5 viisi, kuidas automatiseerimine võib teie tootlikkust tõsta

Võite märgata, et teie tootlikkus näib olevat maha jäänud, kuna teil on pidevalt raskusi rohkemate tööde tegemiseks aja leidmisega. See on mõnevõrra sellepärast, et võite kulutada palju aega korduvatele ülesannetele, nagu meilidele vastamine või andmete varundamine.

Aeg on aga piiratud ressurss ja teil on iga päev aega kulutada vaid 24 tundi. Parim viis oma aja maksimeerimiseks ja tootlikkuse suurendamiseks on igapäevaste, korduvate ülesannete automatiseerimine.

Mis on automatiseerimine ja millised on selle eelised?

Automatiseerimine kirjeldab tehnoloogia kasutamist aeganõudvate või korduvate ülesannete lahendamiseks, et minimeerida käsitsi tehtavaid pingutusi. Koondatud ülesannete automatiseerimisega saate säästa aega ja keskenduda muudele tulu teenivatele tegevustele.

Automatiseerimine vähendab ka inimlikke vigu, parandab töö efektiivsust, suurendab mastaapsust ja säästab raha. Niisiis, kuidas saate oma igapäevases tegevuses kasutada automatiseerimise potentsiaali? Siin on mõned töövoo automatiseerimise ideed, mida saate nüüd kasutada.

1. Kiirendage e -posti töötlemist

E-kirjadega tegelemine võib olla üle jõu käiv ja aeganõudev, kui te ei leia süsteemi nende hea haldamiseks. Selle põhjuseks on asjaolu, et tõenäoliselt saate iga päev palju kirju, mis nõuavad teie tähelepanu. Lisaks, kui soovite oma äri laiendada, peaksite viivitamatult vastama potentsiaalsete klientide e -posti päringutele.

Automaatsed e -posti vastused

Hea uudis on see, et saate teatud protsesse automatiseerida, nii et kulutate oma postkasti vähem aega. Näiteks saate malli luua oma veebipõhise kontaktivormi andmete abil või kasutage neid tasuta e -posti mallide koostajaid, nii et te ei pea neid kogu aeg nullist kirjutama. Sisseehitatud automaatvastuse funktsioone saate kasutada ka e-posti teenustes, näiteks Järeltegevused Outlooki valik e -kirjade jälgimiseks ja neile vastamiseks.

Teise võimalusena võite kasutada külma e -posti ja kirjakooste teenust, näiteks GMass isikupärastada, ajastada või saata potentsiaalsetele klientidele turunduskampaaniaid ja külmasõnumeid ning jälgida automaatselt.

Korraldage oma e -kirju

Veame kihla, et saate iga päev lugematuid e -kirju kolleegidelt, perekonnalt ja sõpradelt, teistelt ettevõtetelt jne. Kui see juhtub, võib oluliste meilide rämpspostist sorteerimine olla keeruline. Aga segadusega toimetulemiseks saate automatiseerida meilide teisaldamist ühest kaustast teise. Võite kasutada Gmaili "filtreid" või Outlooki „reeglid” teie postkasti haldamiseks.

Need sisseehitatud funktsioonid võimaldavad teil automaatselt kustutada konkreetse sõnumiga sõnumid, sortida konkreetse tekstiga või teatud kontaktide kirju kausta jne.

Andmete väljavõtmine

Tõenäoliselt kulutate palju aega postkastis olevate kontaktide sirvimisele, et saada teavet, mis aitab teil oma asju turustada või müüa. Kasutades Mailparser, saate selle protsessi oma parsimisreeglite alusel automatiseerida.

2. Suurendage suhtlust vestlusbotide abil

Chatbotid on viimastel aastatel täielikult muutnud klienditeenindust, parandades suhtlust ja kliendikogemust. Nagu KKK -d, pakuvad ka juturobotid tehisintellekti kaudu automatiseerimist. Järelikult saavad nad iseseisvalt täita mitmesuguseid ülesandeid.

Mõned vestlusrobotite kasutamise eelised on ööpäevaringne kättesaadavus, mõned on mitmekeelsed, pakuvad kohe järjepidevaid vastuseid, aitavad teil saada väärtuslikku teavet klientide käitumise kohta jne. Sa võid kasutada need vestlusrobotid, et parandada teie suhtlust teie WordPressi veebisaidil ja parandada oma tootlikkust. Siiski tasub mainida, et eeliste nautimiseks peate oma vestlusboti peenhäälestamiseks investeerima aega ja vaeva.

3. Andmete varundamine

Kuna tehnoloogia areneb edasi, loodame üha enam oma arvuti kõvaketastele, et salvestada osa oma elust, näiteks töö- ja akadeemilised dokumendid või perepildid. Enamasti pole küsimus selles, kas, vaid millal, sest kõvakettad kuluvad, varastatakse ja kogevad voolutugevust.

Küsimus on selles, mida see teie jaoks tähendab või veel parem, mida saate teha kahjumi minimeerimiseks? Saate oma andmed varundada.

Kuid on tõenäoline, et unustate seda aeg -ajalt ise teha. Niisiis, teie parim valik oleks regulaarsete varukoopiate automatiseerimine. Lisaks andmete turvalisuse tagamisele võimaldab varukoopiate automaatne ajastamine teil katkestusteta oma arvutis töötada.

Sa võid kasutada CrashPlan andmete varundamiseks välisele kõvakettale, teise kohaliku võrgu arvutisse või selle serveritesse. Pärast tarkvara installimist skaneerib see teie süsteemi ja soovitab, mida saate varundada. See võimaldab teil ka valida, mida soovite varundada. Saate varundada iga 15 minuti, tunni või iga kord, kui te arvutit ei kasuta; kõik sõltub sinust.

4. Planeerige sotsiaalmeedia postitusi

Sotsiaalmeediast on saanud meie elu lahutamatu osa. Seega on nendest platvormidest saanud kullakaevandus inimestele, kes üritavad oma kaubamärke reklaamida ja tooteid/teenuseid müüa.

Kuid kõigi oma väljavaadete ja klientidega ühenduse pidamine oma sotsiaalmeedia platvormidel on ülesanne, mis võib hõlpsasti nõuda teie täiskohaga tähelepanu. Kuid automatiseerimismaagiasse võtmine selliste tööriistade kaudu nagu Hootsuite ja Puhver võimaldab teil ajastada kõik oma sotsiaalmeedia postitused ette. Nende tööriistade abil saate sotsiaalmeedias vähem ajaga rohkem ära teha.

5. Planeerige kohtumised

Koosoleku edukaks planeerimiseks või kohtumise broneerimiseks kulub sageli palju edasi -tagasi, eriti kui see hõlmab paljusid inimesi. Võimalik, et peate enne broneerimist saatma kõigile e -kirja, et teada saada nende saadavus, ja riskida protsessi kordamisega, kui keegi tühistab.

Õnneks saate selle protsessi automatiseerida, et oma koosolekute töövoog autopiloodile lülitada, et saaksite keskenduda millelegi muule. Tööriistad nagu Kalendriliselt võimaldab teil lingi kaudu koosolekuid või muid sündmusi eelnevalt kellegagi automatiseerida. Saate määrata erinevaid ajavahemikke, millal olete saadaval, ja saata koosoleku taotlusi lingi kaudu.

Veelgi enam, see tööriist integreerub sujuvalt teie kalendriga. Seega, kui kõik on head aega valinud, saab Calendly koosoleku teie kalendrisse logida ja teile teatise saata. Kui olete selle aja jooksul hõivatud, on ümberplaneerimine sama lihtne kui ajastamine.

Automatiseerige oma korduvaid ülesandeid oma tootlikkuse suurendamiseks

Automatiseerimine on eriti kasulik väikeettevõtetele, kus mõned töötajad kannavad palju mütse. Kui lasete tehnoloogial siin ja seal mõne ülesandega hakkama saada, saate vähem ajaga rohkem ära teha.

8 tähelepanuta jäetud asja, mis takistavad tootlikkust (ja kuidas neid vältida)

Me kõik tahame olla produktiivsed, kuid me segame kergesti erinevaid tegureid. Siin on mõned asjad, millest võite mööda vaadata ja kuidas neid vältida.

Loe edasi

Autori kohta