Kuidas juhtida ühe tööülesannete täitmist tehnoloogia abil oma tootlikkuse parandamiseks

Pealtnäha tundub, et multitegumtöötlus on ülim tootlikkuse häkkimine, kui arvestada kõiki isiklikke asju eesmärgid, mida soovite saavutada, lõputud töönõuded, digitaalsed segajad ja pandeemiast tingitud tööelu tasakaalustamatus.

Selle praktika sügavam sukeldumine viib aga teistsugusele järeldusele.

Multitegumtöötluse puudused

Teil on ainult nii palju energiat, tähelepanu ja aega - tootlikkuse olulised elemendid. Multitegumtöötluse tulemusel on üks peamisi puudusi see, et olete pühendunud erinevatele tegevustele, millele korraga keskendute, vaid osaliselt.

Tulemuseks on miraaž, mis meelitab teid mõtlema, et olete tõhusam, sest teete vähe edusamme mitmel rindel, mis viib edu ebaõnnestumiseni.

Kuid tegelikkus on see, et multitegumtöötlus võimaldab teil keskenduda valedele prioriteetidele, pärsib loovust, suurendab stressitaset ja hajameelsust, toob kaasa rohkem vigu, läbipõlemist ja mälu halveneminejne, muutes selle tulemusel vähem produktiivseks. Ja neid on palju uurimistöö selle väite toetuseks.

Niisiis, mis on alternatiiv?

Nüüdseks olete ilmselt arvanud, et alternatiiviks on ühe ülesande täitmine, mille käigus keskendute ühele ülesandele korraga. Nagu mõiste viitab, tähendab see kogu tähelepanu pühendamist mõnele ülesandele. See tava võimaldab säästa aega, mis kulub tegevuste vahel žongleerimisel, suurendab loovust, suurendab tõenäosust oma prioriteete täita, vähendab tähelepanu kõrvalejuhtimist jne.

Kuid suure tõenäosusega teate juba, et ühe ülesande täitmine võib teie tootlikkust parandada. Kuid nagu paljud teisedki asjad elus, on sageli suur vahe selle vahel, mida me teame, et peaksime tegema (ühe ülesande täitmine) ja selle vahel, mida me lõpuks teeme (multitegumtöö).

Lõhe sulgemiseks kaldume pisut kõrvale mis ja keskenduda kuidas parandada oma võimet keskenduda ühele asjale korraga ja tõsta samal ajal tootlikkust:

1. Kasutage Pomodoro meetodit

Pomodoro meetod on tõhus ajajuhtimise tehnika, mis võib parandada teie tootlikkust, aidates teil keskenduda ühele ülesandele. Seda on lihtne rakendada ja see nõuab minimaalset seadistamist. Võid proovida need tasuta avatud lähtekoodiga Pomodoro rakendused.

Pomodoro meetodi kasutamise alustamiseks seadke taimer 25 minutiks ühele ülesandele keskendumiseks ja võtke a 5-minutiline paus, et lõõgastuda või teha kõike, mis pole teie ülesandega seotud, näiteks mängu mängimine või sõnumite saatmine a sõber. Olete just lõpetanud ühe Pomodoro seansi. Pärast nelja või viit Pomodorot saate teha pikema pausi.

See meetod on tõhus, kuna see aitab vähendada häirivaid tegureid, planeerida oma päeva tõhusalt, nautida a saavutustunne pärast igat Pomodoro seanssi ja suurendage keskendumisvõimet lühemate löökide tõttu tööd.

2. Looge automatiseeritud süsteeme

Teil võib sageli olla raskusi ühe ülesande täitmisega, sest igapäevaselt peate tegema palju korduvaid tegevusi, näiteks vastama e-kirjadele või avaldama sotsiaalmeedia postitusi. Õnneks on neid automatiseerimine võib teid aidata tegele nende üleliigsete ülesannetega ja keskendu oma prioriteetidele.

Näiteks võite kasutada need Androidi rakendused automaatsete vastuste seadistamiseks meilidele, telefonikõnedele, tekstisõnumitele jne. Võite kasutada ka selliseid automatiseerimisplatvorme nagu IFTTT erinevate digitaalsete tööriistade ühendamiseks ja automatiseeritud süsteemide loomiseks.

3. Pakkige oma madalad ülesanded

Kas olete kunagi avastanud, et alustate olulist ja keerulist ülesannet, alles siis mõistate, et teete mõni minut hiljem midagi täiesti sõltumatut? Oletame, et soovite kirjutada ajaveebi teemal „Kuidas alustada äri”. Hakkate seda teemat uurima ja saate meili, milles küsitakse, kas olete järgmisel nädalal globaalset soojenemist käsitleva konverentsi jaoks valmis.

Te otsustate kohe vastata, kuna see võtab vaid mõne minuti, kuid klõpsate e -kirjale lisatud YouTube'i lingil metsade hävitamise kohta. Seejärel soovitavad YouTube'i algoritmid vaadata teemaga seotud filmi treilerit ja järgmise asjana vaatate kogu saadet Netflixist. Kõlab tuttavalt?

Niisiis, kuidas seda vältida? Planeerides oma päeva ja kategoriseerides sarnased tegevused koos, et vältida ülesannete vahetamist. See võimaldab teil samalaadset madalat või väheväärtuslikku tööd teha samaaegselt, mitte juhuslikult kogu tööpäeva jooksul.

Näiteks saate eraldada aega e -kirjade sortimiseks, kalendris kohtumiste ajastamiseks ja märguannetele vastamiseks. Kõiki neid väheväärtuslikke ülesandeid saate koguda oma päeva vähese energiatarbega osade jaoks.

4. Kasutage isiklikku Kanbani

Saate tagada, et töötate korraga ainult ühe ülesande kallal, luues oma isikliku Kanbani süsteemi. Võite kasutada tahvlit ja kleepuvaid märkmeid või alla laadida kanbanist inspireeritud rakenduse Trello.

Kui olete oma Trello kontole sisse loginud, looge kolm veergu pealkirjaga -tegema, tehesja lõpetatud. Kirjutage prioriteetsuse järjekorras üles kõik ülesanded, millega soovite töötada. Võtke kõige olulisem ülesanne ja viige see kausta tehes veergu, et sellega tegelema hakata.

Selle tehnika toimimiseks peate veenduma, et teie veerus on igal ajal ainult üks või kaks ülesannet. See aitab vältida liiga paljude ülesannete korraga alustamist.

Lae alla: Trello eest Android | iOS (Saadaval on tasuta lisatasu versioon)

Seotud: Kuidas oma ülesandeid Jaapani Kanbani tehnika abil hallata

5. Harjuta ühe tabeldamist

Võimalik, et teie ekraanil on praegu avatud palju vahelehti. Nendel päevadel tundub võimatuna hoida sirvimisseansse ühel vahekaardil. Veebi sirvimisel on nii lihtne häirida, sest see on segavatest teguritest tulvil.

Ühe klõpsuga harjutamine on tõhus meetod, mis aitab teil ülesandele keskenduda. Veame kihla, et alustamiseks võib vaja minna abi. Võite kasutada laiendit nagu xTab avatud vahelehtede arvu piiramiseks.

Võite kasutada ka Hoog nautida selle kaunist taustpilti, teie eelseadistatud fookusala (või muud meeldetuletust) ja inspireerivat tsitaati.

Leidke ühe tootmisega suurem tootlikkus

Ühe ülesande abil saate peaaegu alati olla kindel, et olete oma kõige olulisemate ülesannetega hakkama saanud tõhusalt ja tõhusalt, kuna olete oma energia, aja ja tähelepanu nendele sama palju keskendanud võimalik.

Kuidas oma ülesandeid MoSCoW meetodi abil tähtsuse järjekorda seada

Kas teil on sageli raskusi oma ülesannete täitmisega? Nende korraldamine ja tähtsuse järjekorda seadmine võib olla teie lahendus ning MoSCoW meetod võib seda aidata.

Loe edasi

Autori kohta