Mis on Microsofti loendid ja milleks seda kasutatakse?

Loendid on järgmise põlvkonna Microsoft 365 rakendus, mis arenes välja mais 2020 SharePointi loenditest. See on esiplatvorm teie andmete haldamiseks või ideede, ülesannete loendite, ülesannete, varude, KKKde haldamiseks jne. Selles artiklis saate teada loenditest, selle funktsioonidest ja kõige olulisematest kasutusviisidest.

Mis on Microsofti loendid?

Näete Microsofti loendid rakendus kaustas Kõik rakendused oma Microsoft 365 tellimuse jaotises. Selle rakenduse abil saate luua loendeid ja teha koostööd oma meeskonnaliikmete või klientidega.

Microsofti loendid pakuvad palju eeliseid teiste ülesannete loendi rakenduste ees. Näiteks saate Microsofti loendite abil jälgida probleeme, tavasid, varasid, laoseisu, kontakte ja palju muud.

Tööriist ühendab teie loendid kõigi Microsoft 365 rakendustega, et saaksite alustada oma andmete loomist või töötamist Microsoft Teamsi, SharePointi või Lists'i kodulehelt. Kaasas on ka klõpsatavad mallid, mis säästavad teie aega ülesannete või märkmete korraldamisel.

Microsofti loendite uued funktsioonid

Loetelul on kõik standardfunktsioonid, mida saate ülesannete loendirakenduselt oodata. Näiteks ajaskaalavaade, kalendrivaade, arvutustabelitest loendite loomine, loenditele manuste lisamine, tegevuste jälgimine jne. Järgmised on aga kõige olulisemad omadused, mis eristavad loendeid teistest sarnastest tööriistadest.

1. Hallake reegleid

Selle tööriista abil saate oma ülesannete loendeid mitmel viisil automatiseerida. Kuid selline ulatuslik automatiseerimine saab võimalikuks ainult rakenduse Lists stiilis reeglite tõttu if/then.

Neid reegleid saate kasutada meeldetuletuste ja märguannete automatiseerimiseks oma loenditesse. Loendi omanik hoiab ka reeglite üle kontrolli. Kui annate oma kaasautoritele loendi muutmise juurdepääsu, saavad nad loendi reegleid muuta. Reeglite loomiseks loendite kodulehelt järgige neid samme.

1. Kliki Automatiseeri rippmenüüst ja seejärel valige Loo reegel.
2. Ekraanil, kus näete Teatage kellelegi, millal valik, peate tingimuse seadma. Näiteks võite valida Luuakse uus üksus.
3. Reeglitingimusi saate muuta, klõpsates lause iga allajoonitud sõna.
4. Saate valida suvandid, nagu kellele teatada, veerg, veeru väärtus jne.
5. Kui olete valmis, klõpsake nuppu Loo reegli kinnitamiseks.

2. Loetleb koostöö Microsofti meeskondade kaudu

Loendid lisavad väärtust rakenduse Microsoft Teams funktsioonidele. Rakendusele Teams saate loenditele juurde pääseda, neid jagada või neid luua, jätmata pooleli ühtegi koosolekut ega ajurünnakut.

Rakenduses Teams saate loendi vaadet mitmel viisil muuta, näiteks kaarte, ruudustikke, kalendrivaadet jne. Lisaks uute veergude lisamisele, filtritega kohandatud vaadete loomisele ja valikute määratlemisele saate ka plaani muuta, et muuta andmed meeskonna jaoks sisukamaks.

3. Nimekirjade ja üksuste jagamine

Nimekirjad pakuvad erinevaid režiime andmete jagamiseks oma meeskondade või klientidega. Erinevalt paljudest teistest ülesannete loendi rakendustest ei pea te kogu loendit oma kaasautoritega jagama.

Soovi korral saate jagada kogu loendit või anda juurdepääsu valitud loendiüksustele. Lisaks saate andmekaitset kohandada, lubades loendile juurdepääsuks kirjutuskaitstud juurdepääsu, redigeerimisjuurdepääsu, paroolikaitse ja aegumiskuupäeva.

4. Integratsioonid

Teie loendid integreeruvad koheselt teiste Microsoft 365 rakendustega, nagu Teams, Power Automate, Power Apps ja SharePoint.

Saate automatiseerida projektiülesandeid või töövooge loendite ja Power Automate integratsiooni abil. Klõpsake loendite kodus nuppu Automatiseeri rippmenüüst ja seejärel valige Power Automate. Kui klõpsate Loo voog, pääsete juurde protsesside ja ülesannete automatiseerimise mallidele.

Seotud: Office 365 on nüüd Microsoft 365: mida see tähendab teie ja teie pere jaoks

5. Mobiilirakendus

Rakendus Loendid on saadaval ka iOS -i seadmetes, näiteks iPhone'ides ja iPadides. Mobiilirakendus pakub sujuvat kogemust kasutajasõbraliku kasutajaliidesega loendite loomiseks, muutmiseks ja jagamiseks liikvel olles.

Microsoft on avalikustanud ka loendirakenduse Android -versiooni plaani. Androidi kasutajad saavad peagi oma mobiilseadmetest loendeid luua, jagada ja muuta.

Lae alla: Microsofti loendid iOS (Tasuta)

Microsofti loendite kasutamine teabe jälgija ja korraldajana

Rakendust Lists on professionaalseks ja isikuandmete haldamiseks palju. Mõned parimad kasutusjuhtumid on järgmised:

1. Varade haldamine

Seadmeid, tarkvara ja muid varasid saate tõhusalt hallata, kasutades rakenduse Loendid varahalduri malli. Te ei pea sellele palju aega investeerima, kuna mall vajab kohandamiseks paar klõpsu.

Saate saada vara oleku värskendusi, näiteks seda, kes seadet praegu kasutab, sisseregistreerimise kuupäevad, väljaregistreerimise kuupäevad, milline seade on remondis jne.

2. Hallake projekte ja ülesandeid

Saate oma rakenduse Loendid muuta projektihaldustööriistaks ilma lisaraha maksmata. Lisage ülesanded ühte loendisse ja nimetage loend projekti nime järgi.

Saate lisada if/then-stiilis reegleid oma loendi üksikutesse üksustesse või ülesannetesse. Reeglid võivad olla sõnad nagu lõpetatud, ootel, blokeeritud, ülesanne, probleem, prioriteet jne. Kui teie meeskonnaliikmed on loendis muudatusi teinud, saate kohe teada ülesannete oleku.

Seotud: Veebipõhine ülesannete haldamise juhend: näpunäiteid õige rakenduse valimiseks

3. Sisu ajastamine

Loendite rakendus sobib suurepäraselt sotsiaalmeedia, veebisaidi või ajaveebi sisu postitamise strateegia jaoks. Saate lisada sisunõuded ühte loendisse. Nüüd määrake teatiste või meeldetuletuste lubamiseks konkreetsed reeglid.

Rakenduses Loendid on ka sisu ajastamise mall. Kohandage malli, lisades pilte või sisu, mida soovite avaldada koos mustandikuupäeva, tähtaja, postituskuupäeva jne.

4. Alustavad kliendid ja töötajad

Rakenduse Loendid lisamise kontrollnimekirja mall võimaldab teil hallata kliendi või töötaja liitumist. Näiteks kui märgite Töötaja sisseseade üksus ülesannete loendis kui Allkirjastatud, saadab tööriist uuele töötajale automaatselt e-kirja, mis sisaldab töötajate sisselogimisandmeid.

Samamoodi saate automatiseerida rakenduste Loendid abil kliendihaldusprotsesse, nagu lisamine, projektifailide edastamine ja arveldamine.

5. Kliendipiletite jälgija

Probleemijälgija mall teisendab teie loendid tõhus kliendisuhete haldaja. Kui teie klient teatab teie tarnitud tootega seotud probleemidest, loetlege need rakenduses Loendid. Määrake üksuse oleku veerus konkreetsed reeglid ülevaatamiseks, prioriteediks, blokeerimiseks ja lahendamiseks.

Kui olek on muutunud, saate teie või teie kliendid saada automaatseid vastuseid pileti oleku kohta.

Korraldage oma andmed ja töö tõhusalt

Ülaltoodud Microsofti loendite funktsioonid ja kasutusjuhised võimaldavad teil oma Microsoft 365 tellimust parimal võimalikul viisil kasutada. Tööriist pakub täiesti uut, kuid paindlikku viisi oluliste ülesannete või andmete korraldamiseks ja jälgimiseks. Lisaks on ülesannete planeerimine vaid jalutuskäik pargis, kui saate kõik ideed, ülesannete nimekirjad ja kohtumiste päevakorrad ühest kohast.

10 parimat tasuta rakendust ülesannete kavandamiseks

Õige ülesannete haldamise süsteemi valimine võib olla raske. Selle selgitamiseks oleme koostanud kõige kasulikumate ülesannete planeerimise tööriistade loendi.

Loe edasi

Autori kohta