SharePoint on Microsoft 365 osa, mis võimaldab teil dokumente ja sisu professionaalselt hallata. Ükskõik, kas olete administraator või lõppkasutaja, tagab parimate tavade tundmine ja rakendamine selle, et kõik saavad sisu ilma raskusteta kasutada.
Sellest artiklist saate teada, kuidas SharePointi kõige tõhusamalt kasutada.
1. Muutke failinimed järjepidevaks
Järjepidevus on edu võti ja see on tõsi isegi juhul Jaotuspunkt. Kuna SharePoint võib salvestada arvukalt dokumente, peate failide nimetamisel olema järjepidev.
Võib -olla olete märganud, et mõned otsingutulemused sisaldavad hämaraid failinimesid. Selle tulemusel peate soovitud faili leidmiseks iga faili avama. See on vaevarikas töö ja muudab teid ebaproduktiivseks. Veelgi enam, tuhandetest dokumentidest sobiva faili leidmine võib muutuda peaaegu võimatuks, kui erinevad meeskonnakaaslased järgivad erinevaid nimetamisstiile.
Seotud: Mis on Microsoft SharePoint? Selle kasutamise omadused ja eelised
Kuna SharePoint on jagatud platvorm, arutlege teistega, et valida nimetamisviis. Seetõttu leiate teie ja teie meeskonnakaaslased kiiresti kõik failid või dokumendid.
2. Sildista dokumendid
Vaatamata ühele nimetamisviisile võib teil olla raskusi vajaliku dokumendi leidmisega. Selleks et Microsoft Search näitaks teile täpsemaid ja asjakohasemaid tulemusi, märkige oma dokumendid. Märgistamine toimib sarnaselt filmi või telesarja kanali žanriga.
See aitab teil leida kõik samasse kategooriasse kuuluvad failid. Märgendi lisamiseks minge teeki ja lisage uus kategooriaväli, näiteks loomise kuupäev, viimati muudetud jne. Nüüd lisage iga dokumendi jaoks vastavad andmed, mis toimivad märgendina. Nii saate SharePointi abil täpseid tulemusi.
3. Dokumentide turvalisus lukustusfunktsiooni abil
SharePointi andmete turvalisus ei sõltu ainult IT -infrastruktuuri administraatoritest. Lõppkasutajana saate oma osa mängida ka dokumentide lukustamisega. See funktsioon tagab, et ükski volitamata isik ei saa jagatud failides või dokumentides muudatusi teha.
Sisseehitatud dokumendihaldusfunktsiooni aktiveerimisega saate dokumendi lukustada ja avada. Samuti kuvab SharePoint oma nime kõrval ikooni, et kõik teaksid selle eristaatusest. Saate selle sätte lisada töövoole, mis lukustab dokumendi kinnitamisel automaatselt.
4. Loendite ja raamatukogude kiire kopeerimine
Loendi või teegi koostamine, selle metaandmete lisamine, vaadete loomine - kogu SharePointi teegi või loendi loomine võtab mitu tundi. See kirglik ülesanne võib olla igapäevane, kui peate neid loendeid või raamatukogusid mitu korda üles ehitama.
Seetõttu peaksite teadma, et loendit on võimalik kopeerida mis tahes SharePointi saidilt, millel on õige juurdepääs. Veelgi enam, kopeerimisprotsess on lihtne ja saate kopeerida peaaegu kogu konfiguratsiooni. Raamatukogude või loendite vormindamise kopeerimine aitab säästa uue projekti aega.
5. Õppige taastama kadunud raamatukogu andmeid
Oluliste andmete juhuslik kustutamine võib teie meeskonnale korvamatut kahju tekitada. Seetõttu peate teadma oma SharePointi teegist kustutatud ja kadunud andmete taastamise põhitõdesid.
Seotud: OneDrive'i parandamise viisid, kui te ei saa oma faile avada
Kui teate seda, ei pea te andmete taastamisel sõltuma kellestki teisest. Nii säästate lõpuks oma aega ja teisi inimesi, kes võivad teiega selle mittetootliku ülesande täitmisel koostööd teha.
Kõigepealt looge SharePointi jaoks andmete taastamise poliitika ja rakendage see õigesti. Taastamisprotsess võimaldab teil teatud aja jooksul andmeid taastada. Pidage meeles, et andmete taastamine varasemast ajast tähendab, et kaotate pärast seda tehtud muudatused.
6. Juurdepääsutaotluse haldamine
Kujutage ette, et jagasite kolleegiga e -posti teel linki ja jätsite päevaks. Kui see inimene üritab linki avada, leiab ta, et tal pole sellele failile juurdepääsu. Ilmselgelt saavad nad taotleda juurdepääsu failidele, kuid neil pole aimugi, kes saavad heakskiitu ja tööaega jagada. Mõnikord saavad mitu meeskonna saidi omanikku märguandeid failile juurdepääsu taotluste kohta.
Samuti on võimalik, et igaüks neist arvab, et teised võtavad taotluse vastu. Seetõttu ei pruugi juurdepääsu küsinud isik kunagi vastust saada. Selliste probleemide vältimiseks saate selliste taotluste lahendamiseks seadistada konkreetse tugimeili.
7. Piira raamatukogu luba
Teekile juurdepääsu massiluba on andmete turvalisusele kahjulik. Selliste stsenaariumide vältimiseks peate piirama juurdepääsu teekile mis tahes SharePointi saidil.
Kui teil on raamatukogud, millele on juurdepääs ainult personalimeeskonnal, saate piirata teiste juurdepääsu sellele SharePointi saidile. Selleks pange raamatukogule nimi ja mainige selle kirjelduses selle eristaatust.
8. Meeskonna saitide kategoriseerimiseks kasutage jaotiste saite
Sarnaste kategooriate saitide leidmine kogu SharePointi saitide kogust võib olla keeruline. Siiski saate sarnaseid või seotud saite rühmitada virtuaalse rühma kaudu, mida nimetatakse jaoturisaitideks.
Näiteks kui peate oma klientidega igast projektist ühte saiti jagama, saate luua jaoturisaidi ja grupeerida kõik selles olevad saidid. Seega muutub sarnaste saitide leidmine ja jagamine sujuvaks ja vähem aeganõudvaks kõigile.
9. Tea, millal kasutada erinevat tüüpi saite
SharePointi kasutades näete kahte peamist saidimalli. Neid nimetatakse meeskonna- ja suhtlussaitideks. Mõlemat tüüpi kasutatakse erinevalt ja peate oma projekti põhjal valima ühe neist.
Kui soovite oma meeskonnakaaslastega teadaannet või tutvustust jagada, on suhtlussaidi kasutamine suurepärane mõte. See on ideaalne, kui teil on lugejaid/töötajaid rohkem kui kaastöötajaid.
Meeskonna sait on sobib projektikoostööks väikese meeskonnaga. Kasutage seda ka siis, kui teil on palju kaasautoreid.
10. Isikupärastatud vaadete seadistamine
Üks SharePointi funktsioon, millest võite olla teadlik, on teie valitud isikupärastatud vaadete loomine. Lisaks pakub SharePoint dokumendihalduseks mitmeid filtreid ja lüliteid. See võimaldab kuvada täiendavaid metaandmete üksikasju, filtreerida teie valitud faile, sortida faile erinevates järjestustes, rühmitada faile ühte või mitmesse rühma jne.
Iga meeskonnaliige saab luua isikupärastatud vaate, mis on kättesaadav ainult neile. See ei takista raamatukogu vaadet kõigile. Lisaks saate luua avaliku vaate, kui teil on sarnaste kuvamisnõuetega meeskonnakaaslased.
SharePoint tehtud lihtsaks
SharePoint on seotud sisuhaldusega ja see ei tohiks olla keeruline ja igapäevane. Teie ja teie meeskond saate SharePointi parimal moel kasutada, järgides ülaltoodud tavapraktikaid.
Kui olete algaja, on need ideaalsed näpunäited tööriista produktiivseks ja segamatuks kasutamiseks. Lisaks aitavad SharePointi parimad tavad teil asju hõlpsalt teha.
Asjade tegemine David Alleni poolt on üks isikliku ja professionaalse produktiivsuse põhialuseid. Saate seda kasutada järgmiselt.
Loe edasi
- Tootlikkus
- Microsoft
- Microsoft Office'i näpunäited
- Koostöövahendid
Tamal on MakeUseOfi vabakutseline kirjanik. Pärast oluliste kogemuste omandamist tehnoloogia, rahanduse ja äri valdkonnas töötanud oma eelmisel töökohal IT-konsultatsioonifirmas, võttis ta 3 aastat tagasi täiskohaga kutsealal kirjatöö vastu. Kuigi ta ei kirjuta tootlikkusest ja viimastest tehnoloogiauudistest, armastab ta mängida Splinter Cellit ja vaadata binge-Netflixi/ Prime Video.
Telli meie uudiskiri
Liituge meie uudiskirjaga, et saada tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e -raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!
Tellimiseks klõpsake siin
