Kuidas oma ülesandeid hõlpsalt automatiseerida: 5 kasulikku tööriista

Veedate tunde oma töökohal igapäevaseid ülesandeid tehes. Sa arvad, et see on sinu töö osa. Aga mis siis, kui seda saaks teha iseseisvalt ja saaksite oma olulise aja investeerida loomingulisse mõtlemisse või muude suuremate probleemide lahendamisse? Kas poleks tore?

Selle probleemi lõplik lahendus on ülesannete automatiseerimine. Uurime, milliseid igapäevaseid ülesandeid saate automatiseerida, selle protsessi ja milliseid tööriistu saab aidata.

Milliseid ülesandeid tuleks automatiseerida

Peaksite automatiseerima kõik igapäevaselt täidetavad rutiinsed ülesanded, mis kulutavad märkimisväärse osa teie ajast, kuid ei pruugi tingimata teie tööle midagi väärtuslikku lisada.

Siin on mõned näited ülesannetest, mida saate automatiseerida. Märkige ülesannete loendis olevad ülesanded üles.

1. Aegade määramine

Üks neist suurimad ajaraiskajad väärtuseta pakkumine on kohtumiste ajastamine. Nii et lõpetage oma klientidega edasi -tagasi rääkimine, et leida teile mõlema jaoks parim aeg. Selle asemel avage oma kalendris mõni pesa ja jagage loendit nendega.

Nii saate oma ülesannete loendist kõik ajakavaülesanded maha tõmmata ja kohtumised siiski õigel ajal kätte saada. Automatiseerimistööriistad aitavad teil ajastada rakendusi ja kalendreid.

2. Igav ülesanded

Paljud ülesanded ei nõua kõrgema astme mõtlemist. Näiteks e-kirjade sorteerimine ja neile vastamine, andmete varundamine, arvete esitamine ja arveldamine, klienditeenindus ja kaasamine, kontaktteabe värskendamine jne.

Nii et selle asemel, et neid iga päev oma ülesannete loendisse lisada, kaaluge nende automatiseerimist. Ja vaadake, kui palju aega endale eraldate.

3. Teabe edastamine mitme rakenduse vahel

Ükski töökoht pole sellest ülesandest vaba. Teil on alati vaja andmeid ja seejärel peate need andmed ühest rakendusest teise üle kandma. Kuid olge tark, ärge kulutage aega kopeerimiseks-kleepimiseks ega importige ja eksportige tonni andmeid, mis teile regulaarselt erinevatel viisidel tulevad. Automatiseeri see toiming.

4. Ülesanded, mis kulutavad teie olulise aja

Lisaks ajakavade seadmisele, meilide ja arvete saatmisele, andmete edastamisele ja muule tuleb veel üks ülesanne, mis tegelikult tundub oluline - sotsiaalmeedias postitamine. Kindlasti peate reklaamima oma brändi ja suhtlema oma publikuga ning jääge seega nendel platvormidel aktiivseks.

Kuid see võib teile kuluda, kui jõuate lõputult korduva meeldimise, kommenteerimise ja jagamise tsüklisse. Niisiis, automatiseerige see äärmiselt aeganõudev ülesanne.

5 sammu ülesannete automatiseerimiseks

Teie ülesannete automatiseerimise loend võib olla lõputu. Ja mõnikord võib see isegi sõltuda teie tehtud töö tüübist, nii et me ei saa neid kõiki siin käsitleda.

Sellegipoolest tahame muuta kogu idee jälgimise lihtsamaks. Nii et siin on ülesannete automatiseerimise protsess.

Samm: kirjutage üles päevaülesanded

Automatiseeritavate ülesannete loendi koostamisel alustage järgmiselt.

• Kirjutage üles ülesanded, mida iga päev täidate.
• Loetlege iga ülesande jaoks kuluv aeg.
• Lisage sagedus, mitu korda peate neid ülesandeid täitma - tunnis, päevas, nädalas, kuus, aastas jne.

Kui see on tehtud. Vaadake, millistesse järgmistest kategooriatest need kuuluvad. Kas need on järgmised ülesanded:

• Esitatakse regulaarselt või ajakava järgi?
• Igav ja kas seda saab teha ilma kõrgema järgu mõtlemiseta?
• Kas edastate teavet rakendustes?
• Kas sööte ära olulise aja, mille võite väärtuslikkuesse projektidesse investeerida?

Pärast nende kõigi loetlemist valige need, mis teie arvates peaksid nüüdsest olema automatiseeritud.

2. samm: uurige

Järgmine samm hõlmab õigete tööriistade uurimist, mida saate kasutada oma ülesannete automatiseerimiseks. Uurige oma praeguste vajaduste ja eelarve põhjal. Näiteks kui olete üksikettevõtja, ei vaja te ettevõtetele mõeldud automatiseerimistööriista. Nii et vali vastavalt.

3. samm: uurige uut töövoogu

Kui olete valinud tööriista, mida oma ülesannete automatiseerimiseks kasutate, leidke uus töövoo süsteem, mis teie jaoks sobib, ja kirjeldage, kuidas asjad edaspidi liiguvad. Veenduge, et kõik meeskonna liikmed teaksid uutest muudatustest, et kõik toimiks sujuvalt.

Näiteks võite oma meeskonnale kirjeldada, kuidas nüüdsest kohtumisi ajastada.

1. Looge oma profiil Kalendriliseltja minge avalehele.

2. Planeerige uus kohtumine, klõpsates nuppu Loo.

3. Valige kestus oma koosoleku kohta vasakpoolsest menüüst.

4. Valige aja kättesaadavus lisades erinevaid pesasid.

5. Avaldage oma koosolek, klõpsates nuppu Edasi nuppu.

6. Kopeerige sellel lehel koosoleku link.

7. Lisage kliendile oma e -posti link.

Kui kõik meeskonna liikmed on protsessiga rahul, saavad nad iga kliendi igapäevaste ülesannete loendist välja kriipsutada regulaarsete koosolekute ajastamise. Nad saavad lihtsalt jagada kõigiga sama koosoleku/sündmuse linki. Selle põhjal, kui palju teenindusaegu on võetud, saab valida tasuta.

Samm: täitke plaan

Kui kõik on tehtud, viige oma uus plaan tõhusalt ellu. Võimalik, et teil võib olla mitmeid automatiseeritavaid ülesandeid ja teie plaan võis muutuda pisut keerulisemaks, kui arvasite. Sellisel juhul otsige oma IT -osakonnalt abi uue plaani koostamisel ja täitmisel teie valitud automatiseerimistööriistaga.

Samm: hindamine ja testimine

Pärast vajalike ülesannete automatiseerimist kontrollige uue töövoo plaani sujuvust. Uurige:

• Tehtud ülesannete tõhusus.
• Selle mõju töötajate või meeskonnaliikmete tootlikkus.
• Kas kõigil on uusi tööriistu mugav kasutada?
• Kas säästetud aeg mõjutab teie sissetulekute kasvu? (See on mõeldud ettevõtjatele, vabakutselistele ja töövõtjatele.)

Siin on mõned suurepärased automatiseerimistööriistad koos nende lühikeste üksikasjadega, et säästa uurimisaega pärast automatiseeritavate ülesannete loetlemist.

See on populaarne automaatika tarkvaralahendus, mis võimaldab integreerida erinevat tarkvara. Saate andmeid ühest tööriistast teise kanda, kombineerides oma igapäevaseid rakendusi, nagu Gmail, Dropbox, Slack, Google'i kalender, Mailchimp jne.

Selle tööriista abil saate automatiseerida tuhandeid ülesandeid, nagu kõigi oma ajaveebipostituste säutsumine, Gmaili manuste salvestamine Google Drive'i, kõigi G-draivi failide varundamine Dropboxi ja palju muud.

See tööriist on automatiseerimise osas nagu Zapier. See aitab teil andmeid erinevate rakenduste vahel üle kanda ja muid nimetatud ülesandeid täita. Kuid IFTTT tasuta versioon on parem kui Zapier.

Kui viimasel tarkvaral kulub asjade elluviimiseks vähemalt 10-15 minutit, siis IFTTT võtab pärast päästiku asetamist kohe meetmeid.

Kuid selle tööriista negatiivne külg on see, et see sobib ainult ühe inimese ettevõtetele. Neil pole meeskondade või mitme töötaja jaoks versioone. Ja kui see on teie nõue, minge Zapieri juurde. Selle abil saate määrata toiminguid mitme tarkvara vahel, kasutades teie tasulist versiooni.

See on suurepärane tööriist sotsiaalmeedia postituste automatiseerimisel ja haldamisel. Need pakuvad suurepäraseid ajastamisvõimalusi ja neid soovitavad tippbrändid.

Kui soovite hakkama saada tuhandete müügivihjetega ilma täielikku müügimeeskonda värvamata, kaaluge LeadFormly'i. See aitab teil automatiseerida oma müügiprotsessi, suurendada konversioonimäära, segmenteerida otse veebisaidilt tulevaid müügivihjeid.

Nii saate keskenduda ainult tehingute lõpetamisele, selle asemel et raisata aega varases müügiprotsessis.

See on väikeettevõtete jaoks veel üks lihtne automatiseerimisvahend. See aitab teil kohtumisi broneerida, kohtumisi ja telefonikõnesid korraldada jne.

Selle toimimiseks peate vaid määrama kalendris Calendly oma saadavuse eelistused ja lisama lingi oma koosolekukutse e -kirjale. Seejärel saavad teie kliendid sellest loendist valida nende vajadustele vastava aja. Lõpuks ajastatakse teie valitud kalendriaeg automaatselt teie kalendrisse ja teid teavitatakse sellest.

Automatiseerige oma rutiinsed ülesanded kohe

Ärge kulutage tunde olulistele, kuid üksluistele ülesannetele.

Võtke aega kõigi selliste ülesannete automatiseerimiseks, sirvige just lugenud kategooriaid, uurige abivahendeid ja säästke mitu tundi päevas.

5 viisi, kuidas automatiseerimine võib teie tootlikkust tõsta

Mõnede igapäevaste korduvate ülesannete automatiseerimine võib säästa palju aega. Siin on mõned automaatikaideed, kuidas rohkem tööd teha!

Loe edasi

Autori kohta