Veebiülesanne ülesannete haldamiseks: 10 nõuannet õige rakenduse valimiseks

Uue normaalse aja jooksul kasvas veebi- ja võrguühenduseta projektihalduse rakenduste arv mitmekordselt. Tänapäeval on sadu rakendusi, mis aitavad teil äriprojekti tõhusalt juhtida, juhtides samal ajal kaastööliste meeskonda.

Kui olete huvitatud ülesannete haldamise tarkvara ostmisest, peaksite välja selgitama, kas rakendus on teie eesmärkide saavutamiseks piisavalt paindlik ja skaleeritav. Loe edasi, et teada saada, kuidas valida veebiülesannete haldurit.

Mis on ülesannete haldamise veebitarkvara?

Äriprojekt sisaldab mitut sõltuvat või sõltumatut ülesannet. Iga meeskonnaliige vastutab ühe või mitme ülesande eest. Mitu ülesannet hõlmab palju algus- ja lõppkuupäevi, ajaeelarvet, kulueelarvet, ressursside jaotust, meeldetuletusi, aruandeid, dokumente jne.

Kui keerukas arvutitarkvara haldab kõiki neid projekti aspekte, nimetatakse seda ülesannete haldamise tarkvaraks. Pandeemia algus veenis tuhandeid ettevõtteid kasutama kaugtööd. Seetõttu on ülesannete haldamise rakendused nüüd võrgus ja neid hostitakse pilveserverites.

Seotud: Plussid ja miinused Microsofti Exceli kasutamisel projektijuhtimistööriistana

Veebiülesannete haldamise rakenduste standardfunktsioonid

Kui veebiülesannete jälgimise rakenduste nõudlus suurenes, pakuvad paljud IT-teenused ja tarkvaraarendusettevõtted projektijuhtimiseks mitmekülgseid rakendusi. Kuid enamikul neist rakendustest on komplekt põhifunktsioonide haldamiseks hädavajalikke standardfunktsioone. Need funktsioonid on järgmised:

1. Täiustatud ülesannete loendi vaataja

Enamik veebiülesannete haldamise rakendusi sisaldab ülesandevaate ekraani. Siin näete kõigi käimasolevate või lõpetatud projektide kõiki ülesandeid ja alamülesandeid.

2. Kanbani juhatus

Täiustatud veebiülesannete halduri rakendus sisaldab rakendamiseks Kanbani plaati Kanban projekti tõhusa juhtimise eest üksikisiku või organisatsiooni tasandil. Rakendused visualiseerivad digitaalselt Kanbani tahvlid, millel kuvatakse veerud Ootel, Käimasja Valmis ülesannete olekud ja kaardid kui tegelikud ülesanded.

3. Gantti diagramm

Gantti diagramm on mis tahes veebiülesannete jälgimise rakenduse peamine projektijuhtimise funktsioon. Gantti graafikud illustreerivad projekti edenemist virnastatud horisontaalse tulpdiagrammi meetodi kaudu. Samuti saab visualiseerida sõltuvust ülesannetest, veedetud ajast ja ülesannete hetkeseisust.

4. E-posti või sõnumside rakenduse teatis

Veebipõhised projektihalduse rakendused rõhutavad ka kõigi teadmises hoidmist, pakkudes reaalajas projekti oleku ja tegevuse värskendusi. Alati, kui rakendus tuvastab muudatusi ülesannete loendis, teavitab ta koheselt määratud ressurssi ja projekti omanikku.

5. Aja jälgimine

Veebiülesannete haldamise rakendused on varustatud automaatse ajaarvestusprogrammiga tootlikkuse tundide, ressursside kasutamise, projekti eelarve, arvelduste tundide jms jälgimiseks. Projekti omanikud saavad reaalajas otsuseid teha, nähes projekti ajakasutuse toimivust.

Seotud: Parimad Toggl-aja jälgimise rakenduse alternatiivid

Enamiku veebiülesannete haldurirakendusega on kaasas ülesannete sildistamine ja filtreerimise valikud. Projekti omanik saab määrata konkreetsed sildid, nagu prioriteetsed tööd, vastutav osakond, konkreetsed oskused, tarnetähtaeg, arendusetapp jne. Õige ülesande leidmiseks saavad meeskonnaliikmed nende siltide põhjal ülesandeid hõlpsalt välja filtreerida.

7. Meeskonna või kliendi suhtlus

Standardsed veebipõhised ülesannete haldamise rakendused hakkasid pakkuma sise- ja välissuhtluse jaotist. Need rakendused sisaldavad mooduleid nagu videokonverentsid, häälkõned ja tekstisõnumid.

8. Aruannete loomine, failide salvestamine ja jagamine

Ülesandehalduse rakendused pakuvad ka aruannete koostamise võimalusi projekti jõudluse, ressursside eelarve, halvemini toimivate ressursside, ülesandeprobleemide, projekti kitsaskohtade jms visualiseerimiseks.

Samuti saate aruandeid eksportida arvutustabelite või PDF-failidena ja saata need meeskonnale või kliendile e-postiga. Need rakendused võimaldavad projekti kaastöötajatel ka projektiga seotud kriitilisi faile säilitada ja turvaliselt jagada.

Seotud: NTask'i parimad omadused sujuva projektijuhtimise jaoks

Näpunäited parima ülesandehalduse rakenduse valimiseks

Ülesannete haldamise tarkvara võib suurendada mis tahes suurusega ettevõtete üldist tootlikkust ja aastaseid tulusid. Vabakutselised töötajad, üksikettevõtjad ja väikeettevõtted peavad aga valima parima ülesande haldamise rakenduse, mis lihtsustab ülesannet ja ei lisa lisakoormust.

Lisaks ülaltoodud standardfunktsioonidele peate otsima ka lisaväärtusega funktsioone. Siin on peamised näpunäited, mis aitavad teil täiusliku veebiülesannete halduri rakendust osta:

Meeskonna või projekti tasandil võib kaasautorite vahel tekkida huvide konflikt. Rakendus peaks võimaldama projekti omanikul keskset juhtimist ja eakaaslastel kohalikku juhtimist. Projekti administraatoril peaks olema volitused tööriista juurdepääsu isikupärastamiseks, sõltuvalt koostööpartneri võimekusest.

2. Privaatsuse ja konfidentsiaalsuse kontroll

Enamikus vabakutselistes või ettevõtte tasandi projektides on väljakutse hoida isikuandmeid ja intellektuaalset omandit konfidentsiaalsena. Peaksite otsima ülesannete haldamise tarkvara, mis lahendaks andmete privaatsuse probleeme.

3. Pilveplatvormi turvalisus

Parim ülesannete haldamise rakendus peaks krüptima kõik väljaminevad ja sissetulevad andmed vastavalt uusimatele Interneti-ühenduse turbeprotokollidele. Krüptimine peaks toimima ka siis, kui rakendus on puhkeseisundis. Peate otsima selliseid turvaelemente:

• Identiteedi ja juurdepääsu haldamise (IAM) süsteem.
• Rakendus vastab GDPR, DSGVO ja SOC2 nõuetele.
• Täpsem krüptimisstandard (AES) 256-bitine SSL-krüptimine.

4. Ülesande määramine ja teatamine

Tõhus veebiülesannete jälgija peaks võimaldama meeskonnaliikmetel kesksest ülesannete loendist ülesandeid oma ämbrile määrata. Lisaks sellele lisavad tööriistale väärtust sellised funktsioonid nagu projektijuht, kes määrab ülesande konkreetsele ressursile sõltuvalt oskuste komplektist.

Kui projekti omanik määrab ülesandeid või kui ressurss nõuab ülesandeid, peaks ta sellest vastutavaid isikuid teavitama.

5. Sünkroonimine isikliku kalendriga

Kuna kaugtöö trend kasvab, on soovitatav, et teie veebiülesande jälgimise rakendus sünkrooniks teie isikliku kalendriga. Kui näete kõiki personaalseid ja professionaalseid igapäevaseid ülesandeid ühel ekraanil, saate kõrge tootlikkuse tõhusamalt pakkuda.

6. Kolmanda osapoole rakenduste integreerimine

Parim ülesannete haldamise rakendus peaks võimaldama vaevata integreerumist teiste rakendustega, näiteks graafikaga kujundus, arvutustabel, tekstitöötlus, e-posti klient, sõnumside, videokonverentsid, digitaalne tahvel jne. Integreerimine professionaalsete rakendustega võimaldab teil leida kõik projektiga seotud ressursid ühest kohast.

7. Mitme seadme ühilduvus

Otsige veebipõhist ülesannete jälgijat, mis võimaldab teil sisse logida mis tahes seadmest, nagu Windows, MacOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS jne. Saate rohkem raha-väärtust, kui rakendus võimaldab teil ühes seadmes edusamme salvestada ja sujuvalt teisest seadmest tööle asuda.

8. Tehisintellektipõhine analüüs

Mõne ülesandehalduse rakenduse juurde kuulub ka sisseehitatud tehisintellekt, mis loob varasemate projektide kohta kõrgetasemelise analüüsi. Sellistest aruannetest ülevaate saades saate väiksema eelarvega tulevasi projekte tõhusamalt planeerida.

9. Juurdepääs klienditoele

Enamik rakendusi pakuvad tänapäeval klienditoe vestluse, e-posti ja telefoni teel. Veebiülesande jälgimise rakenduse ostmisel saate teada, kas arendaja pakub piisavaid üldisi ja tehnilisi tugiteenuseid.

10. Hinnastruktuur

Otsige veebipõhist ülesannete haldamise rakendust, mis pakub paindlikku hinnastruktuuri. Hankige algtaseme eelarvekava, kui olete alustav meeskond, ja suurendage oma projekti ja ressursside suurenemist.

Kas veebiülesande haldamise rakendus sobib teile?

Parima veebiülesannete haldamise rakenduse otsimine võib kulutada palju teie tootlikkuse tunde. Võite järgida ülaltoodud näpunäiteid, et hankida oma ettevõttele täiuslik ülesannete haldamise tarkvara ja vältida väärtusliku aja kaotamist.

ClickUp vs. Asana: mis on projektijuhtimiseks parem?

Projektijuhtimistarkvara jaoks on palju võimalusi, siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil valida Asana ja ClickUp vahel.

Loe edasi

Autori kohta