Mis on ajabokseerimine ja kuidas see teie tootlikkust suurendab?

Kui teil või teie meeskonnakaaslastel pole konkreetse ülesande täitmiseks tähtaega, võite olla vähem produktiivne. Ajahalduse kasutamine aja haldamiseks aitab teil vähendada aja lekkeid ja suurendada tootlikkust.

Paljud globaalsed organisatsioonid ja väga edukad spetsialistid kasutavad ajaboksi tehnikat. Artiklis selgitatakse, mis on ajabokseerimine, kuidas see toimib, ning selle plusse ja miinuseid.

Mis on ajaboksimine?

Timeboxing on ajajuhtimise taktika, mis keskendub projekti eesmärkidele. Kui rakendate seda strateegiat oma töö- või isiklikus elus, olete sellega paremini varustatud lõpetage viivitamine ja suurendage tootlikkust.

Timeboxid on ajaboksi ühikud. Ajakast peaks olema ülesande realistlik, kuid fikseeritud ajakava. Kui töö on keeruline, saate määrata mitu ajaboksi. Ajakastid võivad olenevalt projektist ja selle ülesannetest olla minutid, tunnid, päevad, nädalad või isegi kuu.

Timeboxing võimaldab teil planeerida projekti iga ülesande ajaeelarvet. Istute oma meeskonnaga maha ja loote projekti jaoks ülesannete loendi. Teie ja teie meeskond peaksid koos mõtlema, et määrata ülesannete tähtaeg.

Sellised andmed nagu ülesanded, ressursid ja määratletud ajaboksid on tavaliselt saadaval ülesannete haldamise rakenduses. Timeboxi meetod on ülemaailmselt tunnustatud ajajuhtimise protseduur, mis tagab kvaliteetse töö võimalikult madala ajaga.

Kuidas seadistada ajaboksi

Kui te ei usu, et ajaboksi seadistamine nõuab palju pingutusi, olete üllatunud, et see pole tegelikult nii keeruline kui kõlab. Siin on mõned kiired sammud ajaboksi seadistamiseks ja selle kasutamiseks tulevaste projektide jaoks:

1. Looge projekti ülesannete loend:

Võite kasutada mis tahes veebirakendusi, näiteks Punakäpp ja OmniFocus mis tahes projekti ülesannete jaoks ülesandeloendi loomiseks. Enne ülesannete loendi lõplikku vormistamist veenduge, et teie ja teie meeskond uuriksid korralikult.

Seotud: Elegantsed ülesandeloendirakendused produktiivsele minimalistile

2. Grupeerige ülesanded ja seadke need tähtsuse järjekorda:

Peate märkima sarnased ülesanded ja rühmitama need kõrval asuvatesse ajakastidesse. See aitab teil või teie meeskonnal vältida tarbetut ajakadu ülesannete vahetamisel.

Samuti peate mõned ülesanded tähtsuse järjekorda seadma ja viima need esimesse ajaboksi komplekti. Arutlege projekti omaniku või kliendiga ülesannete täpseks prioriseerimiseks. Märgistage prioriseeritud ülesanded eraldi värvikoodiga.

Võite kasutada selliseid rakendusi nagu nTask, Wrike, Trello, Basecamp jne kiiremaks veebipõhiseks rühmitamiseks ja prioriteetide seadmiseks.

3. Andke igale ülesandele ajakast:

Fikseeritud aja eraldamiseks üksikute ülesannete jaoks peate arvestama kohaletoimetamise tähtajaga, mille te kliendile pakkusite. Nüüd võite kohtuda oma meeskonnaga ajurünnakul, et kokku leppida projekti ülesannete realistlik ajaboksi eraldamine.

4. Määrake puhkepauside ajakast:

Pange paika ratsionaalsed kindlad ajad, tehnilised seisakud ja muud mittetootlikud ülesanded, mis kulutavad ka iga projekti ajaeelarvet.

Saadaval on palju meeldetuletusrakendusi, mille abil saate puhkuse ajakastis puhkepausi meelde tuletada. The populaarsust koguvad meeldetuletusrakendused on TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana meeldetuletus jne.

Seotud: Kuidas jälgida oma vabakutselise tööaega õigeaegse rakendusega

5. Milline ajaboksi valida:

Ajakarbis võiks olla kahte tüüpi: kõva ja pehme. Pehme ajaboks soovitab ülesande lõpuleviimiseks lõpupoole. Teisest küljest käsib raske ajabokseerimine lõpetada ülesandega töötamine, kui eraldatud aeg on läbi, isegi kui töö jääb poolikuks.

Lihtsate ülesannete jaoks oleks abi, kui valite raske ajaboksi. Investeerige kõvast ajakastist säästetud aeg keerulistesse ülesannetesse läbi pehme ajaboksi.

6. Kasutage ülesannete jaoks taimerit:

Kui teie või teie meeskond alustavad ülesannet, kasutage aja jälgimiseks taimerit. Pange ülesande tegemiseks kulunud aeg analüüsimiseks ülesannete loendisse. Abi oleks, kui kasutaksite oma arvutites näiteks automaatseid taimeri rakendusi Liivakell ja SnapTimer.

7. Hajameelsused eemal:

Ajakastid aitavad teil ja teie meeskonnal keskenduda ülesandele. Samuti aitab see ajavoogu kõige paremini kasutada tootlikkuse suurendamiseks. Kuid ajaboksi abil näete täiustusi ainult siis, kui pühendate oma tähelepanu ülesandele käimasoleva timboxi ajal.

Töö kõrvalejuhtimise peatamiseks peate peatama kõik teatised, mis võivad teid häirida antud ülesandelt. Võite kasutada selliseid tööriistu nagu Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl jne.

8. Ülevaade ja premeerimine:

Esialgsel etapil peate salvestama palju andmeid oma ajaboksi protsessist. Peate salvestama andmed, näiteks ülesannete numbrid, ajaboksid, aeg ülesande kohta jne. Kasutage neid kogutud andmeid, et hinnata, kuidas ajabokseerimine aitab teil ja teie meeskonnal saavutada soovitud tootlikkuse tase.

Aeg-ajalt saate oma meeskonnaliikmeid premeerida, kui nad täidavad ülesandeid etteantud ajakastis. See aitab meeskonna liikmete motivatsiooni kasvatada.

Timeboximise plussid

Timeboxi taktika kehtib kõigele, mis on seotud ajakuluga. Ükskõik, kas see on teie majapidamistöö või ametialane vastutus, näete ajaboksi harjutamisel kohest kasu. Mõned eelised on:

1. Teie ja teie meeskond muutuvad oma aja ära kasutamisel tõeliselt ettevaatlikuks.
2. Timeboxing võimaldab teil tõhusalt keskenduda projektitööle, et pakkuda kvaliteetseid tooteid või teenuseid.
3. Timeboxing tagab, et täidate ühe ülesande korraga, vähendades seeläbi ülesandekoormust.
4. Timeboxing on eesmärgipärane tööjuhtimise tehnika. Kui teie või teie meeskond töötab eesmärgile orienteeritud keskkonnas, tunnete end motiveerituna.
5. Ajaboksi abil saate nautida paremat töö- ja eraelu tasakaalu. Ajakaardid ütlevad teile tõhusalt, millal teie kalender on vaba juhusliku meeskonna koosoleku või pereõhtusöögi jaoks.

Timeboxi miinused

Lisaks mitmekülgsele eelisele on ka mõned puudused, mis on:

1. Sobiva ajatabeli strateegia seadistamiseks võib kuluda mõningaid kogemusi.
2. Mõni väidab, et ajaboksi sihtmärkide tõttu ei saa nad pakkuda kvaliteetset teenust ega tooteid.
3. Mõned spetsialistid võivad end kalendrist ülesandeid nähes ülekoormatuna tunda.
4. Mõni inimene usub, et taimeri taimerid häirivad neid töölt lahkumisel.

On aeg timeboximiseks

Eespool nimetatud ajabokteerimisstrateegiad ja näpunäited aitavad teil saavutada jätkusuutlikku tootlikkust ja kasvu oma töö- või isiklikus elus.

Automaatseid ja võrgus olevaid ülesannete haldamise rakendusi kasutades on teil lihtsam ajavõtte rakendamine. Kui soovite ajaboksi koostamisel kasutada ülesannete haldamise rakendust, veenduge, et valisite õige, nii et te ei pea rakendusi sagedamini vahetama.

Veebiülesanne ülesannete haldamiseks: 10 nõuannet õige rakenduse valimiseks

Kui soovite oma projektide tõhusamaks haldamiseks valida ülesandehalduse rakenduse, kaaluge järgmist.

Loe edasi

Autori kohta

Laiendage, et lugeda kogu lugu