täitmisel ja jälgimisel.

Kuigi kõik ülalmainitud trikid ja laiendused võivad teie tootlikkust tõsta, ei saa te oma ajast maksimumi võtta enne, kui olete õppinud Google'i kalendri jaoks klaviatuuri otseteid kasutama.

Google'i kalender: iga vajalik klaviatuuri otsetee

Selle tasuta allalaaditava PDF-i petukirja abil saate oma Google'i kalendrit hallata nagu proff.

Loe edasi

Autori kohta