Miks kontekstivahetus teie tootlikkust saboteerib (ja mida saate sellega teha)

Millal oli teil viimati ülesande kallal töötades rohkem kui 30 minutit katkematut keskendumist? Tegelikult on tõenäoline, et kaotame teid enne selle artikli lugemise lõpetamist e -kirja, Slack -sõnumi, uudisteavituse või YouTube'i video tõttu.

Kui killustate oma energia ja keskendute nii paljudele erinevatele ülesannetele, ei saa te olla oma kõige produktiivsem mina. Selles artiklis uurime konteksti vahetamist ja selle ületamist.

Mis on konteksti vahetamine?

Konteksti vahetamine, ülesannete vahetamine või multitegumtöötlus toimub siis, kui hüppate ühelt ülesandelt või tegevuselt teisele, lõpetamata eelmist, nihutades tähelepanu ja kaotades selle käigus aega.

Kuid praktilises mõttes usume, et konteksti või ülesannete vahetamine on täpsem termin, mis kirjeldab seda, mida paljud inimesed peavad multitegumtööks. Põhjuseks on see, et enamikul juhtudel vahetame oma tähelepanu kiiresti ühelt ülesandelt teisele, selle asemel et keskenduda mitmele ülesandele samaaegselt. Uuring näitab, et meie aju ei saa seda teha.

Ülesannete vahetamine võib pealtnäha tunduda solvav. See võib isegi meelitada teid uskuma, et see aitab teil olla tõhusam, kuid konteksti vahetamine on nagu lõhkuv pall, mis kogub hoogu teie tootlikkuse lammutamiseks, kuna see uurimistöö näitab.

See juhtub seetõttu, et teie aju läbib tulekindla faasi, enne kui naasete eelmise juurde ülesannet või alustage järgmist, kuna see püüab meenutada, millega te töötasite, või kohandub uuega tegevus.

Seetõttu koormab ülesannete vahetamine mitu korda teie kognitiivseid võimeid. Veelgi enam, pealetükkivatest mõtetest lisanduv stress lõpetamata ülesannete kohta, mille te maha jätsite Zeigarniku efekt sissetung võib põhjustada vaimset ülekoormust ja läbipõlemist.

See on aeg, keskendumisvõime, energia ja loovus, mida saaksite kasutada oma projekti kallal tootmiseks. Ülesannete vahetamise eest makstav maks on projektide pikem valmimisaeg ja suurem vigade tõenäosus.

Miks me langeme konteksti vahetamise ohvriks?

Mõistmine, miks on nii lihtne ühelt ülesandelt teisele hüpata ja keskenduda on nii keeruline, on võti tõhusa tagasipöördumisplaani koostamiseks. Siin on mõned põhjused, miks konteksti vahetate.

1. Kiire juurdepääs suurele hulgale teabele.
2. Teie aju ihkab uudsust ja talle meeldib rännata.
3. Digitaalsed tööriistad on loodud teie tähelepanu nimel konkureerima.
4. Märguannete katkestamine arvutist ja nutitelefonidest.
5. Alati sisselülitatud kultuur tekitab ülemääraseid töönõudeid ja suurendab ootusi e-kirjadele või muudele sõnumitele kohe vastata jne.

Kuidas üle saada konteksti vahetamisest

Ülesannete vahetamisega tegelemise plaani koostamine võimaldab teil siseneda voolu olekusse, mis soodustab sügavat tööd, nautida lühemaid ülesannete täitmise aegu ja väiksemat vigade varu ning leevendada kodust tööd läbi põlema.

Sellegipoolest on siin mõned näpunäited ja digitaalsed tööriistad, mis aitavad teil paremini struktureerida oma päeva ülesannete vahetamiseks:

1. Kasutage digitaalset tegumihaldurit

Üks põhjusi, miks te kontekstivahetust kipute tegema, on see, et töötate füüsiliselt projekti kallal, kuid keskendute vaimselt teisele, suurendades sellega tõenäosust selle juurde hüpata. Plaani koostamine võimaldab teil aga oma keskendumislihaseid üles ehitada, et keskenduda teie ees olevale ülesandele.

Võite kasutada digitaalset ülesannete haldurit Trello et kõik oma ülesanded, millega kavatsete hiljem tegeleda, läheksid meelest, võimaldades teil keskenduda ainult käsil olevale. Kõigi nende ülesannete täielik eemaldamine meelest on alguses keeruline, kuid aja jooksul saate sellega paremini hakkama.

Lae alla: Trello eest Android | iOS (Saadaval on tasuta lisatasu versioon)

2. Valige õige prioriseerimise tehnika

Prioriteeditehnikad on kõige tõhusamad vahendid, mis aitavad teil keskenduda oma kõige olulisematele ülesannetele enne järgmisele tööle minekut. Need võimaldavad teil hinnata kõiki oma ülesandeid ja korraldada need vastavalt prioriteetidele.

Võite kasutada MoSCoW meetodvõi need muud prioriteeditehnikad, et ületada kontekstivahetus ja tõsta oma tootlikkust. Nende kaasamine oma rutiini aitab teil eristada väärtuslikke ülesandeid-neid, millele peaksite praegu keskenduma, ja madala väärtusega ülesandeid-neid, mida saate teistele delegeerida või ignoreerida.

3. Kasutage aja blokeerimist ja ülesannete pakkimist

Olles koostanud oma ülesannete loendi ja korraldanud oma ülesanded vastavalt prioriteetidele, saate oma tööpäevale rohkem struktuuri lisada, kasutades ülesannete pakkimist ja aja blokeerimine.

Ülesannete jagamine tähendab ülesannete korraldamist, rühmitades need sarnasuse alusel ja adresseerides need kindlaksmääratud ajaplokis, selle asemel, et teha neid juhuslikult kogu päeva jooksul. Näiteks valige päeva jooksul ajablokk korduvate või lihtsate ülesannete jaoks, nagu meilidele vastamine.

Lisaks saate luua ajakavasid meelelahutuslikeks tegevusteks või tööga mitteseotud ülesanneteks, näiteks oma Twitteri voo sirvimiseks või YouTube'i videote vaatamiseks. See tehnika aitab säästa aega, vähendada tähelepanu kõrvalejuhtimist ja vältida konteksti vahetamist.

4. Tehke regulaarseid pause

Paljud inimesed peavad vaheaegu endiselt luksuseks töökohal, kuid seda nad ei ole. Seda seetõttu, et sügav keskendumine ülesandele või konteksti vahetamine nõuavad mõlemad palju energiat. Seetõttu on pausid hädavajalikud, sest need võimaldavad teil puhata, laadida ja keskenduda.

Saate muuta harjumuseks lisada mikromurdeid pärast iga blokeerimist, kasutades selleks Pomodoro meetod teie tootlikkuse suurendamiseks. Nende vaheaegade ajal saate mõneks minutiks töölt eemale teha hingamisharjutusi, jalutada, venitada või teha mõnda muud meelepärast tegevust.

5. Kasutage asünkroonset suhtlust

Nagu eespool mainisime, on kasvavad ootused e -kirjadele või muudele sõnumitele kohe vastata üks peamisi põhjusi, miks inimesed on ülesannete vahetamise suhtes altid. Asünkroonne suhtlus on suhtlus, mida ei toimu reaalajas.

Seega saate kontekstivahetuse ületamiseks oma töökohal asünkroonset suhtlust võimendada ja julgustada, eriti mis puudutab kiireloomulisi sõnumeid. Näiteks võite kasutada oma ettevõtte sisemist Wiki või jagatud teadetetahvlit, et avaldada värskendusi, mida teie kolleegid saavad võimaluse korral kontrollida.

Taastage oma fookus ja tootlikkus

Parim viis oma kõige produktiivsema töö tegemiseks on keskenduda ühele asjale korraga. Neid näpunäiteid ja digitaalseid tööriistu kasutades saate treenida oma aju ühe ülesandega, suurendada tootlikkust ja vähendada stressi.

Kuidas juhtida ühe tööülesannete täitmist tehnoloogia abil oma tootlikkuse parandamiseks

Keskendudes ühele ülesandele korraga, saate vähem ajaga rohkem ära teha. Siin on mõned näpunäited ja digitaalsed tööriistad, mis aitavad teil ühe ülesandega hakkama saada.

Loe edasi

Autori kohta