5 põhjust, miks kasutada e -posti asemel koostöövahendeid

Töökohti digitaliseeritakse automatiseerimise ja tõhusate alternatiivide abil üha enam. Kuigi e -kirjad on olnud kasulikud juba pikka aega, on tehnoloogia tutvustanud meile otsemaid ja tõhusamaid suhtlus- ja koostöövahendeid.

Võimalik, et otsite koostööle sobivamaid tööriistu. Võib -olla olete e -kirjadest väsinud, kuna ootate professionaalset keelt või lihtsalt sellepärast, et te ei tea, kuidas oma ülekoormatud e -posti postkasti hallata.

On mitmeid koostöövahendeid, mida saate kasutada e -kirjade stressi vältimiseks. Siin on põhjus, miks peaksite neid hoopis kasutama!

1. Säästa aega

Koostöövahenditel on teavitusvalikud, mis hoiatavad teid või teie kolleege sõnumi saabumisel. Kuigi saate oma e -posti märguanded sisse lülitada, lihtsustavad koostöövahendid meeskonnaliikmetel suhtlemist e -kirjade asemel tõhusate vestluste kaudu.

Slack on üks populaarsemaid koostööplatvorme kaugtöö jaoks. Slack pakub mitmesuguseid eeliseid, mis võimaldavad tõhusat suhtlust. Suhtluse korraldamiseks saate luua iga meeskonna ja teema jaoks eraldi kanalid.

2. Otsene suhtlus

Koostöövahendid võimaldavad teil nautida tõhusamat suhtlusvormi. Selle asemel, et saata mitu inimest CC -le või saata e -posti, saate lihtsalt saata ühe sõnumi vestlusplatvormile. Lisaks julgustab koostöövahendite kasutamine teid ja teie kolleege e -kirjade saatmise asemel küsimusi esitama avatud platvormil.

Seotud: Töökoht Facebookist: kõik, mida pead teadma

Nende tööriistade kasutamisel on kõige tõhusam see, et saate suhelda reaalajas. Kui peate esitama kiire küsimuse, pole meili saatmine parim valik, kuna meeskonnakaaslastel võib vastamine kauem aega võtta. Näiteks on Slackil mainimisfunktsioon, mis saadab kellegi tähelepanu köitmiseks tõukemärguandeid. Neid on mitu Vaiksed alternatiivid meeskonna suhtluseks.

3. Vältige ülekoormatud postkasti

Kui kasutate suhtlemiseks ja koostööks koostöörakendusi, ei pea te tegelema ülekoormatud meilisõnumitega ega kaotama oma kirjades olulisi asju. Kuigi koostöövahendid ei pruugi e -kirjade vajadust täielikult kustutada, kasutage selliseid töökoha sõnumitooja rakendusi nagu Microsoft Teams või Slack vähendab vajadust saata mõned e -kirjad.

4. Dokumentide reaalajas koostöö

Koostöötarkvara võimaldab teil ja teie meeskonnaliikmetel töötada reaalajas projekti kallal. Google Docs on üks populaarsemaid dokumentide koostöövahendeid, mis võimaldavad reaalajas koostööd.

Võite kasutada ka selliseid tööriistu nagu Dropbox Paper, mis teenib sama eesmärki. Kui teete Dropbox Paperis reaalajas muudatusi, saab teie meeskond kommentaare lisada ja muudatusi soovitada. See võimaldab teie meeskonnal kogeda reaalajas seanssi, selle asemel et saata oma dokumente redigeerimiseks edasi -tagasi.

Google on loonud ka rakendusi ja funktsioone, mida meeskonnad saavad kasutada suhtluse ja tööalase koostöö parandamiseks.

Seotud: Google Workspace vs. Google Spaces: mis vahe on?

5. Leidke teavet hõlpsalt

Koostöötarkvara muudab teabe leidmise lihtsamaks, kuna olulisi dokumente saab salvestada jagatud platvormile. Teisest küljest ei ole e -post teabe leidmisel nii tõhus.

E -post on suletud platvorm, mis ei võimalda teil otsida andmeid, mida teile otse ei saadetud. Näiteks kui kasutate Slacki ja olete oma meeskonda uusi liikmeid vastu võtnud, saavad teie uued liikmed juurdepääsu teabele, linkidele ja dokumentidele, mida jagati enne meeskonnaga liitumist.

Niisiis, need on mõned põhjused, miks võib olla kasulik üle minna e-posti suhtluselt millelegi intuitiivsemale, näiteks reaalajas koostööle. Lisaks lihtsale kasutamisele pakuvad need suurepäraseid vahendeid kiireks ja tõhusaks suhtlemiseks.

6 parimat tasuta veebipõhist koostöövahendit kodus töötamiseks

Internetis koostöö klientide ja meeskondadega võib olla keeruline. Kasutage neid usaldusväärseid tasuta tööriistu kodus töötades.

Loe edasi

Autori kohta