Projektis võivad ka väikesed vead osutuda teie karjääri jaoks kulukaks. See võib ka projekti rööbastelt välja jätta ja negatiivselt mõjutada teie tulemuslikkust, lisaks sellele, et see maksab teie organisatsioonile palju raha.
Siin on mõned levinumad projektijuhtimise vead, mida peaksite iga hinna eest vältima.
1. Õige meetodi mittetäitmine
Edukas projekt vajab projekti nõuete ja meeskonnaliikmete võimete kohast sobivat strateegiat. Projekti edukuse suunas liikumiseks peate leidma parima projektijuhtimise metoodika, et liikmed oleksid keskendunud ja pühendunud.
Enne strateegia väljatöötamist saate SWOT-analüüsiga hinnata oma meeskonnaliikmete tugevaid ja nõrku külgi. SWOT-tööriistad võimaldavad teil valida projekti eesmärgi ja sisestada andmed tugevuste, nõrkuste, võimaluste ja ohtude kohta.
2. Ebaefektiivne suhtlus
Efektiivse suhtluse puudumine on üks peamisi projektijuhtimise lõkse, millega võite kokku puutuda. Arusaamatuse ajal süüdistavad meeskonnaliikmed üksteist; kuid see projekt on lõpuks takistatud.
Selliste probleemide vältimiseks pidage projekti liikmete vahel alati selget suhtlust. Kõigi pidev hoidmine on abiks väärsuhtluse vältimisel. Teavitage otsuste muudatustest kindlasti teisi sidusrühmi.
Reaalajas suhtlemiseks valige rakendused nagu Slack, mis peavad kogu vestluse kohta arvestust. Google Jamboard on tugev valik audio-video suhtlemiseks projektijuhtimisega seotud meeskonnaliikmete vahel.
Seotud: Mis on lõtvus ja kuidas see töötab?
3. Projektihaldustarkvara ei kasutata
Projektide arukaks haldamiseks peaksite kasutama kõige paremini automatiseerimist ja programmeeritud tööriistu. Edukad organisatsioonid rakendavad projektijuhtimise sujuvamaks muutmiseks ühe või mitu rakendust.
Projektijuhtimisvahendid parandavad ressursitõhusust ja edusammude jälgimist, olenemata projekti suurusest ja tüübist. Sa võid kasutada ProofHub kavandada ja teostada projekte Kanbani tahvlite, Gantti graafikute, veebipõhise korrektsiooni ja dünaamiliste aruandlusfunktsioonide kaudu.
Võite ka proovida Klõpsake nuppuUp projektide või ülesannete haldamiseks, et kasutada selliseid funktsioone nagu sõltuvus ülesandest, korduvad ülesanded, kiire laudavaade ja kommentaaride määramine ülesannetena. Samuti saate selle abil valida oma projektile sobiva malli ja see lisab automaatselt võimalikud ülesanded.
4. Meeskonnaliikmete sisendi puudumine
Üks projekti ebaõnnestumise peamisi põhjusi on meeskonnaliikmete toetuse puudumine. See võib juhtuda, kui projektijuht meeskonda ei kuula. Kui meeskond ei hooli projekti kasuks, võib see olla negatiivne.
Enne projekti ja projekti ajal peaks meeskond juhiga mitu korda kohtuma. See aitab neil mõista projekti olulisust ning arutada selle strateegiat ja töövoogu.
Kui näost näkku kohtumine pole teostatav, saavad meeskonnad virtuaalse koosolekuga liituda Suum kus nad saavad osaleda küsitlustes ja tahvli funktsiooni kaudu projekti arutada. Google Meet pakub ka veebipõhist koosolekuruumi koos selliste funktsioonidega nagu automatiseeritud reaalajas pealdis ja koosoleku korraldajale rohkem juhtnuppe.
5. Kvalifitseeritud ressursside puudumine
Kogemusteta ja ebaefektiivsete ressursside valimine võib kogu projekti ohtu seada. Sageli valite projekti liikmed nende kättesaadavuse põhjal, mitte nende oskuste ja kogemuste põhjal, mis on seotud asjakohaste projektidega.
Sel põhjusel on hädavajalik valida mõistlikult meeskonnaliikmed, kes suudavad projekti eduka lõpuni viia määratud aja jooksul. Kui teie organisatsioonil puudub konkreetse projekti jaoks vajalik tööjõud, võite alati tellida tõhusad ja kogenud inimesed Upwork või Fiverr.
6. Samaaegselt mitme projektiga töötamine
Paljude projektidega korraga töötamine võib teile teemaks olla ja negatiivselt mõjutada teie töö kvaliteeti ja efektiivsust. Kitsaskohtade vältimiseks delegeerige suure projekti kallal töötades kõik muud ülesanded. Kui peate korraga haldama mitut projekti, kasutage ülesannete haldamiseks kalendri- ja ülesandeloendirakendusi.
Google'i kalender on mitmekülgne kalendrirakendus, mida peaksite kasutama mitmes projektis osaledes. See võimaldab teil ajastada kalendrisündmusi e-kirjadest ja vestlustest, jagada oma saadavust ja vaadata isiklikke või äriüritusi ühes kohas.
Samuti saate Todoisti abil kõiki ülesandeid tsentraliseerida ja korralikult korraldada. Selleks on probleemivaba viis sünkroonige Google'i kalender Todoistiga rakendus.
7. Aja ebapraktiline hindamine ja haldamine
Projektijuhina olete kohustatud kõiki rajal hoidma. Ja selleks võite mõnikord pakkuda kliendile ebareaalset ajakava ja koormata meeskonnaliikmeid ületundidega. Teise stsenaariumi korral viib teie leebus meeskonna suhtes projekti viivitamiseni. Mõlemad on kahjulikud teie projektile ja kliendi-organisatsiooni suhetele.
Kasutades tõhusaid aja jälgimise tööriistu nagu Time Doctor aitab teil töötajate tootlikkust jälgida ja aeg, mille iga ülesanne võtab. Kui teie projekt hõlmab arveldamist tööaja põhjal, saate seda kasutada Õigeaegselt hoolika arve koostamise töökande loomise eest.
8. Meeskonna mikrojuhtimine
Projektijuhina ei tohiks oma meeskonnaliikmeid mikromajandada. Meeskonna liikmed võivad seda harjumust pidada usaldamatuse märgiks. See võib negatiivselt mõjutada töökeskkonda. Oma meeskonnale teatava vabaduse pakkumine innustab neid hoolsalt töötama ja looma positiivse keskkonna.
Sa võid kasutada Asana seada eesmärgid projekti alguses ja saada teatis, kui meeskond on teatud ülesande täitnud. Meeskonnatöö on veel üks ülesannete haldamise rakendus, mis võimaldab teil teistele ülesandeid määrata ja jälgida meeskonna ribalaiust ja ülesannete delegeerimise suutlikkust, et vältida läbipõlemist.
9. Võimetus projekti ulatust hallata
Poole projekti ulatuse muutmine toob kaasa kulude ja aja valesti jaotamise, seades samas ohtu projekti edukuse. Isegi väike muudatus võib kogu operatsiooni edasi lükata.
Nende probleemide vältimiseks on teil algusest peale täpselt määratletud ulatus. Projekti tulemuste nõuetekohase haldamise tagamiseks jälgige projekti edenemist teravalt. Hoidke sponsoreid alati hästi kursis ka võimalike muudatuste korral.
Koos Wrike, saate hallata projekti, millel on palju ülesandeid ja alamülesandeid, töövoogu. Selle töögraafikud ja ressursside haldamise funktsioonid aitavad teil projekti ulatust probleemideta hallata.
NTask on veel üks projektijuhtimise tööriist see hoiab teid kursis projekti edenemise ja eelarve kasutamisega, et saaksite eeldada projekti võimalikke muudatusi.
Vältida levinud vigu edukaks projektijuhtimiseks
Nõuetekohane planeerimine, valvsus ja läbipaistev suhtlus tagavad vaevatu projektijuhtimise. Proovige neid näpunäiteid, et vältida tavaliste projektijuhtimisvigade tegemist ja lõpetada projektid õigeaegselt.
Gantti diagrammid võimaldavad teil planeerida ülesandeid päevaks ja visualiseerida projekti edenemist. Vaadake neid 5 tasuta rakendust!
Loe edasi
- Tootlikkus
- Aja planeerimine
- Ülesannete haldamine
- Mitmeülesanne
- Projekti juht
- Keskendu
Tamal on MakeUseOfi vabakutseline kirjanik. Pärast oluliste kogemuste omandamist tehnoloogia, rahanduse ja ettevõtluse alal töötleb oma eelmises töökohas IT-konsultatsioonifirmas, võttis ta 3 aastat tagasi täiskohaga kutse kirja. Kuigi ta ei kirjuta tootlikkusest ja viimastest tehnoloogiauudistest, armastab ta mängida Splinter Celli ja vaadata binge-Netflixi/ Prime Video.
Telli meie uudiskiri
Liituge meie uudiskirjaga, kus leiate tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e-raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!
Tellimiseks klõpsake siin