Produktiivsus 101: Kuidas teha asjade tegemise (GTD) meetodit

Kas tunnete, et töötlete peas mitu ülesannet ja projekti, kuid ei täida neid tegelikult? Kui mõtlete palju ülesannete, projektide ja eesmärkide peale, on teie meelel keeruline keskenduda tootlikkusele.

Läbi süsteemse ülesannete haldamise aitab asjade tegemine (GTD) vähendada vaimset stressi. Lisateave GTD meetodi, protsesside ja korraldamise kohta ülesannete tõhusaks täitmiseks.

Mis on asjade tegemise (GTD) meetod?

Viis sammu, nimelt pildistamine, selgitamine, korrastamine, ülevaatamine ja kaasamine, loovad GTD-süsteemi, mis muudab spetsialistid või vabakutselised töötajad tööl või kodus produktiivsemaks.

GTD-meetodi ja selle tööriistade seadistamiseks peate investeerima produktiivseid tunde. Nii väike energia- ja ajainvesteering tasub end aga kogu ülejäänud elu, kui seda pidevalt harrastate.

GTD-süsteemi juurutamisel iga ametialase või isikliku ülesande jaoks näete järgmisi eeliseid:

1. Säästad rohkem aega ja suudad saavutada õige tasakaalu isikliku ja tööelu vahel.
2. Ülesannete haldamise abil muutute tõhusamaks ja produktiivsemaks. Seeläbi vabanete lõpuks vaimsest stressist.
instagram viewer
3. Tähtsamatele ülesannetele keskendudes saate vältida projektile kahju tekitamist.
4. Muutute loovamaks, kuna teie mõte ei pea töötlema tarbetuid andmeid.

Millal peaksite kasutama GTD meetodit

GTD süsteemi saate praktiliselt rakendada kõigi ametialaste või isiklike ülesannete täitmiseks. Vabakutselised ja spetsialistid, kes hoolitsevad paljude ülesannete eest, peaksid tootlikkuse säilitamiseks harjutama GTD-d. GTD-süsteemile sobivad kõige paremini reaalse elu stsenaariumid:

1. Kardate, et võite unustada iga projekti väikese, kuid üliolulise ülesande.
2. Te ei ole kindel kõigi asjade üle jälgimisel.
3. Te täidate oma töö- ja isiklikus elus mitmeid rolle.
4. Sageli avastate end algatamas erinevaid projekte, kuid ei suuda neid õigeaegselt lõpule viia.
5. Te pole kunagi proovinud ülesannete haldamisel lähenemist Getting Things Done.

Kuidas GTD meetod töötab

Esimene samm: jäädvustage

GTD meetodi arendaja David Allen rõhutab ülesannete ja ideede jäädvustamist kirjalikult või digitaalselt, et mõistus stressivaba püsiks.

Seega peate kohe postkasti salvestama sündmused, ideed, kohtumised, ülesanded, ülesanded, alamülesanded, projektiviited jms. See postkast võib olla paberipõhine failisüsteem või rakendused nagu Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote jne.

Postkast on visuaalne esitus elementidest, mille eest peate tööl või kodus regulaarselt hoolitsema. See on esimene samm GTD-põhise isikliku ajahalduse töövoo poole. See samm nõuab palju energiat ja aega, kuna peate läbima ulatuslikud mõtlemisprotsessid, et kõik ülesanded ja ideed ühte kohta haarata.

Kasutades saate kõiki GTD postkasti ülesandeid tõhusalt hõivata GTD-põhised ajahalduse rakendused nagu Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp jne.

Teine etapp: selgitage

Pärast ideede ja ülesannete sisestamist GTD postkasti peate need segased elemendid teisendatavateks toiminguteks teisendama. Järgige kõigi postkasti üksuste kohta allpool mainitud kontrollnimekirja:

1. Kui see võtab vähem kui kaks minutit, täitke ülesanne kohe.
2. Kui projekt lubab, otsige ülesannete delegeerimise võimalusi.
3. Pange viited, näiteks dokumendid, failid, kontaktandmed jms, konkreetse ülesande kommentaaride jaotisesse.
4. Kui peate tulevikus mõne ülesande täitma, määrake tähtaeg.
5. Kustutage kõik elemendid, mis pole isiklikus või ametialases kontekstis asjakohased.

Seotud: Algajate juhend Asana kasutamiseks mis tahes projekti jälgimisel

Kolmas etapp: korraldage

Oma ülesannete korraldamiseks peate need loendama ajutiste ülesannete loendis edasiseks töötlemiseks järgmiste üksuste põhjal:

1. Kalender: Peate oma kalendrisse kohtumised sisestama. Võite hakata kasutama kalendrirakendusi, kuna need on tõhusamad kui paberil olevad kalendrid.
2. Järgmised toimingud: Ühtegi projekti jaoks mittesobivad ülesanded peaksid olema loendis Järgmised toimingud. Teil võivad olla erinevad kontekstispetsiifilised loendid, nagu majapidamistööd, isiklikud, töö-, telefonikõned jne.
3. Projektid: Projektid peate kontekstide põhjal eraldi loendis korraldama. Määrake projekti igale ülesandele konkreetsed tähtajad ja vaadake projekti loend iga päev üle.
4. Ootama: Kui delegeerite mõned projektiülesanded teistele, peaksite nende ülesannete jaoks pidama meeldetuletuste loendit.

Ülesannete loendid ja märkmete tegemise rakendused, nagu TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote jne aitavad teil ülesandeloendeid korrastada ja vaadata.

Neljas etapp: kaasake

Saate süsteemselt, mida järgmises etapis Engage teha, kasutades järgmist nelja kriteeriumi:

1. Sisu: Teil on töö, elu ja hobidega seotud erinevad ülesanded. Neid tuntakse kontekstidena. Kõigi nende kontekstide jaoks peate looma eraldi ülesandeloendid.
2. Vaba aeg: Kui teil on sihtkohta sõites umbes 15 minutit, võite tõenäoliselt peatuda toidupoes, et osta oma ostunimekirjas loetletud esemeid.
3. Saadaval energia: Planeerige keerukad ülesanded selleks ajaks, kui olete energilisem. Jätke lihtsad ülesanded madalaks energiatasemeks tundideks.
4. Prioriteet: Samuti saate määrata, mida edasi teha, sõltuvalt ülesannete prioriteedist ülesandeloendis.

GTD meetodit järgivad ülesande haldamise tööriistad võimaldavad teil lisada filtritega kohandatud ülesannete vaateid. Need filtrid võivad olla prioriteedid, tähtaeg, volitatud isik, märksõnad, loomise kuupäev jne. Sellised rakendused automatiseerivad GTD-meetodit ka selliste vaadete kaudu nagu täna, eelseisvad, vaated järgmisena, kontekstid sildi kaudu jne.

Seotud: NTask'i parimad omadused sujuva projektijuhtimise jaoks

Viies etapp: vaadake üle

GTD elementide, näiteks kalendrikirjete ja ülesandeloendite, ülevaatamine hoiab teie GTD süsteemi ajakohasena. GTD meetodis saate parima tulemuse saamiseks harjutada iganädalasi ülevaateid. Ülevaatusetapp võimaldab teil täpsustada oma ajajuhtimise töövooge ja tuvastada järgmised sammud.

Tööülesannete haldamise tööriistad mida võite kasutada toimingute tegemiseks, automatiseerib ülevaatuse sammu. Rakendused nagu Infinity, Trello, Asana, Todoist jms on varustatud sisseehitatud GTD ülevaatemallidega. Need mallid pakuvad kõiki kontrollpunkte, mille peate läbima GTD töövoo edukaks iganädalaseks ülevaatamiseks mis tahes projekti või ülesande jaoks.

Rakendused võimaldavad teil ka neid ülevaatemalle kohandada vastavalt teie projekti vajadustele. Näiteks saate luua kahe nädala tagant ülevaate, mitte iganädalase ülevaate. Iganädalaste mõtiskluste ja järgmise nädala fookuse määramiseks saate luua ülesannete kommentaare või alaülesandeid.

Tehke asjade saamise süsteemiga tootlikumaks

GTD-meetod jagab kogu ülesande haldamise protsessi viieks lihtsaks etapiks: hõivamine, selgitamine, korrastamine, ülevaade ja kaasamine. GTD süsteem ja asjaajamise tööriistad aitavad teil ajumahtu ülesande täitmisel rohkem kasutada kui ebaproduktiivseid mõtteid.

Optimaalse tootlikkuse saavutamiseks teadke, kuidas valida ülesannete haldamiseks parim rakendus, rakendades samal ajal regulaarselt GTD-meetodit.

Veebiülesanne ülesannete haldamiseks: 10 nõuannet õige rakenduse valimiseks

Kui soovite oma projektide tõhusamaks haldamiseks valida ülesandehalduse rakenduse, kaaluge järgmist.

Loe edasi

Autori kohta