6 parimat dokumendihaldustarkvara ettevõtetele

Kui kasutate endiselt füüsilisi viise oma failide ja paberi hoidmiseks, jääte palju ilma. Failide füüsiline salvestamine võtab liiga palju salvestusruumi. Teil on alati vaja kappe, mis muudab konkreetse faili otsimise ja jälgimise üsna keeruliseks.

Teise võimalusena võimaldab dokumendihaldustarkvara hõlpsalt hallata piiramatut arvu faile. Lisaks on need suhteliselt turvalisemad ja paindlikumad, lihtsustades mitme meeskonnaliikme koostööd ühe dokumendiga.

Niisiis, uurime, millist dokumendihaldustarkvara saate oma failide haldamiseks kasutada.

1. Bitrix24

See on turvaline platvorm teie isiklike ja koostööfailide salvestamiseks. Üle 5 miljoni kasutaja usaldab neid kogu maailmas ja kasutab seda tarkvara oma failide haldamiseks.

See pakub teie dokumentidele kolme erinevat tüüpi salvestusruumi:

• Minu sõit: Siin saate salvestada oma isiklikud failid.
• Grupisõit: See on parim õpilaste ja väikeettevõtete meeskonna koostööks.
• Ettevõtte sõit: See sobib kõige paremini mitme töötajaga ettevõtetele.

Lisaks saate valida salvestage oma dokumendid pilve või kohapealne salvestusruum, sõltuvalt teie vajadustest. Ja navigeerige mitmes failis, tippides nende nime või nende lühikirjelduse. Kõik need salvestatakse dokumenditeeki.

Samuti saate meeldida dokumentidele, et neid kiireks juurdepääsuks otsingutulemuste ülaosas hoida. Tööriist võimaldab ka dokumentidele kommentaare lisada ja redigeerimisajalooga säilitada mitu dokumendiversiooni. See muudab muutuste jälgimise tulevikus lihtsamaks. Lisaks saate oma dokumendi muutmiseks kasutada ka erinevaid rakendusi.

Turvalisuse huvides võimaldab Bitrix24 oma dokumendi lukustada, klõpsates lukustusnupul. See muudab dokumendi teistele inimestele kättesaamatuks. Tarkvaral on nii tasuta kui ka tasulised versioonid. Saate selle hankida vastavalt oma vajadustele.

2. eFile kabinet

Ükskõik, kas olete üliõpilane, väike töövõtja või teil on suur ettevõte, kus on mitu töötajat, saate seda tööriista kasutada oma andmete ja failide hoidmiseks ja korraldamiseks. See võimaldab teil faile otsida, lihtsalt sisestades otsinguribale nende nime.

Samuti saate kiire juurdepääsu teatud failidele, hoides neid portfellis ja automatiseerides selle tarkvaraga töövoo, kuna see failid automaatselt üles laadib. See võimaldab salvestada nii kohapeal kui ka pilvepõhiselt.

Lisaks ei pea te seda rakendust kõigis oma seadmetes hoidma. Veebibrauseri abil pääsete oma failidele juurde kõikjal maailmas. Turvalisuse huvides pääsevad andmetele juurde aga ainult teatud parooliga inimesed. Töötajatele antakse lube vastavalt nende rollidele.

Kõik jagatud failid on krüpteeritud ja need tuleb läbi vaadata kahefaktoriline autentimine. Mugavuse huvides saate määrata ka IP- või asukohapõhise autentimise.

Pealegi, kui olete ettevõte või üksikettevõtja, teate hea meelega, et see tarkvara võimaldab ka lepinguid allkirjastada. Töö hõlbustamiseks saate tarkvara integreerida kolmandate osapoolte rakendustega, nagu DocuSign, Salesforce ja Microsoft Office.

3. Google Drive

Üle 1 miljardi aktiivse igakuise kasutaja ja 6 miljonit tasulist kasutajat, on Google siiani kõige populaarsem failide salvestamise lahendus. Inimesed kasutavad seda isikliku, meeskonna ja ettevõtte failide salvestamiseks.

See võimaldab sujuvat integreerimist pilvepõhiste rakendustega. Lisaks toetab see mitut vormingut, nii et saate faili salvestada ilma selle tüüpi vahetamata - näiteks PDF, Word ja teised. Dokumentide otsimine Google Drive'ist on samuti mugav. Sisestage lihtsalt nimi ja see on käes!

See pakub meeskonnaliikmetele jagatud ruumi. Sellegipoolest jäävad andmed andmekao vältimise (DLP) funktsiooni tõttu kõrvalistele isikutele kättesaamatuks.

Tarkvara võimaldab teil dokumente salvestada ning neid ka luua, vaadata ja redigeerida. Lisaks, kui muudate neid dokumente selle tööriista abil, säilitab see tehtud muudatuste ajaloo. Sel viisil ei pea te säilitama faili mitut versiooni. Kõik need on salvestatud ühte dokumenti.

Google Drive pakub kõigile oma kasutajatele tasuta kuni 15 GB salvestusruumi. Kui vajate rohkem salvestusruumi, peate hankima lisatasu.

4. Ühinemine

See on veel üks suurepärane pilvepõhine failide jagamise tööriist, mis võimaldab teil faile hoida ja korraldada. Üle 130 000 kasutajat kogu maailmas usaldavad sellele platvormile oma dokumente ja faile.

Selle tarkvara abil saate dokumente korraldada kahel viisil.

• Lehed: Saate lehti luua ja muuta ning neid oma töötajatega arutada.
• Tühikud: Siia salvestatakse kõik teie lehed. Olgu need üksikisikute, meeskonnaliikmete või muude projektide jaoks.

See tööriist pakub täiustatud funktsioone dokumentide otsimiseks ja toomiseks, üle 75 kohandatava malli ning kommenteerimis- ja redigeerimisfunktsioone. Lisaks, kui keegi meeskonnast määrab teisele meeskonnaliikmele ülesande, teavitatakse teda õigeaegsetest toimingutest.

Lisaks saate juhtida dokumentide õigusi ja hallata, kes neile meeskonnas juurde pääseb. See on tasuta kuni 10 kasutajale. Kõigi ülaltoodud asjade jaoks peate ostma selle lisatasu versiooni.

5. SharePoint Online

Koos üle 190 miljoni inimese kellel on juurdepääs SharePoint Online'i funktsioonidele, see on Microsofti tööriist, mis võimaldab teil dokumente, meeskondi ja töövoogu korraldada.

Lisaks failide salvestamisele saate selle tööriista abil dokumente luua ja redigeerida ning kasutada seda mitme meeskonnaliikmega koostöö tegemiseks. See võimaldab teil värskendada failide metaandmeid, võimaldades kiiret otsingut.

Kui unustate failinime või teil on mitu peaaegu sama nimega faili, leiate dokumendi lihtsalt metaandmetesse kirjutatud sõna sisestamise teel. Tööriist on saadaval ka mobiilirakenduste jaoks. Selle kasutamiseks peate siiski tellima 5 dollarit kuus.

6. Paberi jälgija

Teine loendis olev dokumendihaldustarkvara on Paper Tracer. See on mõeldud väikestele, keskmise suurusega ja ettevõtte tasemel ettevõtetele.

See aitab teil lepinguid automatiseerida, dokumente digitaliseerida ning kõiki salvestatud faile jälgida ja neist teatada. Lisaks on see HIPAA-ga ühilduv, mis tähendab, et see järgib turvaseadusi ja hoiab ära andmete lekke. See pakub ka e-allkirja võimalust. Seega on see suurepärane vahend tervishoiu-, juriidilise või muu ettevõtte jaoks, kes lõpetab projekte lepingu alusel.

Tarkvara pakub otsast lõpuni töövoo lahendusi ja pakub pilvepõhist rakendamist. See on hea vahend kuni 10 töötajaga väikeettevõtetele ja 100 või enama töötajaga keskmise suurusega ettevõtetele.

Valige oma dokumendihaldustarkvara

Kui salvestate oma failid endiselt füüsiliselt ja läbite kõik probleemid, on aeg lõpetada.

Loend pakub mitut tarkvara, mis pakub palju tasuta salvestusruumi. Alustage neist ja hõlbustage oma failide hoidmist, korraldamist ja haldamist paljude meeskonnaliikmete koostöös.

10 parimat tööriista videokoosolekute transkribeerimiseks jagatavateks dokumentideks

Transkribeerimisrakendused võimaldavad teil muuta audio- ja videofailid tekstiks, mida saate jagada. Siin on mõned parimad tööriistad, mida saate selle jaoks kasutada.

Loe edasi

Autori kohta