Kuidas muuta Outlook nende kiirnõuannete abil vähem häirivaks

Kui Microsoft Outlook on teie e-kirjade ja kalendri haldamise rakendus, võisite arvata, et mõned selle funktsioonid võivad olla üsna häirivad. Muidugi on Outlook juba seadistatud, et aidata teil oma töökoormust hallata, kuid mõne lihtsa kohandamisega võib see veelgi parem olla.

Vaatame mõningaid viise, kuidas muuta Outlook teie jaoks paremaks.

1. Looge reeglid sissetulevatele meilidele

Kui saate e-kirja, läheb see automaatselt teie postkasti. Seda võib olla raske jälgida, kui saate mitu e-kirja paljudelt erinevatelt inimestelt ja nad saavad kiiresti ühendust võtta. Outlook võimaldab teil määrata postkasti reeglid, et konkreetsete inimeste sissetulevad e-kirjad läheksid otse alamkausta, mis aitab teil jälgida, kes mida saadab. Uue reegli loomiseks toimige järgmiselt.

1. Minema Fail> Reeglite ja hoiatuste haldamine ja klõpsake Uus reegel. Ilmub uus aken, kus on erinevad valikud.
2. All Samm: valige mall klõpsake Teisaldage sõnumid kelleltki kausta.
3. Siis, all 2. toiming: muutke reegli kirjeldust,
   instagram viewer
   valimiseks peate klõpsama hüperlinkidel inimesed või avalik rühm kelle e-kirju soovite aadressile suunata määratud kaust.
4. Klõpsake nuppu Lõpetama reeglit rakendama.

Microsofti ametlik video illustreerib seda üksikasjalikult.

Postkasti reeglid võivad takistada teie postkasti ummistumist. Kui teil on vaja jälgida konkreetseid inimesi või kriitilisi töömeile, on see teie jaoks juba organiseeritud.

Seotud: Kuidas Outlookis allkirja luua

2. Lülitage e -posti märguanded välja

Nüüdseks olete võib-olla märganud märguandeheli, mida Outlook teeb e-kirja saamisel. Võib -olla märkasite ka kollast ümbrikuikooni, mis ilmub tegumiriba Outlooki ikoonile. See võib olla kasulik, kui soovite, et teid teavitataks, kuid see võib teie fookuse rikkuda, kui neid e-kirju pidevalt saabub. Õnneks annab Outlook teile ka võimaluse need märguanded välja lülitada.

Minema Fail> Valikud> Post, ja pealkirja all Sõnumi saabumine, saate valida märguanded, mille soovite välja lülitada. Kui olete oma valikuga rahul, klõpsake nuppu OKEI.

Seotud: Koosoleku ajastamine Microsoft Outlookis

3. Määrake kalendri meeldetuletused

Sarnaselt e-posti märguannetele on Outlooki kalender seadistatud meenutama teile kohtumisi 15 minutit enne nende algust. Selleks kuvatakse teie järgmised kohtumised ja peate klõpsama Vabaks laskma akna sulgemiseks.

Need meeldetuletused võivad olla vajalikud, kui neid vajate. Näiteks kui olete oma töösse süvenenud ja meeldetuletus ilmub, saate oma tegevuse lõpetada ja kohtumiseks valmis olla.

Kui te aga seda funktsiooni ei vaja, võib see teie voolu katkestada. Nende meeldetuletuste peatamiseks avage Fail> Valikud> Täpsem, ja all Meeldetuletused, tühjendage märkeruut Kuva meeldetuletused.

Teise võimalusena võite minna ka aadressile Fail> Valikud> Kalender, ja all Kalendri valikud, näete suvandit Vaikimisi meeldetuletused. Selle muutmiseks toimige järgmiselt.

1. Klõpsake valiku kõrval olevat kasti Vaikimisi meeldetuletused, nii et kastis on linnuke
2. Valige ripploendist 0 minutit
3. Klõpsake valiku kõrval olevat kasti Vaikimisi meeldetuletused jälle, nii et puuk kaob; kui te seda ei tee, ei salvesta see teie valikut
4. Klõpsake nuppu Okei

Nüüd saate oma tööd jätkata ilma meeldetuletusteta. Kui soovite ikkagi oma olulisi ülesandeid mingil viisil jälgida, vaadake ka Microsofti ülesannete eeliseid.

Seotud: Microsoft To Do: täielik algajate juhend

4. Värvige oma Outlooki kalendri kood

Outlooki kalendri kohtumiste ühevärviliseks värvimisel pole midagi halba. Kuid värvikood võib aidata teil kalendrit lihtsustada ja hõlbustada oma tööpäevast või nädalast ülevaate saamist, kontrollimata iga üksiku kohtumise või kohtumise teemat.

Näiteks kui teil on mitu erinevat tüüpi tööd, sealhulgas kohtumised oma ettevõttes, kohtumised väliste ettevõtete, klientidega, haldusülesandeid ja kalendrisse broneeritud koolitust jne, võib see muutuda häguseks, sest peate keskendumiseks rohkem aega kulutama peal.

Kui kasutate värvikoode, saate kalendri kiiresti üle vaadata ja saada üldise ettekujutuse sellest, millisteks töödeks peate valmistuma. Kohtumiste tähtsuse järjekorras tähtsuse määramiseks võite kasutada ka värvikoode. Näiteks saate kiireloomulisteks koosolekuteks valida punase värvi, olulise jaoks merevaigukollase ja rutiini jaoks rohelise.

Siin on oluline valida erinevat tüüpi tööde jaoks erinevad värvid ja valida värvid, mis ei tundu üksteisele liiga sarnased, et vahet teha. Alustamiseks toimige järgmiselt.

1. Selle kuvamiseks klõpsake kalendris kohtumisel või koosolekul Kohtumiste sari vahekaart.
2. Klõpsake värvilisel aknaikoonil, mis ütleb Kategoriseeri.
3. Klõpsake ripploendis nuppu Kõik kategooriad.
4. Ilmub uus aken; klõpsake paremal küljel Uus.
5. Kirjutage oma kategooria nime. Näiteks „sisekoosolekud” ja valige selle jaoks soovitud värv.
6. Klõpsake nuppu Okei mõlemal aknal, kuni näete oma uut värvikoodiga kalendriaega.

Korrake seda protsessi nii paljude kategooriate jaoks, kui soovite luua.

Outlooki tähelepanu kõrvalejuhtimine on lahendatud

Nüüd, kui teate, kuidas muuta Outlooki vähem häirivaks, saate selle kohandada nii, et see teie jaoks kõige paremini toimiks. Kuigi need ei pruugi tunduda olulised, võivad väikesed muudatused teie tööpäeva muuta.

See pole kaugeltki ammendav nimekiri ja võiksite neid proovida, enne kui neile pühendute. Samuti saate mängida oma Outlooki seadetega ja vaadata, kas avastate muid asju, mis aitavad teie fookust optimeerida.

5 tähelepanu kõrvalejuhtimist, mis muudavad teid vähem produktiivseks (ja kuidas neid vältida)

Häirida on lihtne, mis võib kaasa tuua venitamise. Siin on mõned viisid, kuidas neid vältida.

Loe edasi

Autori kohta