14 parimat e-posti etiketi nõuannet, mida peate teadma

Olenemata sellest, kas olete sisukirjutaja, turundaja, arendaja või töötav vabakutseline, on e-post meie kaasaegse maailma lahutamatu osa.

Tegelikult on see vabakutseliste seas kõige tavalisem suhtlusvorm. Seetõttu on oluline õppida e-kirjade saatmise parimaid tavasid ja etiketti, kui soovite kliente meelitada ja hoida.

1. Harjuta kiiret vastust

Kuna vabakutseline äri sõltub e-posti suhtlusest suurel ajal, on oodatud standardiks saanud kiire reageerimine.

Kui te ei veeda aega pere ja sõprade seltsis, peaksite alati püüdma vastata kõigile oma e-kirjadele tunni jooksul. Kui see pole võimalik, vastake samal päeval kliendi tööajal.

2. Selgitage punkti alguses

Teie kliendid ei pea teie e-kirja lugema lõpuni või veel hullem mitu korda, et mõista mõtet, mida proovite teha. Kui kirjutate e-kirja, siis kindlasti öelge oma sõnum kohe alguses selgelt ära - kas teemas või tekstis.

Teema peaks olema lühike ja konkreetne. Rõhutage e-kirja sisus täpppunktide abil oma kõige olulisemaid üksikasju.

Seotud: Kõige populaarsemad e-posti teenuse pakkujad kui Gmail ja Yahoo Mail

3. Kontrollige üle grammatika ja õigekiri

Teie e-post peegeldab seda, kes te olete. See näitab, mida kliendid teilt töö kvaliteedi osas ootavad. Isegi kõige kogenumad spetsialistid teevad kirjavigu, eriti nutitelefonidest kirjutades. Kliendid ei saa sellistest vigadest siiski head esmamuljet.

Kui olete kirjutamise lõpetanud, lugege e-kiri valjusti ette, et saaksite teada grammatilisi vigu. Täiendava abi saamiseks võite kasutada ka veebitööriistu.

4. Hoia lühidalt

Kui olete kirjanik, kes on pärit kirjanduslikust taustast, võib olla keeruline endale vastu panna lillelises keeles kirjutamisest. Kuid tavalise inimese jaoks saab see ainult koodiks, mida nad ei suuda dešifreerida!

Hoidke oma e-kirjad alati lühikesed ja lihtsad. Kirjutage väikeste lausetega ja kasutage sõnu, mida kõik teavad. Kui peate edastama teavet, mis ei mahu mõnesse lõiku, on parem ajastada virtuaalne koosolek või telefonikõne.

5. Vastake kõigile päringutele

See punkt võib tunduda vastuoluline eelmise osutiga, kus palusime meilil lühikese aja hoida. Noh, kui lühiduse huvides jätate oma kliendi küsimused vahele, on see lugupidamatu tegevus.

Saatke e-posti igas jaotises küsitud päringud eraldi jaotistesse. Nii et klient teab, et lugesite tema e-posti tähelepanelikult. Kui te ei saa küsimusele kohe vastata, mainige seda, kui saate.

6. Järgige ühtset ja standardset vormingut

Klientidele e-kirjade kirjutamise ajal kasutage kõigi e-kirjade jaoks ühte vormingut. Kasutage igal meilil sama tüpase, fondi suurust, fondi värvi ja tekstistruktuuri. Kui teil pole ühtegi standardset vormingut, näeb üks e-posti niit imelik välja.

Ärisuhtluseks saate kasutada selliseid fonte nagu Arial, Calibri ja Verdana. Suuruse järgi on 12 ohutu. Värviliste fontide kasutamine pole sellise professionaalse suhtluse jaoks soovitav - jääme mustaks.

7. Lõpeta allkirjaga

Sõltumata teie professionaalsest staatusest, on alati hea, kui meilide lõpus on e-posti allkiri koos oma kontaktandmetega. See aitab inimestel teid meeles pidada, et nad saaksid teiega vajaduse korral viivitamatult ühendust võtta.

Isikupärastatud allkirja lisamine e-kirja lõppu on lihtne ja see muudab teid ainult professionaalseks. Lisage allkirjas oma kontaktandmed.

Seotud: E-posti allkirja lisamine Microsoft Office 365-s

8. Kasuta kontorivälist e-posti malli

Võite puhkusele minna, kuid vabakutselise töö ajal veenduge, et teie kliendid teaksid seda. Lisaks neile isiklikult e-posti teel hoiatamisele on tore, kui teil on kontoriväline vastaja.

Mitme kliendiga töötades peate haldama tähtaegu. Samuti peavad teie kliendid teadma, millal nad võivad teie vastust oodata.

9. Alati järelkontroll

Klientide jälgimine on hädavajalik, kui ootasite vastust, kuid ei saanud. Jätkamismeilis saate kopeerida kogu asjakohase teabe ja uuesti lisada kõik olulised failid, et klient saaks vajaliku teabe hõlpsalt teada.

10. Kasutage õiget keelt

Kasutage oma klientidega suheldes standardset erialakeelt. Vältige emotikonide kasutamist sellistes ametlikes vestlustes. Alustage e-kirja viisakalt tervitades ja pöördudes otse klientide poole nende nimedega.

Ärge kasutage KÕIKI CAPS-i ega akronüüme nagu ASAP või RSVP. Samuti on parem mitte kasutada oma kliendi nime lühivormi.

11. Vältige ärritunud või vihase vastuse saamist

Pole tähtis, kui kaua te olete vabakutseline äri, juhtub kindlasti olema pettunud ja vihane oma töö pärast. Kui mõned klientide meilid ajavad teid ärritama, oleks loomulik instinkt kohene vastus.

Kuid hoiduge alati vastamast, kui emotsioonid teid kannavad. Jääge professionaalseks ja kirjutage lihvitud vastus, kui olete maha rahunenud.

12. Suhtlemine muude meetodite abil

Vabakutselisena kasvades teaksite, millal saate arutelu võrguühenduseta. Aegatundliku teabe jagamise ajal ärge usaldage ainult e-kirju. Paarige see alati mis tahes reaalajas suhtlusvormiga, näiteks telefonikõne või lõtv sõnum.

13. Ärge proovige sõpru leida

Olete siin selleks, et luua oma kliendiga ärisuhteid, mitte selleks, et nendega sõbrustada. Alati on ohutu mitte olla oma kliendi suhtes naljakas või nutikas. Pea kinni oma sõnumi teabest ja eesmärgist. Kui teil on professionaalne suhe, pole kiiret neile oma isikupära näidata.

14. Ärge jätke vastamist vahele

E-kirjale hilinemine või selle täielik vahele jätmine võib teile projekti maksma minna. Kui teie postkast on täis müügimeile ja tarbetuid infolehti, võite oma kliendi olulistest meilidest ilma jääda.

Märkige olemasolevate klientide meilid lemmikuteks, et need jõuaksid postkasti kohale. Kõigile tööga seotud meilidele kiireks juurdepääsuks hoidke oma meilid korras.

Nutikad e-posti etiketid avaldavad teie klientidele muljet

Ettevõtte tõhusaks juhtimiseks on e-kirjade saatmine protsessi oluline osa. Proovige neid kiireid häkke, et luua professionaalne e-post ja esitleda end potentsiaalsetele ja olemasolevatele klientidele nutikamalt ja paremini.

Sulgemise viis parimat omadust sujuva ärijuhtimise jaoks

Kui teie ettevõte hõlmab vabakutselisi töötajaid või konsultante, kaaluge juhtimise parandamiseks Cloze kasutamist.

Loe edasi

Autori kohta