Vabakutselise või kaugtöötajana peate võib -olla töötama klientide ja kolleegidega erinevates ajavööndites. See aga ei tähenda, et peate alati olema reaalajas reageerimiseks kättesaadav, isegi keskendumise ja keskendumisvõime kaotamise hinnaga.
Saate vältida kurnatust, säilitades samal ajal sujuvad suhted teiste sidusrühmadega, rakendades mitmeid strateegiaid. Järgmiste näpunäidete ja tööriistade abil saate teada, kuidas seda teha.
1. Järeltegevusteta otsus/tagasiside jagamine
Vajate reaalajas suhtlemist, kui on vaja kohest tagasisidet või järelmeetmeid. Liigne suhtlus võib teid kiireks reageerimiseks säästa probleemidest, et olete kogu aeg kättesaadav. Kui esitate oma kliendile või kolleegidele kogu vajaliku teabe, ei pea nad teie sõnumi selgitamiseks järelmeetmeid võtma.
Selleks ärge kartke selgitada asju täielikus kirjelduses. Mõnikord ei ole kohene tagasiside asjakohane ega täielik. See võib põhjustada ka arusaamatusi. Hilinenud tagasiside aitab vältida ebaloogilisi puhanguid ja võimaldab teil läbimõeldumalt vastata.
Oma klientide ja meeskonnaga põhjalikult ja selgelt suheldes välditakse tarbetut edasi-tagasi liikumist. Seal on mitmesugused veebipõhised märkmete tegemise rakendused, näiteks Supernotes. Saate neid kasutada peaaegu täiuslike sõnumite saatmiseks.
Teie ja teie kaasautor saate jätta üksteise vastused jagatud märkmete ja dokumentide kaudu samasse faili märkmeid.
2. Planeerige eelnevalt, et võimaldada mõistlikku viivitust reageerimisajas
Mõned projektid ja ülesanded võivad vajada teie klientidelt või meeskonnaliikmetelt viivitamatut reageerimist, samas kui hilinenud vastamine võib põhjustada projekti viivituse. See on üks peamisi põhjusi, miks paljud inimesed pooldavad kaugtöö ajal reaalajas suhtlemist.
Kuid asünkroonne suhtlus on nendel juhtudel ka teostatav võimalus, kui saate ülesandeid ja alamülesandeid planeerida. Investeerige piisavalt aega eskaleerimise töövoo loomiseks, mis võimaldab teie meeskonnal hädaolukordadega toime tulla. Mõelge ajavööndite erinevusele ja planeerige vastuse viivituse ajal sõltumatud ülesanded.
Abiks on kalendrirakenduse integreerimine ülesannete haldamise tööriistad nagu Asana. Seega muutub iga kord sündmuse loomisel värskendus ülesannete haldamise rakendustes kõigile kättesaadavaks.
3. Ekraani salvestamine/digitaalsed tahvlid vigade demonstreerimiseks
Kujutage ette, et tarkvaras on keeruline viga. Nüüd peate kogu asja kirjeldama, kirjutades kaugele meeskonnale! Rääkimata küsimustest, mis teisest otsast vahepeal esile kerkivad ja sa eksid.
Saate kõiki neid keerulisi olukordi vältida, kasutades ekraanisalvesti rakendusi. Demonstreerige ja registreerige tarkvara viga, kasutades tasuta ekraanisalvesti, nagu ActivePresenter või Apowersoft. Segaduste vältimiseks võite probleemi verbaalseks kirjeldamiseks lisada ka oma heli.
Seotud: Parimad tasuta ekraanisalvestajad veebikohtumiste salvestamiseks
Võite kasutada ka veebitahvlid nagu Freehand rakenduse või veebisaidi vigade kirjeldamiseks. Need rakendused sobivad kaugkoostööks. Teie kolleeg saab töötada teie tahvli failiga ja jätta sinna märkmeid, et saaksite selle üle vaadata, kui on teie kord.
Mida rohkem saate vähendada audio-/videosuhtluse vajadust, seda rohkem saavad kolleegid ja kliendid keskenduda sellele, mis on tegelikult oluline. Praegusel ajal saate hõlpsasti luua oma projekti üksikasjaliku töövoo ja muuta selle digitaalselt kõigile teistele asjaosalistele kättesaadavaks. Selleks võite kasutada selliseid koostöörakendusi nagu Jira.
Lisaks oma ülesannete visuaalse töövoo toetamisele võimaldavad need põhjalikud rakendused lisada ülesannetele kommentaare. Need kommentaarid aitavad kiiresti vajalikku teavet leida ja seeläbi arutelusid sujuvamaks muuta.
Näiteks kui klient peab teadma projekti edenemist, saab ta vaadata ülesande kommentaari, et leida täidetud ülesanded. See säästab neid sõnumite saatmisest, pakkudes neile koheselt vajalikku teavet.
5. Projektide sprintide loomine ja määratlemine
Kui olete osa meeskonnast, kes järgib vilgast või rabelevat töövoogu, teate, et reaalajas koostöö ja suhtlus on teie töö hädavajalikud osad. Siiski saate vähendada sõltuvust vahetust suhtlusest, määratledes sprindid õigesti.
Sprindi loomisel vastake kindlasti ilmsetele küsimustele, nagu eesmärgid või eesmärgid, tegevuskavad, ressursid, mahajäämused, suutlikkus, tööprotsess, tähtajad jne. Seega ei küsi volitatud isikud neid küsimusi ja hakkavad kohe tööle.
Samuti saate abi erinevatest tasuta Scrumi toetatud projektihaldustööriistadest iceScrum. Need rakendused võimaldavad teie meeskonnatööd tõhusalt ja minimaalse kiire reageerimise nõudega.
6. Jagage koosolekute salvestisi, et minimeerida videokoosolekute väsimust
Mõnikord tähendab kaugmeeskonda kuulumine füüsilise vahemaa kompenseerimiseks mitmel koosolekul osalemist. See võib põhjustada olukorra nimega Zoom väsimus, mis ei ole teie tootlikkusele hea. Selle asemel saate keskenduda alternatiivsetele suhtluskanalitele ja keskendunud töö ajal koosolekutaotlustest keelduda.
Oluline on osaleda strateegiliste arutelude või keskendunud päevakavade koosolekutel. Sellegipoolest võite enamiku ülejäänud küsimuste lahendamiseks sõltuda tekstipõhisest suhtlusest. Peale selle peaks koosolekute salvestamine olema kohustuslik.
Seega võib igaüks, kes sellest ilma jäi, vaadata salvestist mugavalt ja saada hiljem arutelule lisaväärtust. Zoom -koosolekute salvestamiseks saate kasutada VLC -d või Meet -koosolekute salvestamiseks Google Meet'i salvestusfunktsiooni. Mõlemad rakendused on tasuta, seega ei maksa need teile lisaraha.
7. Digitaalse kalendri õige kasutamine aja blokeerimise teel
Mittehäälsuhtluse valimise üks peamisi põhjusi on katkematu produktiivne aeg. Kuigi see aitab meil projekti või ülesande täitmisel märkimisväärselt edasi liikuda, ei märgi inimesed seda kalendrisse nagu kohtumist või esitlust. Seetõttu pole teistel meeskonnaliikmetel tavaliselt sellest aimugi.
Siiski saate oma kalendrisse märkida mõne sügava töö tegemise aja, et teised sellest teada saaksid. Kalendri tühik tähendab, et olete koosoleku või tekstisõnumi saatmiseks vaba. Kui blokeerite kalendris kellaaja, hoiduvad nad sel ajal kohtumiste ajastamisest ja teile tekstide saatmisest.
Võite kasutada tasuta kalendritööriistu, näiteks Google'i kalendrit või Koostööks ühinema oma aega blokeerida. Seetõttu muutuvad teised tähelepanelikuks ja sõltuvad rohkem veebisuhtlusest, nagu e -post ja projektide arutelukanalid.
Suhtlemine ei pea alati olema hetkeline
Kui töötate kodust või hübriidmeeskonna osana, võib reaalajas suhtlemine teid kurnata.
Proovige neid näpunäiteid ja tööriistu veebis suhtlemiseks, et vältida ülekoormamist. Kuna need võimaldavad teil katkestusteta töötada, näete oma igapäevast tootlikkust.
Valida on nii palju tootlikkuse rakendusi ja tööriistu. Kuid ainult vähesed neist keskenduvad teie isikliku tootlikkuse parandamisele. Kontrollige neid!
Loe edasi
- Tootlikkus
- Kaugtöö
- Vabakutseline
- Tootlikkuse näpunäited
- Keskendu
Tamal on MakeUseOfi vabakutseline kirjanik. Pärast oluliste kogemuste omandamist tehnoloogia, rahanduse ja äri valdkonnas töötanud oma eelmisel töökohal IT-konsultatsioonifirmas, võttis ta 3 aastat tagasi täiskohaga kutsealal kirjatöö vastu. Kuigi ta ei kirjuta tootlikkusest ja viimastest tehnoloogiauudistest, armastab ta mängida Splinter Cellit ja vaadata binge-Netflixi/ Prime Video.
Telli meie uudiskiri
Liituge meie uudiskirjaga, et saada tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e -raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!
Tellimiseks klõpsake siin
