Kuidas parandada organisatsiooni pehmete tähtaegade abil?

Tähtaegadest kinnipidamine on enamiku meist igapäevaelu osa. Võib juhtuda, et teil on tähtaeg kolledžis, projekt tööl või maksudeklaratsioon; igal juhul on neil kõigil lõppkuupäev, mille poole te töötate.

Enamasti annavad tähtajad sulle survet asjade tegemiseks. Kui aga soovite seda oma huvides kasutada ja oma aega paremini korraldada, võivad pehmed tähtajad olla trikk.

Erinevus pehmete ja raskete tähtaegade vahel

Enamasti on meile määratud tähtajad; teie ülemus või juhendaja annab teile lõpliku töö lõpuleviimise kuupäeva ja te ei saa pärast seda aega muudatusi teha. See on raske tähtaeg ja üksmeel on selles, et kui te seda ei täida, on teatud tagajärjed.

Lõppkokkuvõttes vajab kõik karmi tähtaega, sest see tähendab, et asjad saavad valmis ja peab olema punkt, kus töö lõpeb. Need annavad teile ülemuse selged ootused ja annavad teile autonoomia seda ajavahemikku oma äranägemise järgi kasutada.

Inimesed saavad surve all rohkem tööd teha ja tähtajad on suurepärane võimalus seda nähtust ära kasutada. Seetõttu teevad inimesed lõpupäeva eel viimastel päevadel või tundides rohkem tööd. Näiteks kui peate esitama ülesande kahe kuu pärast, ei tee te tõenäoliselt esimesel kuul palju tööd.

Seotud: Näpunäiteid viivituste vältimiseks ja tähtaegadest kinnipidamiseks

Seetõttu võivad rasked tähtajad olla ebaproduktiivsed; ilma piisava surveeta võite raisata väärtuslikku aega ja kiirustada oma tööd viimasel minutil lõpetama, jättes hooletusse muud kohustused. See võib olla ka stressirohke.

Teisest küljest on pehmed tähtajad seatud enne rasket tähtaega, eeldades, et lõpetate oma projekti vaba ajaga. Näiteks kui raske tähtaeg on kahe kuu pärast, võib teie pehme tähtaeg olla kolm nädalat enne seda.

Saate luua oma isiklikud tähtajad ja selle lähenemisviisi kasutamine annab teile piisavalt jõudu, et teha tööd ilma viimase hetke stressita.

Pehmete tähtaegade kasutamise eelised

Pehme tähtaja määramine ei tähenda, et see automaatselt töötaks. Selleks, et saaksite neid ära kasutada, peate sellele pühenduma. Nende kehtestamisest pole kasu, kui kavatsete neid range tähtaja kasuks ignoreerida.

Kui aga seda õigesti teha, võivad isiklikud tähtajad tuua palju kasu:

• Täiustatud ajajuhtimine ja vähem raisatud aega
• Suurem vastutus oma muude kohustuste eest
• Parem korraldus oma projektidega
• Omandustunne oma aja ja töö üle
• Ehitab enesekindlust
• Kiirem saavutus ajaga loovalt mõelda

Seotud: Meele kaardistamise tehnika kasutamise viisid eksponentsiaalse tootlikkuse saavutamiseks

Kui olete pehmest tähtajast kinni pidanud, on teil aega üle vaadata ja oma tööd peenhäälestada, enne kui see tuleb üle anda. Lisaks on teil võimalus selle esitamiseks paindlikult esitada, kui olete tulemusega rahul, ja tegelete muude pakiliste probleemidega.

Pehmete tähtaegade tõhusaks seadmiseks

Niisiis, kuidas määrata pehme tähtaeg? Peamine on meeles pidada realistlikku ajakava, et teaksite, et suudate usaldusväärselt kohtuda. Samuti peate tagama, et see ei oleks karmile tähtajale liiga lähedal.

Pehme tähtaja määramiseks on ideaalne parameeter 25% ajast mahaarvamisest, kuid see võib varieeruda sõltuvalt teie enda piirangutest. Mõned asjad, mida kaaluda, on järgmised:

• Kui teil on muid projekte tähtajal ja kui suur on teie muu töökoormus
• Kui kaugel on raske tähtaeg?
• Milline on teie magus koht tootliku surve jaoks
• Kui töötate projekti kallal koos teiste inimestega, siis kuidas saate selle ümber teha?
• Kui suur või väike on teie projekt

Kui olete need vastused saanud, saate määrata kõige praktilisema isikliku valmimistähtaja ja alustada.

Oma isikliku eesmärgipostituse juurde jäämise tagamiseks peaksite tegema üksikasjaliku ülevaate selle haldamise viisist. Trello on selleks ideaalne rakendus, kuna see kasutab lihtsat tahvlipaigutust, mida saate oma vajadustele vastavaks muuta.

Kui olete oma Trello tööruumi loonud, avage Külgriba ja alla Teie lauad, klõpsake nuppu Pluss allkirjastama Loo uus tahvel. Sa saad alustage malliga, aga tühi plaat sobib.

Kui olete oma plaadi nimetanud ja loonud, peate oma aja praeguse ja pehme tähtaja vahel nädalateks jagama, luues a uus nimekiri iga nädala kohta on teil:

1. Klõpsake nuppu Lisage veel üks loend
2. Esimeses nimekirjas, kus see kirjas on Sisestage loendi pealkiri, tüüpi 1. nädal
3. Korrake neid samme oma ajakavas olevate nädalate arvuga

Seotud: Loovad viisid Trello täielikuks ärakasutamiseks

Nüüd saate hakata joonistama, milliseid projekti aspekte te igal nädalal lõpetate. Selleks valige Lisa kaart soovitud nädala jooksul, Sisestage selle kaardi pealkiri ja klõpsake Lisa kaart.

Jagage oma projekti iga samm, mille kallal peate töötama. Näiteks kui järgida kolmenädalast ajakava, tuleks esialgne nädal eraldada planeerimisele ja ideede genereerimiseks peaks teine ​​olema nende plaanide ja kavandite elluviimiseks ning kolmas peaks olema peenhäälestus.

Kui soovite kogu oma tööd ühes kohas hoida, saate faile üles laadida igale Trellos loodud kaardile, klõpsates kaardil, mida soovite muuta, ja valides Manused. Saate ka luua Kontrollnimekirjad ja lisage Kuupäevad, kui see aitab.

Kasutage tähtaegu enda kasuks

Nüüd on teie pehme tähtaeg käes, võite rahulikult puhata, teades, et töö on tehtud varuajaga. Parim osa on see, et nüüd saate valida, mida selle lisaruumiga teha.

Pehmete tähtaegade kasutamine oma töös regulaarse praktikana võimaldab teil paremini organiseerida ja igaks juhuks, kui viimastel päevadel või tundidel ilmnevad probleemid, olete juba kaetud.

Kuidas korraldada oma toimingute loendeid, kasutades tegevusüksusi

Kasutades ülesannete loendites olevaid tegevusüksusi, saate keerukad ülesanded muuta kergesti saavutatavateks ja tõsta projekti tootlikkust.

Loe edasi

Autori kohta