Mis on Microsoft SharePoint? 4 Selle kasutamise omadused ja eelised

Microsoft 365 tellimus annab teile juurdepääsu paljudele tootmistööriistadele. Kõige intuitiivsem, arukam ja kohandatavam on SharePoint. Üllatav 190 miljonit inimest enam kui 200 000 erineva suurusega organisatsioonis kasutab SharePointi.

SharePoint võib hõlpsasti aega säästa, kuna ei vaja mitut ülesannet ja projektihaldusrakendusi. Lõppkokkuvõttes saate investeerida rohkem aega oma karjääri, vabakutseliste klientide või kõrvaltegevusse.

Mis on Microsoft SharePoint?

SharePoint on veebisisuhaldustööriist. See võimaldab salvestada faile pilve jagamiseks ja koostööks. See võib aidata teil luua saite ja alamsaite, et lahendada erinevate meeskondade või üksikisikute ülesandeid.

SharePoint võimaldab teil luua sisevõrgu, kus teie, teie kaasautorid ja vabakutselised kliendid turvaliselt töötada faili või dokumendiga. Tsentraliseeritud administraator kontrollib juurdepääsu nii, et iga kasutaja saaks faile sujuvalt avada, redigeerida ja salvestada.

SharePointis on palju täiustatud funktsioone, mis aitavad teil või teie meeskonnal hallata professionaalseid ja isiklikke töid. Siin on mõned kõige sagedamini kasutatavad toimingud.

• Failide jagamine sise- ja väliskasutajatega.
• Hallake projekti sisu, näiteks pilte, artikleid, lähtekoode, videoid jne.
• Saidid ja alamsaidid meeskondade ja ülesannete segamiseks.
• Hoidke kaastöötajaga ühendust suhtlussaitide kaudu.
• Mobiilirakendus võimaldab kasutajatel nutitelefonidest juurdepääsu meeskonna- või suhtlussaitidele.
• Looge projektide ja ülesannete automatiseerimiseks töövooge ja meeldetuletusi.
• Kasutage otsingufunktsiooni ressursside, ülesannete või failide otsimiseks.

Kes peaks SharePointi kasutama?

SharePoint töötab kõigi loominguliste failide, näiteks rakenduse koodide, graafilise kujunduse, heliklippide, videote, veebisaidi artiklite, arvete jms varjupaigana. SharePoint pakub muid tööriistu, nagu andmeanalüüs, veebisaidimallid, teadmistebaasi mallid ja projektijuhtimise töövood.

Seetõttu ulatub selle kasutusala individuaalsest sisuloojast suurte ettevõteteni. Paljud vabakutselised spetsialistid või väikesed loovisikute rühmad kasutavad SharePointi tarkvara, mobiilirakenduse, veebisaidi või sisu arendusprojektide eri etappides.

Microsoft 365 tellimusega kaasas olev veebipõhine SharePointi tööriist on tugev, kuid lihtne tootlikkuse tööriist. Laialdaselt kasutatavad funktsioonid, mis muudavad selle üheks parimaks ülesande- ja projektijuhtimisvahendiks, on järgmised:

1. Koostöö

SharePoint on väga paindlik ja skaleeritav platvorm koostööks sise- või välisressurssidega. Keskadministraatori kasutaja saab meeskonnasaitide üksikutele kasutajatele määrata erineva juurdepääsutaseme.

Teie ja teie meeskond saate töötada ühe faili kallal reaalajas, ilma latentsuseta. Seetõttu eelistavad paljud loomingulised arendajad ja sisuloojad SharePointi mis tahes projekti jaoks.

SharePointi koostöö oluline ülesanne on hoida salastatud teavet kõikjal saitidel ja alamsaitidel. See aitab üksikisikutel olla projektiga kursis, ilma et peaksite läbima mitu e -kirja, vastamata vestlust, videokõnet jne.

2. Sisuhaldus

Sisuhaldus on suur väljakutse igale üksikisikule või spetsialistide rühmale, kes soovivad pakkuda paremat tootlikkust. SharePoint võimaldab teil sellest väljakutsest üle saada ilma keerulist programmeerimist läbimata.

Sisuhaldurid saavad SharePointis hõlpsasti üheaegselt mitme projekti eest hoolitseda. SharePointi abil on veebisaidi sisu (nt sündmused, uudised, ajaveebid, esitluspakid, pildikarussellid jne) avaldamine või värskendamine lihtne.

Te ei pea iga sisuhaldusprojekti nullist alustama. Kasutada on professionaalseid malle, mida saate kasutada. Lisaks sisule saate täielikult kontrollida selle versioone. SharePoint loob ja salvestab mitu versiooni failist, mille kallal teie või teie meeskond töötab.

Kui vajate, saate SharePointi eelmised versioonid meelde tuletada või failisüsteemi vead parandada. Failide varundamiseks, taastamiseks või parandamiseks ei pea te sõltuma kolmandate osapoolte tööriistadest.

3. Projekti juht

SharePointil on mitmeid funktsioone, mida saate kasutada ülesannete ja projektide haldamiseks. Kõige ilmsem funktsioon on see, et tööriist toimib kõigi projektiga seotud dokumentide ja edastatavate failide tsentraliseeritud salvestusruumina.

Seotud: Veebipõhine ülesannete haldamise juhend: näpunäiteid õige rakenduse valimiseks

Samuti saate kohandada SharePointi saite mitmel viisil. Need kohandatud saidid võivad olla teie igapäevase planeerija, iganädalase ülesannete planeerija ja ülesannete KKK-d. Lisaks saate projekti dokumentatsiooni ja tulemuslikkuse ülevaatamise eesmärgil aktiveerida aja logimise funktsioone, nagu allpool mainitud.

1. Logige ülesannete tegevused ja muudatused sisse.
2. Logige üles kõik probleemid, millest ressursid teatavad.
3. Jälgige ülesande ajastust.
4. Muutke jälgimisandmeid.

SharePoint võimaldab teil luua ka töövoo, et sujuvamaks muuta selliseid ülesandeid nagu ülesannete üleandmine, projektide väljalogimise tulemused, kinnitused, demo esitamine ja kliendi tagasiside.

4. Hübriidlahendused

SharePoint integreerub enamiku Microsoft 365 rakendustega, et pakkuda teile sujuvat kasutajaliidest projektihalduseks. SharePoint töötab teie projektiandmete keskse hoidlana, samas kui teised Microsoft 365 rakendused hõlbustavad ülesannete ja ressursside haldamist.

Spetsiaalsete lähenemisviiside jaoks saate SharePointi sünkroonida selliste tööriistadega nagu ülesanded, ülesanded, planeerija ja Project Online. Saate koostada aruandeid, et tutvustada projektiteavet oma vabakutselistele klientidele.

SharePoint sünkroonib teie Outlooki ja kalendri profiiliga, et korraldada ülesandeid ja ajakavasid, et saaksite oma tööd tähtsuse järjekorda seada. Samamoodi avaldage oma SharePointi meeskonna saidid rakenduses Teams, et pääseda Teamsi kontaktidele, failidele, ülesannetele jne.

SharePointil on ka võimalus integreerida PowerPoint, Video, Stream, OneDrive failide ja dokumentide eelvaate kuvamiseks SharePointi saitidel või alamsaitidel. Säästate aega, vältides igapäevaseid ülesandeid, nagu failide allalaadimine SharePointist PowerPointi slaidide tegemiseks.

SharePointi eelised

SharePoint pakub palju eeliseid, kui võrrelda seda mõne muu projekti või sisuhalduse tootlikkuse tööriistaga. Mõned selle eelised on järgmised:

1. Raha säästma

Võimalik, et maksate selle eest juba Microsoft 365 tellimuse kaudu. Vältige tarbetuid kulutusi rakendustele ja tööriistadele, kasutades SharePointi kui esmast tootlikkuse tööriista professionaalsete või isiklike vajaduste jaoks.

2. Andmete turvalisus

Valitsused ja suured organisatsioonid usaldavad oma tundlikke andmeid SharePointi ökosüsteemi. Niisiis, saate oma loomingulise teabe SharePointisse salvestada koostööks, kartmata intellektuaalomandi vargust.

Seotud: Kas Microsoft 365 on tegelikult turvarisk?

3. Mastaapsus

Tööriista mastaapsus võimaldab teil kulusid eelarvestada tootlikkuse tööriistade jaoks. Kui näete erinevate klientide sissevoolu liiga palju projekte, saate tellimust muuta, et mahutada rohkem ressursse ja projekte. Kui projektid vaibuvad, saate üle minna madala palgaga plaanidele.

4. Mitmeotstarbeline kasutamine

Suurem paindlikkus ja mitmeotstarbeline utiliit tähendab, et saate oma rolli või loominguliste oskuste muutmise ajal jätkata SharePointi kasutamist peamise tootlikkuse tööriistana. Saate kasutada malli, kui üks projekt lõpeb, ja peate alustama uut. Eelarvet saate minimeerida, vältides mitme rakenduse ostmist.

Puhastage failide, ülesannete ja rakenduste segadus

SharePointi funktsioonid muudavad selle keeruka projektihaldustööriistaks, mitte lihtsaks pilvelahenduseks failide jagamiseks ja salvestamiseks. Kasutades oma professionaalsete või isiklike ülesannete haldamiseks SharePointi ja muid Microsoft 365 rakendusi, loote üha suureneva tootlikkuse doominoefekti.

Office 365 on nüüd Microsoft 365: mida see tähendab teie ja teie pere jaoks

Office 365 -st on saanud Microsoft 365. Microsoft 365 pakub tellijatele ja nende peredele järgmist.

Loe edasi

Autori kohta