5 ajasäästlikku rakendust paremaks kohtumiseks nii veebis kui ka väljaspool seda

Töötavad spetsialistid ei pääse koosolekutele pääsemisest. Kas virtuaalselt või isiklikult, saate oma aega tõhusamalt ja produktiivsemalt veeta, kui kasutate koosolekute korraldamiseks ja haldamiseks õigeid tööriistu.

Koosoleku läbiviimise põhimõtted jäävad samaks, olenemata sellest, kas teete seda konverentsiruumis või Zoomi kasutamine veebikohtumiste jaoks. Peate paika panema päevakorra, koostama selge tegevuskava, suhtlema või vastama küsimustega ning võtma järelmeetmete jaoks aega. Need tasuta rakendused aitavad teil seda kõike teha võrgus ja väljaspool seda.

1. Hüperkontekst (Veeb): tasuta koosolekumallid ja vestluse alusturid

Kui teie koosolekud liiguvad liiga sageli, peate kasutama hüperkonteksti. See on koosolekute kaasrakendus juhtidele, mis pakub tasuta malle ja vestluste algajaid nii üksikute kohtumiste kui ka meeskonnakohtumiste jaoks. Järgige stsenaariumi ja te ei lähe kunagi rajalt kõrvale ega jäta millestki olulisest ilma.

Pärast sisselogimist sünkroonige oma kalender ja looge uus tööruum. Igal tööruumil on mitu malli üks-ühele või meeskonnakohtumisteks, näiteks iganädalased ja igakuised ülevaated, kaugõpe üks-ühele või meeskonna koosolekud, tulemuslikkuse ülevaated, registreerumised, püstijalakoosolekud, scrum, projektijuhtimine, kvartali planeerimine jne peal.

Igas mallis näete rea küsimusi või päevakorrapunkte koos kavandatud ajavahemikega. Muutke neid julgelt oma äranägemise järgi. Kui koosolek on sisse lülitatud, saate igale üksusele lisada "Järgmised sammud", luues enda jaoks ülesannete loendi. Samuti saate kutsuda tööruumi kolleege nende toimingutega koostööd tegema. See on natuke nagu koosoleku protokollide võtmine.

Pro -kontodega saate täiendavaid funktsioone, näiteks järgmiste sammude jälgimine aja jooksul, eesmärkide lisamine, eelmistele koosolekutele registreerimine jne. Kõik need lisavad väärtust, kui soovite teenuse eest maksta. See tähendab, et tasuta versiooni mallid on piisav põhjus hüperkonteksti kasutamiseks.

2. Edasilükkamine (Veeb): tasuta koosolekumärkmete rakendus hõlpsaks korraldamiseks ja jagamiseks

Päevakorra koostamine ja seejärel koosoleku protokollimine on viljakate kohtumiste tagamise olulised osad. Vastasel korral leiate sageli inimesi, kes ütlevad, et nad ei mäleta, millal millestki räägiti. Edasilükkamine on üks parimaid tasuta rakendusi koosolekute salvestamiseks.

Igal uuel koosolekul saate iga märkme jaoks luua eraldi kaarte. Näiteks on teie päevakord üks kaart, teised aga tagasiside, järgmised sammud, protokollid, ettepanekud jne. Iga kaart on lihtne rikastekstiredaktor, mis toetab Markdownit ja tabeleid. Võite kasutada põhimõtteid parimad koosoleku minutimallid üheski neist.

Parempoolselt paneelilt leiate selle koosoleku teised osalejad ja kutsute neid vaheajatahvlit vaatama või muutma. Toiminguüksustes saate seada ülesannete loendeid ja määrata need inimestele ning lisada kirjeldusi. Lõpuks aitab üldine päevakorra üksikasjade paneel koosolekut kursis hoida. Edasilükkamine võimaldab teil ka koosoleku ajal teistele faile juurde laadida.

Kui koosolek on tehtud, saate märkmed e -postiga saata kõigile osalejatele või alla laadida PDF -failina. Adjourni tasuta versioon piirab e -kirjade saatmise arvu, kuid PDF -failide allalaadimine on igavesti tasuta.

3. Viinamarjaistandus (Veeb): lihtsad asünkroonsed kohtumised videokõnede kaudu

Mõne aja pärast hakkavad need igapäevased ja iganädalased kohtumised tunduma pigem töö kui vajadusena. Lisaks, kui tegemist on kauge meeskonnaga, on ka kõigi kokku saamine keeruline ülesanne. Kasvav trend tulla toime koosoleku ülekoormusega on valida selle asemel asünkroonsed koosolekud, mida saate siiski teha videokõnede kaudu.

Kui te ei teadnud, toimub asünkroonne koosolek nagu tavaline koosolek, kuid mitte samal ajal. Esiteks alustab koosoleku võõrustaja koosolekut ja koostab päevakorra, mis on salvestatud videosõnumisse, ja saadab selle rühmale. Seejärel saab teine ​​osaleja sellele vabalt vastata oma videosõnumiga. Seejärel saavad teised osalejad neid sõnumeid vaadata ja vastata vastavalt võõrustaja määratud korraldusele või vastata vahepealsele isikule. Idee on lasta inimestel töötada oma tempos ja mitte jääda kogu aeg koosolekutele vahele.

Päris paljud veebirakendused võimaldavad videokõnede kaudu lihtsaid asünkroonseid kohtumisi. Grapevine on üks lihtsamaid, mida oleme näinud, võimaldades teil salvestada 15-minutilisi sõnumeid veebikaamera või ekraanisalvestuse kaudu. Samuti saate kellegi postitusele kommentaare lisada ja faile lisada. Kõik sõnumid kuvatakse lihtsas kronoloogilises ajajoones. Tasuta versioon võimaldab kuni viit kasutajat ja saate uuendada suuremate rühmade jaoks.

4. Dory (Veeb): kõige parem on hallata küsimusi ja vastuseid ning reaalajas vaatajaskonna interaktsioone

Endiste Google'i töötajate loodud Dory on täiesti tasuta veebirakendus (reklaamideta ja varjatud kuludeta), et hallata küsimuste ja vastuste seansse ning vaatajaskonnaga suhtlemist nii veebis kui ka väljaspool seda. Saate seda kasutada ka kogu ettevõtet hõlmavate virtuaalsete kohtumiste jaoks kui ruumi kuulajatele oma küsimuste esitamiseks.

Rakendusel on lihtne liides uue sündmuse loomiseks ja kaasautorite kutsumiseks, kellel on samad toimetajaõigused kui teil. Sündmused võivad olla avalikud või privaatsed ainult neile, kellel on link. Põhipaneelil saavad osalejad seejärel esitada küsimusi, millele moderaator saab kõnelejate vastuse järgi reastada. Nähtavuse suurendamiseks saab küsimusi kinnitada, arhiveerida ja hääletada.

Dory sisaldab ka käepärast märkmete paneeli, mis koosneb kahest osast. Üks neist on jagatud märkmete ruum, kuhu kõik korraldajad või toimetajad saavad lisada märkmeid, mida nad kõik näevad. Teine on privaatne märkmik, mida saab redigeerida ja mis on nähtav ainult teile. See on tore lisand, et hoida minuteid, lisada ja jagada mõtteid ning vajadusel isegi juhiseid anda.

5. Kustutuskumm (Veeb): tahvel, kirjutustahvel ja valmiskoosolekumallid

Füüsilistel kohtumistel on teil sageli konverentsiruum, kus on iga inimese jaoks ühine tahvel ja kirjutuslaud. Eraser toob selle virtuaalsesse maailma, andes teile kahe paneeliga märkmiku ja a tasuta digitaalne tahvel.

Mõlemat tööriista on üsna lihtne kasutada ja alustamiseks saate linki teistega võrgus jagada. Märkmik toetab vormindamiseks Markdownit, tahvlil on aga tavalised joonistamisvahendid kujundite, teksti ja diagrammide jaoks. Kustutuskumm sisaldab ka helivestlust, kui te ei soovi sellega kolmanda osapoole videokõnede rakendust kasutada.

Lahe osa on eellaaditud mallid. Kustutuskumm joonistab kiiresti välja kogu Agile Sprinti tahvli, vooskeemi, ujumisraja diagrammi või püstikoosoleku seansi, et täita seejärel koosoleku väärtused. See töötab suurepäraselt ja muudab teid tõhusamaks.

Ära võitle selle vastu kogu aeg

Need tööriistad ja rakendused muudavad paljud teie koosolekud tõhusamaks, kuid mitte kõik. Ja sellest pole midagi. Ärge püüdke igal koosolekul tootlikkust ja tõhusust maksimeerida, mõnikord on need igavad ja tunduvad ajaraiskamisena. Isegi kui muudate pooled neist tõhusamaks, leiate suure muutuse. Ja teise poole jaoks lõbustage ennast mängides Kohtumine põrgu bingoga.

6 lihtsat viisi kohtumiste produktiivsemaks muutmiseks

Kui soovite teada, kuidas edukat meeskonnakoosolekut läbi viia, vaadake neid 6 olulist näpunäidet, mida peaksite järgima.

Loe edasi

Autori kohta