Koosolekute ülekoormusega toimetulemine: 5 näpunäidet ja tööriista

Konverentsiruumis (või veebitöökohas) kohtumine nõuab ideede vahetamist, eesmärkide seadmist, edusammude jälgimist, ülesannete määramist jne.

Kuigi need kõik on koosoleku pidamiseks mõjuvad põhjused, võib liiga palju pikki koosolekuid teie tootlikkust vähendada. Siit saate teada, kuidas saate oma kalendris koosolekute arvu vähendada. Kuid kõigepealt avastame:

Mis põhjustab teil liiga palju kohtumisi?

Võimalik, et olete selle probleemiga juba varem tegelenud. Koosolekuid ilmub aga kogu kalendrisse. See on tõenäoline, sest te pole proovinud probleemi algpõhjuseid välja selgitada; te kasutate lihtsalt sidemelahendusi, et leevendada sümptomite koosoleku ülekoormust.

Niisiis, kaaluge ülekoormuse lahendamist sügavama probleemi sümptomina, et saaksite leida tõhusa ja püsiva lahenduse.

Esiteks on COVID-19 pandeemia ja sellest tulenev üleminek kaug- või hübriidmudelitele oluliselt suurendanud virtuaalsete kohtumiste arvu, peamiselt Zoomi kaudu. Selle tagajärjel on kaugtöötajad hädas Suumi väsimus

või ekraaniaja ammendumine. Koosolekute ülekoormus võib olla probleemiks ka siis, kui kutsute kõiki koosolekutele. Osalejate kasvades väheneb kaasamine järk -järgult.

Üks levinumaid Zoomi koosolekute või konverentsiruumi külastuste peamisi põhjusi on selge päevakava puudumine. Esialgu võib teil olla kohtumise eesmärk, kuid varsti läheb teie tähelepanu tühikäigule.

Lõpuks ei kasuta te digitaalseid tööriistu tõhusalt. Seal on lai valik tarkvara, mis on paremad alternatiivid suhtlemiseks ja koostööks.

Järgmine kõige tõhusam meetod kohtumiste arvu vähendamiseks töökohal on koosolekute tootlikkuse suurendamine. Selle saavutamiseks tehke järgmist.

1. Asünkroonsete kohtumiste jaoks kasutage sisemist Wiki

Koosolekud ei pea alati toimuma reaalajas (sünkroonselt). Mõnes olukorras on kasu asünkroonsest suhtlusest (suhtlus, mis ei nõua osalejate üheaegset kohalviibimist ega vaja kohest reageerimist).

Saate oma koosolekute produktiivsust parandada, kui kasutate asünkroonset suhtlust. See võimaldab meeskondadel kasutada teadmistepõhist tarkvara, näiteks Dokument 360 ideid oma tempos jagada. Teise võimalusena nende veebisaitide abil saate luua sisemise Wikija määrake selles oma koosolekute jaoks kindlad lehed. Need digitaalsed tööriistad võimaldavad teil koosolekule oma panuse anda, kasutades kommenteerimisfunktsiooni.

Asünkroonsete kohtumiste vastuvõtmisega võib teie meeskond võtta aega, mida nad vajavad arutatud teabe mõistmiseks, suhelda meeskonnakaaslastega erinevates ajavööndites, võimaldada introvertidel osaleda trükkimise teel ning vähendada katkestusi ja tähelepanu kõrvalejuhtimine.

2. Kasutage koostöötarkvara

Miks planeerida kahetunnine isiklik kohtumine uute ideede esitamiseks, kui saate seda teha e-posti teel või veel parem, kasutades lihtsat koostöötarkvara Trello.

Oma meeskonna tootlikkuse suurendamiseks korraldage reaalajas kohtumisi ainult siis, kui see on hädavajalik, näiteks konfliktide lahendamiseks. Vastasel juhul võite kasutada koostöötarkvara eesmärkide edenemise värskendamiseks, projektide läbivaatamiseks või uute ideede esitamiseks.

Nii saab teie meeskond piisavalt aega mõtete üle mõtisklemiseks, mida nad soovivad jagada, ja seada tähtsamad esikohale. Veelgi enam, kogu see teave salvestatakse vaikimisi ja on kõigile kättesaadav, mitte ei tugine kirjalikele dokumentidele.

Trello abil saate luua koosoleku eesmärkidele vastavaid tahvleid, näiteks koosoleku päevakava, eelmiste koosolekute värskendusi, meeskonna värskendusi või uusi ideid.

Lae alla: Trello eest Android | iOS (Saadaval on tasuta lisatasu versioon)

3. Keskenduge koosoleku päevakavale

Koosoleku korraldamine ilma päevakavata on kindel läbikukkumise retsept. Kursuse kõrvalekaldumise vältimiseks peab teil olema oma koosoleku jaoks selge plaan. Enamik koosolekuid kulgevad sageli ettenähtud aja jooksul, sest selget teed pole.

Niisiis, kuidas saate seda parandada? Tavaliselt saate enne koosolekutega jagamist kirja panna punktid, mida soovite koosoleku ajal arutada, printida ja lisada muud asjakohased dokumendid.

Teise võimalusena saate oma ajakava koostades säästa aega ja paberit Evernote ja vajalike failide või veebilehtede lisamine enne kolleegidega jagamist. See annab osalejatele kiire juurdepääsu vajalikule teabele oma nutitelefonide, tahvelarvutite või arvutite kaudu.

Lae alla: Evernote eest Android | iOS (Saadaval on tasuta lisatasu versioon)

4. Looge vahetu suhtluse jaoks nõrgad kanalid

Kui olete osa suurest organisatsioonist, kus on palju osakondi, tundub, et koosolek on ainus võimalus teabe jagamiseks konkreetse inimestega. Kahjuks pole see alati kõige produktiivsem meetod.

Milleks kolida grupp inimesi 30-minutiliseks koosolekuks konverentsisaali, kui saate jagada sama teavet koheselt ja igaühega töölaual olevate sõnumiplatvormide kaudu, näiteks Lodev?

Teil on vaja ainult spetsiaalse kanali loomiseks koosolekule ja kutsuge kõik asjaomased osalejad. Nii saate inimestega, kelle valite kutsuda, pidada konkreetseid vestlusi erinevate projektide kohta.

Lae alla: Nõrk Android | iOS (Saadaval on tasuta lisatasu versioon)

5. Ära ole liiga palju inimesi

Mõelge viimasele kohtumisele. Kui palju inimesi oli kohal? Ja kui paljud neist andsid kohtumisele väärtuslikku panust? Tõenäoliselt istusid paljud osalejad vaid vaikselt ilma osalemata, teised aga kontrollisid nende e -kirju. See on muutunud tavapäraseks tavaks, eriti kohtumistel suure rahvahulgaga.

Seda juhtub sageli seetõttu, et korraldajad tahavad vältida inimeste tundmist kõrvalejäetuna. Kuigi see võib olla üllas žest, vähendab see kahjuks koosoleku produktiivsust.

Teil võib tekkida küsimus, kuidas? Teil on oht minna üle koosolekule ette nähtud aja, et tegeleda edasi -tagasi arutelude, madalate kommentaaride ja tarbetu lobisemisega, mille tulemuseks on väiksem tõhusus. Seega, et vältida ülekoormust, kutsuda võimalikult vähe inimesi.

Seotud: Olulised näpunäited veebikonverentside pidamiseks

Ärge laske koosolekutel teid aeglustada

Koosolekutel on enamikus organisatsioonides endiselt otsustav roll. Kuid need muutuvad ebaproduktiivseks, kui need muutuvad üle jõu käivaks ja kui teie meeskonnad saavad oma koosolekuaega prioriteetide jaoks kulutada. Ülaltoodud näpunäidete ja tööriistade abil saate koosolekute produktiivsust suurendada.

5 parimat viisi ekraaniaja ammendumisega toimetulemiseks

Pidev ekraaniga kokkupuude võib põhjustada peavalu, nägemise hägustumist ja silmade väsimust. Siin on mõned näpunäited ekraaniaja ammendumisega toimetulemiseks.

Loe edasi

Autori kohta