Eduka ürituse korraldamine on nii tasuv kui ka stressirohke kohustus. Eelarve koostamiseks, mis arvestab ettenägematute asjaoludega, ühe või mitme sobiva asukoha leidmiseks, ürituse reklaamimiseks jne, on teil vaja erilisi oskusi.
Kuid lisaks sellele, et ta on tähelepanelik detailidele, organiseerimisoskustele ja osav võrgustik, sündmuste planeerimise tarkvarale tuginedes saate haldusprotsessi sujuvamaks muuta ja säästa aega.
Ideaalse sündmuste planeerimise rakenduse valimine
Sündmuste planeerimise rakendusi on palju, millest igaüks pakub konkreetseid funktsioone. Parim ürituste haldamise tarkvara on aga see, mis vastab teie vajadustele, kuna erinevad sündmused nõuavad erinevaid funktsioone.
Niisiis, peate kirjeldama oma eelseisva sündmuse vajadusi, et teada saada, kuidas valida ideaalne tarkvara. Siin on mõned küsimused, mis aitavad teil seda ülesannet täita:
- Millist tüüpi üritusi te korraldate, kas isiklikult, virtuaalselt või hübriidina? See aitab teil valida rakenduse, mis toetab sündmuse tüüpi.
- Kas see on kinnine või avatud üritus? Kui see on suletud üritus, võib teil vaja minna ainult tarkvara, mis aitab teil kutseid konkreetsetele külalistele saata. Vastasel juhul vajate sündmuse reklaamimiseks rakendust, millel on sisseehitatud turundustööriistad.
- Kas ürituste planeerimise tarkvaral on mobiiliversioon? Mobiilisõbraliku ürituste planeerimise tarkvara abil saate liikvel olles juurdepääsu kogu oma teabele. Rakendust saate kasutada ka sündmusega seotud teabe jagamiseks oma osalejatega.
- Kas peate arvutama palju toitlustusvarusid? Saate kasutada rakendust koos sisseehitatud sündmuste planeerimise kalkulaatoriga, et kogu teave oleks ühes kohas.
- Mida on ürituse jaoks vaja? Siia saate kirjutada kõik vajalikud tööriistad, sealhulgas teavitussüsteemid, piletisüsteemid, kohaloleku registreerimise tööriistad jne.
- Kas peate tegema koostööd teiste korraldajate või ürituste sidusrühmadega? Kui jah, peaksite valima rakenduse, mis võimaldab suhtlemist.
Need küsimused peaksid aitama teil sündmuste planeerimise rakenduste loendit kitsendada. Sõltuvalt sündmuse suurusest või kui te ei leia rakendust, mis vastab kõigile teie vajadustele, peate võib -olla segama erinevaid rakendusi. Seda silmas pidades peaksite kaaluma neid sündmuste planeerimise lahendusi:
Eventbrite on laialt tuntud kui üks neist parimad tööriistad enda ümber sündmuste leidmiseks, kuid selle tööriistakomplektis on ka sündmuste haldamise rakendus - Eventbrite Organizer.
Ükskõik, kas plaanite väikest koosviibimist või suurt pidu, võite loota Eventbrite Organizerile oma ühekordse tööriistaga oma sündmuste loomiseks, sündmuste müügi haldamiseks ja kohaloleku jälgimiseks otseülekande kaudu nutitelefoni.
Samuti saate Eventbrite'i abil oma sündmust veebis reklaamida ja oma kutsututega olulist teavet jagada.
Lae alla: Eventbrite'i korraldaja Android | iOS (tasuta, kohandatud hind)
Ürituse kavandamisel on nii palju liikuvaid osi. Sellepärast peab teil olema üks keskne asukoht, et püsida organiseeritud ja jälgida nii lõpetatud kui ka lõpetamata ülesandeid.
monday.com on võimas tööriist, mille abil saate tuua kõik oma jooksvad projektid samale platvormile. Kuigi see on eelkõige projektijuhtimise tööriist, see sisaldab ka sündmuste planeerimise funktsioone ja sisseehitatud malle, mida saate koos teiste kaasautoritega kasutada oma eelarve planeerimiseks või ajakavade korraldamiseks.
Võite kasutada Minu nädal funktsioon ülesannete loomiseks ja määramiseks teistele meeskonnaliikmetele, kasutades samal ajal juhtpaneeli oma edusammude jälgimiseks ja mõõtmiseks. Rakenduses saate meeskonna liikmetega suhtlemiseks kasutada ka saidi Monday.com, nii et te ei pea e -posti postkastide hunnikusse eksima. Proovi järgi monday.com võimsad organisatsioonilised tööriistad teie meeskonna koostöö võimendamiseks.
Lae alla: monday.com jaoks Android | iOS (saadaval on tasuta lisatasu versioon)
3. Taskuplaneerija
Ürituste planeerija üks kriitilisi oskusi on oskus koostada täpseid eelarveid, mis võtavad arvesse planeerimata olukordi. See tähendab, et peate pöörduma matemaatiku poole.
Kuid kõigi nende käsitsi arvutuste tegemine võib olla aeganõudev ja sageli peate tegelema tiheda ajakavaga. Taskuplaneerija on tõhus ja hõlpsasti kasutatav rakendus, mis aitab teil sündmusi täpselt hinnata. Kui kõik arvutused on ühes kohas, aitab see ka aega säästa.
Lae alla: Taskuplaneerija jaoks iOS (tasuta)
Social Tables on praktiline tööriist, mis on spetsialiseerunud sündmuste diagrammimisele, et aidata teil oma kohta visualiseerida, istekohti korraldada ja osalejatega koostööd teha.
Saate luua oma arhitektuuriplaani või kasutada alustuseks mõnda selle 3D -malli. Valige lihtsalt sündmuse tüüp, valige stiilile vastav mall ja kohandage seda vastavalt oma vajadustele.
Selle tarkvara abil saate kujundada oma ürituseruumi paigutuse, lisades sinna kõikvõimalikke eelnevalt valmistatud objekte, sealhulgas projektorid, lavad, lauad jne. Samuti saate tarkvara kaudu paigutust teiste kaasautoritega jagada.
Kui eelistate kõikehõlmavat sündmuste haldamise platvormi, et vältida žongleerimist mitme spetsialiseeritud tööriistaga, ei eksi Whova. See on multifunktsionaalne tarkvara, mis võimaldab teil hallata oma virtuaalseid, isiklikke või hübriidsündmusi sama süsteemi abil.
Mõned selle põhifunktsioonid hõlmavad sündmuste registreerimist, konverentside haldamist, sündmuste turundamist, veebisaitide loomist, osalejate registreerimist, osalejate kaasamist, võrgustike loomist jne.
Rakendust kasutades saate osalejatega jagada ka sellist teavet nagu ürituse päevakava ja muu logistika (parkimiskorraldus ja kaardid). Lisaks saavad osalejad kasutada oma võrgufunktsioone, et jagada sündmuse pilte, vahetada kontakte visiitkaartide skannimise teel või isegi saata üksteisele rakenduse kaudu sõnumeid.
Lae alla: Kelle eest Android | iOS (tasuta demo, kohandatud hinnakujundus)
Hallake oma sündmusi enesekindlalt
Nüüd saate loobuda aeganõudvast DIY-lähenemisviisist ja tugineda nendele sündmuste haldamise tööriistadele, et hõlbustada planeerimisprotsessi, lihtsustada toiminguid ja aidata teil edukamaid üritusi korraldada.
Arvestades aga seda, et pole kahte ühesugust sündmust, on kõige olulisem tuvastada oma vajadused ja valida kõige sobivam tarkvara, mis tasandab teie sündmuse iga elemendi. Minge edasi ja valige tarkvara, mis aitab teie järgmise sündmuse meelde jätta.
Miks mitte loobuda oma ülesannete rakendusest Google Drive'i planeerija jaoks? Need Google'i tööriistadega loodud veebiplaneerijad tõestavad oma mitmekülgsust.
Loe edasi
- Tootlikkus
- Ürituse piletid
- Koostöövahendid
- Aja planeerimine
- Planeerimise tööriist
Loic on MakeUseOfi vabakutseline sisukirjanik ja elukestev õppija. Ta on jahtinud oma kirgi kirjutamise vastu alates 2016. aastast. Talle meeldib proovida uusi tehnikavidinaid ja tarkvara, mis võivad aidata kasutajatel produktiivsemaks muutuda.
Telli meie uudiskiri
Liituge meie uudiskirjaga, et saada tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e -raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!
Tellimiseks klõpsake siin
