Kuidas oma e-posti postkasti kontrollida ja produktiivne olla

Professionaali jaoks on võimatu mõelda päevast, kus pole e-kirju. Uuringud näitavad, et ettevõtte spetsialistid kulutavad umbes kolmandiku oma kontoritundidest postkastide kontrollimiseks.

E-posti teel eelisjärjekorras ohverdate lõpuks oma produktiivsuse, fookuse ja loovuse. Järgmised näpunäited aitavad teil postkasti kontrollimise aega kontrolli all hoida.

1. Piirake e-kirjade kontrollimist

Kui kontrollite oma postkasti lõputult mitu korda, ei vii teid kuhugi. Seetõttu piirake soovitud kordade arvu kontrollige postkastis uusi e-kirju.

Looge piirang sõltuvalt teie nõudest ja töökoormusest. E-posti kontrollimine tööaja alguses ja lõpus on korras. Vajadusel saate seda kontrollida ka üks kord pärast lõunat.

Ärge kontrollige postkasti päeva kõige produktiivsematel kellaaegadel, näiteks hommikul ja õhtul või kui veedate aega oma perega. Võite olla paindlik ja jätkata katsetamist, kuni leiate midagi sobivat. Näiteks saate seada piirangud, näiteks:

• Ärge kontrollige ärimeili enne kella 10 ja pärast kella 19. või nädalavahetustel.
instagram viewer
• Kontrollige oma postkasti ainult kaks või kolm korda päevas.
• Kasutage mis tahes struktureeritud süsteemi, mis kuvab ainult hiljutisi või olulisi e-kirju.

2. Hankige ülesanded otse ülesandehalduse rakendusse

Kas olete üks neist, kes sõltub ülesannete määramisel meilidest? Kui jah, on aeg muutuda. Üks peamisi postkastide pideva kontrollimise põhjuseid on see, et teised määravad teile uued ülesanded e-posti teel või hoiavad teie ülesandeid seal.

Seotud: NTask'i parimad omadused sujuva projektijuhtimise jaoks

Teie e-posti postkast ei pea töötama teie ülesandeloendina. Piirake e-posti kasutamist ainult suhtluseesmärkidel, teisaldage kõik toimingut vajavad toimingud ülesande haldamise rakenduste või ülesandeloendi rakenduste kaugemale. Sellised rakendused pakuvad ka vahetu suhtluse funktsioone, mis muudavad projektijuhtimise sujuvaks.

Kui avate e-kirja ja loete selle, ärge sulgege seda pärast lugemist ja hõivake teiste meilidega. Toimige selle e-kirjaga kohe, et vältida vastamiseks uuesti postkasti naasmist.

Kui e-kiri vajab vastust, tehke seda. Kui vajate edaspidiseks e-posti aadressi:

• Võta see endale.
• Kui meil on ärikriitiline, tähistage see tärniga.
• Kui te seda enam ei vaja, kustutage see.

Iga loetud meiliga tegelemine on võti, et hoida oma postkast ja aju segadusest puhtana.

4. Sulgege oma e-posti klient

Jah, saate jätkata töölaual töötamist, hoidmata meilirakendust töökorras. Pärast oma meilide kontrollimist ja neile vastamist sulgege rakendus ja keskenduge oma ülesannete täitmisele.

Teavitage oma peret, sõpru, kolleege ja kliente, et e-post ei ole parim viis teiega viivitamatu vastuse saamiseks.

Kui nad on sellest teadlikud, on neil teie e-posti vastuse osas piiratud ootused. Oma pere ja kolleegidega ühenduse hoidmiseks võite kasutada oma telefonis või sülearvutis mitmesuguseid muid kiirsuhtlusrakendusi.

5. Hoidke meilivastused lühikesed

Kui teil on kombeks kirjutada pikki e-kirju, lõpetage oma aja raiskamine ja lülitage lühikeste e-kirjade kirjutamine. Segaduste vältimiseks veenduge, et teie meilid oleksid täpsed ja teie päring oleks märgitud kõige esimeses reas. Enamiku meilide saate lõpetada mõne lausega ja selle lühiduse järgi võite väärtustada kõigi aega, sealhulgas enda aega.

Ainult üksikud e-kirjad vajavad pikemat vastust ja saate neid hõlpsalt hoida kategoorias „vasta hiljem”. Võimaluse korral võite sellised vastused saata helisõnumite kujul.

6. Öelge e-posti märguannetele ei

Teatised on tänapäeva spetsialisti peamine tähelepanu hajumise põhjus. Vale oleks eeldada, et kõik teated pärinevad sotsiaalmeediast.

Aeg-ajalt kuvatakse ka meilimärguandeid, mis häirib teie tavapärast töövoogu. Kui meilimärguanded on lubatud, pole rakenduse või vahelehe sulgemisest abi.

Kui teid häirib iga uus e-posti teade ja olete hõivatud oma e-posti postkasti kontrollima, on parem uus e-posti teade keelata. See aitab teil keskenduda antud ülesandele, eriti neile, mis vajavad täielikku tähelepanu.

7. Proovige aktiveerida nädalavahetuse automaatvastaja

See meetod on hädavajalik, kui olete vabakutseline või solopreneur. Automaatvastaja säästab teid kõigist võõrdumise eest, eirates e-kirju.

Looge mõned läbimõeldud ja informatiivsed automaatvastajad, mis suudavad hoolitseda kõigi nädalavahetustel või puhkuste ajal saadud e-kirjade eest.

Seotud: Androidi rakendused kõigele automaatsete vastuste seadistamiseks

8. Lõpeta oma nutitelefoni e-posti kontrollimine

See punkt võib teid FOMO-ga hirmutada. Mõelge siiski kaks korda, kas vajate tõesti telefoni installitud e-posti klienti või mitte. E-kirjade hankimise asemel võite oma telefonis kasutada rohkem kiirsuhtlusrakendusi, näiteks Slack. Jätame e-posti oma töölauale ja naudime muretult teie lühikest puhkust.

9. Väärtustage oma postkasti ruumi

Võib-olla kasutate tasuta e-posti klienti, kuid see ei tähenda, et lasete oma postkastil segamini minna soovimatute meilidega. Kui tellisite veebisaite, mis pommitavad teid kogu päeva jooksul müügi- ja sooduspakkumistega, on aeg midagi ette võtta.

Paljud reklaamimeilid jõuavad teie meilidele, kuna andsite neile esmalt loa. Seega loobuge veebisaitide tellimusest, mis teid enam ei huvita.

Samuti mõelge enne järgmise infolehtedele registreerumist kaks korda läbi. Sellega ei pea te kulutama aega oluliste meilide leidmisele ega mittevajalike meilide kustutamisele.

10. Eraldage oma isiklik ja ettevõtte e-posti konto

See võib välja näha nagu midagi, mida me kõik teame, kuid alati leidub inimesi, kes saavad ühes postkastis nii professionaalseid kui ka isiklikke e-kirju. Kui olete üks neist, on viimane aeg luua erinevad e-kirjad isiklikuks ja ametialaseks otstarbeks.

Püüdke mitte kontrollida oma isiklikke e-posti aegu tööajal (välja arvatud juhul, kui eeldate, et mõni oluline e-kiri saabub). Samuti vältige ametliku e-posti kontrollimist väljaspool tööaega. Seega saate säilitada tervisliku töö- ja eraelu tasakaalu, mis aitab lõpuks kaasa teie tootlikkusele.

Töötage produktiivselt ilma postkasti takistamata

Kuigi e-post on muutnud suhtlemisviisi pöördeliselt, võib sellele liiga suur tähelepanu pööramine olla nii häiriv kui ka hävitav. Piirates oma tähelepanu postkastile, saate jätkuvalt keskenduda igapäevastele ülesannetele.

8 parimat viisi oma ülesannete haldamiseks Chrome'is

Kas saate oma ülesannete haldamiseks kasutada oma Chrome'i brauserit? Oma (meeskonna) ülesandeloendite haldamiseks ja tootlikkuse jälgimiseks proovige neid ülesannete haldamise laiendusi.

Loe edasi

Autori kohta