Kuidas luua oma esimese projektijuhtimise ajaskaala 7 lihtsa sammuga

Kas sa mõtled, kuidas oma projekti ellu viia? Kuidas alustada? Kas järgite tähtaegu? Need ärevust tekitavad mõtted käivad peast läbi. Vaatamata nende kehtivusele ei tohiks need teid aeglustada.

Õigeid tööriistu kasutades saate oma projekti lõpule viia. Projektijuhtimise ajaskaala kasutamine aitab teil oma projekti võita. Tööriist aitab teil oma projekti kaardistada ja tagab, et teil on selge strateegia selle lahendamiseks. Saate oma projektijuhtimise ajaskaala luua, järgides seda juhendit.

1. Koostage projekti lühikokkuvõte

Veendumaks, et kõik teie projektis osalejad on samal lehel, alustage projekti lühikokkuvõtte koostamisega. Projekti lühikokkuvõte on projekti lühikokkuvõte. Mõelge sellele kui oma projekti plaani lühendatud versioonile. See peaks vastama küsimustele:

• Mis on projekti eesmärk?
• Millised on projekti eesmärgid?
• Millised on peamised verstapostid?
• Kui kaua võtab projekti lõpuleviimine aega?
• Kui suur on eelarve?

Pidage seda lühidalt, et mitte koormata projekti sidusrühmi tarbetute detailidega. See on dokument, millele teie projekti sidusrühmad ja projekti liikmed viitavad sageli projekti käigus.

2. Looge tööjaotuse struktuur

Pärast projekti lühikokkuvõtte koostamist peate projekti käivitamiseks koostama tegevuskava. Seda tegevuskava nimetatakse tööjaotusstruktuuriks (WBS). Selle asemel, et kirjutada iga projekti lõpetamiseks võetav tegevus, keskendub WBS tulemustele ja verstapostidele. WBS -i tegemise reeglid on järgmised:

• 100% reegel: Kogu töö, mis on WBS -is, peab olema 100% vajalik projekti eesmärkide saavutamiseks. Selles ei tohiks olla mitte seotud ega ülearust tööd. Alamülesanded peavad olema 100% vajalikud ka vanemülesande täitmiseks.
• Üksteist välistavad: Ärge arvestage ühegi tööga kaks korda. Projekti lõpuleviimiseks vajalike ressursside arvutamisel rikute 100% reeglit ja teete valearvestusi.
• Tulemused, mitte tegevused: Peamine tähelepanu tuleks pöörata tulemustele, mitte tegevustele. Näiteks kui ehitate maja, on üks tulemus sihtasutus. Selle töö sammud on saidi valimine, kaevamine, paigaldamine ja aluse sulgemine. Niisiis, ärge eksige nendes tegevustes, vaid keskenduge tulemusele, millel on alus.
• Reegel 8/80: See reegel sätestab, et ülesande täitmine ei tohiks kesta vähem kui 8 tundi ega üle 80 tunni. Kui selle reegli rakendamisel kulub töö tegemiseks rohkem kui 80 tundi, jagage see veelgi väiksemaks tööpaketiks.
• Määra: Peaksite ülesande määrama kindlale isikule või meeskonnale. Kui teie WBS on põhjalik, ei tohiks üksikisikute või meeskondade töö kattuda.

3. Looge ajakava

Kui olete oma tööjaotuse struktuuri loonud, eraldage iga ülesande täitmiseks aega. Ülesannete täitmiseks ei tee te ise, konsulteerige otse isikuga, kes seda teeb. Küsige neilt, mida nad töö tegemiseks vajavad ja kui palju aega nad vajavad.

Ärge olge seda tehes liiga optimistlik. Looge tasakaal ülesannete täitmiseks piisavalt aega andmise ja projekti üldise ajaraami vahel püsimise vahel. Luba ka mõneks võnkumiseks ruumi ootamatute olukordade jaoks.

4. Ajakava jaotises Sõltuvused

Nüüd teate, kui palju aega kulub iga ülesande täitmiseks. Aga kuidas on lood üksteisega sõltuvate ülesannetega? Ülesandel on sageli mitu järjestust, mis sõltuvad üksteisest.

Projektijuhtimisel on tavaliselt neli projekti sõltuvustüüpi. Need on:

1. Lõpp-algus: esimene ülesanne peab olema lõpetatud, enne kui teine ​​ülesanne saab alata.
2. Viimistlus lõpuni: teist ülesannet ei saa lõpule viia enne esimese ülesande täitmist. Näiteks kui teete maja elektrijuhtmeid, ei saa te juhtmeid enne ülevaatust paigaldada.
3. Algusest alguseni: järjestikused ülesanded ei saa alata enne esimese ülesande algust. Näiteks ei saa te betoonpõrandat tasandada enne, kui valate betooni.
4. Algusest lõpuni: esimene ülesanne peab algama enne teise valmimist. Näiteks kui uuendate uuele tarkvarale, alustate uue tarkvara installimist enne vana tarkvara järkjärgulist lõpetamist.

Niisiis, veenduge, et tuvastate käepärast olevate sõltuvuste olemuse ja seejärel tegelege nendega. Mõnes olukorras on sõltuvused keerukamad protsessid, nii et looge vooskeem, ujumisradasid või värvikoode, mis aitavad teil neid visualiseerida ja tuvastada.

5. Looge baasajaskaala

Nüüd on aeg visualiseerida oma projekti ajakava. Projekti ajaskaala koostamiseks saate kasutada mitmeid projektihaldustööriistu. The enamiku projektide jaoks on Gantti diagramm.

Gantti diagramm annab teile kiire ülevaate teie projektist, ülesannete algus- ja lõppkuupäevadest, olulistest verstapostidest, sõltuvustest ja iga ülesande loojast. Gantti diagrammid on interaktiivsed ning neid saab reaalajas uuendada ja redigeerida. Teised ajaskaala tööriistad, mida saate kasutada oma ajaskaala koostamiseks ja haldamiseks, on ajalooline ajaskaala ja vertikaalse diagrammi ajaskaala.

6. Saada välja

Jagage ajakava kõigi projekti sidusrühmadega. Neil on põnev, kui nad näevad projekti jaoks selget tegevuskava. Samuti tahavad nad kaaluda ja teha ettepanekuid, kuidas projekti mõningaid asju parandada. Ole avatud tagasisidele.

7. Muutke vastavalt vajadusele

Projekt on elusolend ja muutub ja areneb edasi. See pole tingimata halb. See tähendab lihtsalt, et peate kohanema, sest asjad muutuvad.

Hea on see, et kui teil on juba ajaskaala, on teil rohkem muudatusi kaasata. Veenduge ka, et teavitate muudatustest reaalajas kõigi projekti sidusrühmadega.

Projektihalduse ajaskaala loomine

Esimese projektijuhtimise ajakava loomine võib olla heidutav. Kuid ülaltoodud sammude abil saate luua hoolika ajakava ja oma projekti edukalt edastada. Seega rakendage kindlasti ülaltoodud juhiseid ja omage täheaega.

9 levinumat viga projektijuhtimises (ja mida selle asemel teha)

Kas soovite suuri projekte lõpule viia ilma halva juhtimiseta või eelarvet ületamata? Siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil neid vigu vältida.

Loe edasi

Autori kohta