Microsoft Teamsiga saavad kaugmeeskonnaliikmed sujuvalt koostööd teha ja tootlikkust tõsta.
Kuid meeskonna juht peab selle platvormi kasutamist jälgima, et vältida ootamatuid asjaolusid, nagu andmete lekkimine ja volitamata juurdepääs. Vaadake, kuidas hallata Microsoft Teamsi kaugmeeskondadele.
1. Meeskonna loomise ja nimetamise strateegia
Kõik suuremad sidusrühmad peaksid saama luua uue meeskonna Microsofti meeskonnad. Kuid see funktsioon ei tohiks olla kõigile kättesaadav. Piirake meeskonna loomise luba ainult administraatoritele, halduritele või inimestele, kes vajavad juurdepääsu.
Kui te ei tea meeskonna eesmärki või ülesannet, muutub nende juhtimine keeruliseks. Seetõttu kasutage oma Azure Active Directory -s tõhusat nimetamiskokkulepet.
Nimetuskokkulepe viitab järjepidevale nimetamisstiilile või -struktuurile, mida iga meeskond järgib. See nimetamisstiil aitab teil teada meeskonna kirjeldust, funktsiooni, geograafilist piirkonda, looja nime jne.
2. Määrake andmete ja sõnumite elutsükkel
Iga meeskonna jaoks on hädavajalik andmete säilitamise poliitika olemasolu. Seega saate sõnumid salvestada kindla ajavahemiku jaoks ja tekstid kaovad automaatselt pärast seda aega, kui te neid ei vaja. Analüüsige oma projekte ja määrake vastavalt sõnumite säilitamise aeg.
Sama protsessi peaksite rakendama ka oma meeskonna andmetele, määratledes elutsükli. Microsofti sõnul algab tsükkel meeskonna loomisel ja kanali seadistamisel. Tsükli keskpaik on see, kui meeskond teeb aktiivset koostööd. Tsükli lõpp tähendab, et meeskond on pärast kavandatud ülesannete täitmist jõudnud oma elu lõpuni.
3. Välise juurdepääsu reguleerimine
Microsoft Teamsi vaikeseade võimaldab teiste organisatsioonide liikmetel juurdepääsu sideandmetele. See võimaldab teil korraldada ka koosolekuid väliste osapooltega, kes kasutavad meeskondi või suumi.
Seotud: Parim suumi virtuaalne taust igaks koosolekuks
Kasutage seda seadet hoolikalt, et kontrollida, kellel on juurdepääs teie organisatsiooni andmetele. Juurdepääsu kontrollimiseks võite blokeerida domeeni teatud domeeni või mõne domeeni blokeeringu tühistada.
Kui väline juurdepääs on teie organisatsiooni teistele liikmetele, siis külalisjuurdepääs viitab sellele, et väljaspool teie ettevõtet asuvatel inimestel on juurdepääs meeskonna andmetele. Kui teie töö hõlmab tihedat koostööd klientide või kolmandate osapoolte partneritega, võite selle funktsiooni piiratud ulatuses lubada.
4. Koostage koosoleku- ja tekstisõnumipoliitika
Microsoft Teams on professionaalse suhtluse platvorm ja mida vähem isiklikuks see muutub, seda parem. Looge sõnumside- ja kohtumispoliitika vastavalt organisatsiooni standarditele.
Kontrollige või keelake kleebiste, GIF -ide ja meemide kasutamine, mis ei ole professionaalsed. Samuti saate lubada sisu reitingusüsteemil leida tüütu sisu.
Samuti võite lubada kasutajatel mis tahes saadetud sõnumeid muuta või kustutada, kuid pidage meeles, et peate võib -olla algse kirja uuesti otsima. Võimalik on ka Teamsi koosolekute salvestamine ja transkriptsioon.
Kuid kaaluge neid funktsioone ettevõtte poliitika raames ja kui otsustate neid toiminguid teha, teavitage sellest selgelt kõiki osalejaid. Samuti peaksite pakkuma otsest juurdepääsu koosolekutele ainult meeskonnaliikmetele ja külalised peaksid pärast heakskiitu liituma.
5. Kolmandate osapoolte rakenduste integreerimise reguleerimine
Meeskonna juhina peaksite olema õnnelik Microsoft Teamsi sujuva kolmanda osapoole integreerimisfunktsiooni üle. Kuid asjaolu, et iga liige saab toetatud rakenduse integreerida, võib teile muret valmistada. Peate hoidma Microsoft Teamsi kanalid puhtad ja turvalised.
Selleks peaksite integreerimiseks lubama ainult teatud loendi kolmandate osapoolte rakendustest. Võite külastada Rakenduste lehe haldamine Microsoft Teamsi halduskeskusest, et hallata oma kolleegidele lubatavaid Teamsi rakendusi. Seal saate muuta ka üksikute kasutajate jaoks kolmanda osapoole rakenduste kasutuskogemust.
6. Kõnede ja sõnumite auditeerimine
Microsoft Teamsi administraatorid saavad kontrollida ja auditeerida iga liikme viimase 30 päeva kõneajalugu. Saate kasutada üksikisiku kõneajaloo andmeid, liiklust, peakomplekti, võrgu kvaliteeti jne, et lahendada suhtlemisprobleeme, millega nad silmitsi seisavad.
Seotud: Microsoft Teams vs. Töökoht Facebookist: millist peaksite kasutama?
Võrgu jõudlusest ülevaate saamiseks pääsete juurde ka Skype'i äripärandi pärandportaali viimase 90 päeva kõnekvaliteedi suundumuste andmetele.
7. Määrake andmete klassifitseerimise reegel
Andmete liigitamine on meetod, mis annab teile olulist teavet andmetundlikkuse taseme kohta. Selle klassifikatsiooni abil saate teada tundlike andmete asukohta, nende riskitegureid ja seda, kuidas meeskonnaliikmed andmeid kasutavad. Selle teabe hõlpsaks tundmiseks kategoriseerimise kaudu määrake andmete liigitusskeem.
See reeglite kogum selgitab lõppkasutajatele selgelt saadaolevaid võimalusi. Seetõttu seadke reeglid kergesti arusaadavas keeles. Rakendage klassifitseerimisreegleid kõigi Microsofti meeskondade jaoks.
Kui olete klassifitseerimisskeemi paika pannud, saate luua ja rakendada ka andmete kadumise ennetamist (DLP), säilitussilte jne.
Teie meeskonnaliikmed vajavad vabadust kaasata uusi ressursse, kuid see ei tohiks mingil juhul ohustada andmete turvalisust. Sellele probleemile saate pakkuda elujõulist lahendust, kohandades Microsoft Teamsi turvaseaded vastavalt projekti konfidentsiaalsuse tasemele.
Sõltuvalt andmete eesmärgist saate isegi lisada rohkem piiranguid, näiteks linkide jagamise keelamine. Kuna Teams on ühtne platvorm, mis on integreeritud teiste Microsoft 365 rakendustega, peate seadistuste tegemiseks mitmes halduskeskuses läbima erinevad autoriseerimistasemed.
Seadete haldamisel arvestage iga meeskonna kriitilisusega sobivate seadete leidmiseks.
9. Treenige oma meeskonda MS Teamsi eeskirjade järgi
On ebatõenäoline, et üks meeskonnaliige üksi leiab parima viisi, kuidas Microsoft Teamsi maksimaalselt ära kasutada. Seetõttu peate selle platvormi abil uurimiseks ja kasvamiseks koostööd tegema. Olenemata sellest, kas teie meeskond kasutab Teamsit esimest korda või on sellest juba mõnda aega möödas, on abi tavalisest treeningust.
Seal saavad inimesed teistega jagada oma kogemusi Microsoft Teamsis. Samuti saavad nad rääkida Teamsi varasematest probleemidest ja sellest, kuidas nad neid probleeme tõhusalt käsitlevad. Samuti saate nende ettepanekud üles märkida ja teostatavaid rakendada.
Pingutuseta meeskonnatöö
Tööriistade nõuetekohane kasutamine on iga meeskonna või projekti edu võti. Seetõttu on meeskonnajuhi kohustus jõustada reegleid, mis korraldavad liikmete suhtlemist ja koostööd.
Ülaltoodud näpunäited aitavad teil tagada, et teie meeskond kasutab meeskonna produktiivseks suhtlemiseks rakendust Teams.
Olenemata sellest, kas olete täistööaja või vabakutseline, aitab tööga seotud asjade edastamise oskus säilitada töö- ja eraelu tasakaalu. Leia rohkem!
Loe edasi
- Tootlikkus
- Microsofti meeskonnad
- Kaugtöö
Tamal on MakeUseOfi vabakutseline kirjanik. Pärast oluliste kogemuste omandamist tehnoloogia, rahanduse ja äri valdkonnas töötades oma eelmisel töökohal IT-konsultatsioonifirmas, võttis ta 3 aastat tagasi täiskohaga kutsealal kirjatöö vastu. Kuigi ta ei kirjuta tootlikkusest ja viimastest tehnoloogiauudistest, armastab ta mängida Splinter Celli ja vaadata binge-Netflixi/ Prime Video.
Telli meie uudiskiri
Liituge meie uudiskirjaga, et saada tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e -raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!
Tellimiseks klõpsake siin
