Heade meilide kirjutamise mõistmine on eriti töö jaoks ülioluline oskus. Sõltumata sellest, kas teil on väikeettevõte või olete füüsilisest isikust ettevõtja, käsitsete iga päev arvukalt e-kirju.
Te võite kasutada e-kirju peamise suhtlusviisina teiste ettevõtete ja klientidega. E-kirja kirjutamine võib tunduda lihtne ülesanne, kuid inimesed kannatavad sageli valesti suhtlemise all.
Siin on mõned näpunäited, mis võivad aidata!
1. Ole täpne
E-posti teel suhtlemisel peate olema konkreetne selles osas, mida räägite. Lihtne e-kiri, näiteks "Mul on vaja, et see oleks homme tehtud". ei piisa, kui edastate töötajat.
Ehkki teie töötajad peaksid enamikust teie ütlustest aru saama, siis miks peaksite valesti suhtlema, kui saate selle asemel olla otsene?
2. Struktureerige oma e-post korralikult
Teemarea optimeerimine
Teie e-posti kõik aspektid, alates teemareast kuni tekstini, peaksid olema optimeeritud.
Saate iga päev lugematul arvul e-kirju ja mõned neist kipuvad silma paistma, eks? Tavaliselt on need optimeeritud teemareaga. Teie e-kirja pealkiri peaks olema seotud e-kirja üldise teemaga.
Kui teemat ei tunta ära või see tundub ebaoluline, kustutame meili enne selle lugemist lihtsalt ära. Selle vältimiseks veenduge, et teie teemarida oleks õigesti üles ehitatud.
E-posti sisu
Alustage oma e-kirja tervitamisega. Klientide ja äripartneritega suheldes on oluline olla ametlik. Mitteametlikku kõnet on vajaduse korral täiesti hea kasutada, kuid enamasti on parem kasutada ametlikku kõnet.
Mis on küsimus või tegevus, mida proovite edastada? Pärast teretamist on hea jõuda asja juurde. Ärge kartke olla otsekohene.
Sulgemine
Teie e-kirja lõpp on viimane asi, mida teie kliendid või äripartnerid loevad. See võib mõjutada seda, kas nad annavad teile vastuse või mitte.
Proovige e-kiri lõpetada nagu vestluses. Teil on paremad võimalused positiivse vastuse saamiseks, kui olete oma üleskutsega sõbralik, professionaalne ja selge.
Manuse saatmine
Kui teil on suur manus, mille soovite saata, ei tohiks seda teha e-posti teel. Selle asemel laadige fail üles failide jagamise teenusesse ja saatke selle asemel link. See näeb välja palju professionaalsem.
3. Redigeerimine ja korrektuur!
E-posti ettevalmistamisel proovige ette kujutada, et kõik ettevõttes olevad inimesed seda loevad. E-kirjade loomine on kiire, kuid need võivad jätta püsiva mulje, seega vaadake oma töö enne klõpsamist kindlasti üle Saada.
On palju tasuta veebitööriistu, mis aitavad teil tagada, et teie töö on hästi kirjutatud ja grammatiliselt õige. See sisaldab lauseehitust, kirjavahemärke, õigekirja jms.
Grammatiliselt
Grammatiliselt analüüsib teie kirjutatud teksti ja kontrollib grammatilisi vigu. Saate selle installida brauserilaiendina ja seega on teil juurdepääs sellele, olenemata sellest, millist veebisaiti te kasutate.
Näiteks saab Grammarly kontrollida teie grammatikat, kui sisestate oma e-posti Gmaili või muudele e-posti saitidele.
Grammarly on saadaval tasuta, kuid sellel on ka lisatasu versioon. Selle tasuta versioon teeb head tööd põhi- ja edasijõudnute grammatika- ja kirjavahemärkide, näiteks komade, pealelõigete, alliteratsiooni, fragmentide jms tuvastamisel.
Samuti kontrollitakse õigekirjavigu, plagiaati ja kirjutamisstiili. Grammarly esmaklassiline versioon lisab lisavõimalusi kõigele, mida tasuta versioon pakub. Kuid lisatasu Grammarly on enamasti mõeldud neile, kes kavatsevad artikleid avaldada.
Seotud: Kas grammatiline lisatasu on seda väärt? Siin on kõik, mida peate teadma
Hemingway toimetaja
The Hemingway toimetaja on tasuta veebitööriist, mis aitab teil kirjutamisstiili parandada. Platvorm sobib ideaalselt lühikeste tükkide, näiteks meilide redigeerimiseks.
Lisaks julgustab Hemingway toimetaja teid kirjutamisel olema selge ja otsekohene, isegi kui kirjutate pikki keerukate lausetega artikleid. Selle redaktori abil saate hinnata oma töö keerukust ja loetavust.
Kas teadsite, et Microsoft Wordil on suurepärased tõestamisvõimalused? Kui avate Microsoft Wordi, klõpsake nuppu Fail> Valikud> Proovimine. Võite valida automaatse paranduse ja õigekirja valikud, mida soovite, et Microsoft Word kontrolliks.
Lisaks pakub ka Microsoft Microsofti toimetaja, brauserilaiend, mis aitab teil kontrollida oma dokumentides grammatikavigu, stiili ja muud.
Microsoft Wordi meilide muutmisel on suurepärane see, et muutmine / vormindamine sobib suurepäraselt mõnele e-posti rakendusele / saidile, näiteks Gmailile või Outlookile.
Täna on enamikul populaarsetel e-posti pakkujatel integreeritud redigeerimisvalikud. Paljud neist kontrollivad ka grammatikavigu. Muud kui Gmail, on Yahoo ja Outlookil ka meilide vormindamisvalikud.
Seotud: Kõige populaarsemad e-posti teenuse pakkujad kui Gmail ja Yahoo Mail
Siit saate teada, kuidas täiuslikku e-posti üles ehitada
Enamik meist veedab märkimisväärse osa päevast meilide koostamisel ja lugemisel. Paljudel juhtudel võivad need meilid teistele segadust tekitada. Eespool nimetatud näpunäited peaksid aitama kirjutada lühikesi, selgeid ja hõlpsasti mõistetavaid e-kirju.
Teie e-kirjad peegeldavad teie professionaalsust, tähelepanu detailidele ja väärtusi. Nii et pidage kindlasti meeles, kuidas teised teie e-posti tooni tõlgendavad.
Kas soovite Gmailist maksimumi võtta? Kasutage neid tasuta rakendusi ja brauserilaiendeid oma postkasti tagasilükkamiseks ja e-posti kasutuskogemuse parandamiseks.
Loe edasi
- Tootlikkus
- Kirjutamisnõuanded
- E-posti näpunäited
Logan proovis paljusid asju enne, kui 2011. aastal kirjutamisse armus. MakeUseOf annab talle võimaluse jagada oma teadmisi ning koostada kasulikke ja faktidega seotud artikleid tootlikkuse kohta.
Telli meie uudiskiri
Liituge meie uudiskirjaga, kus leiate tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e-raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!
Tellimiseks klõpsake siin