Õigete tööriistade olemasolu on hea samm õiges suunas. Sellegipoolest säästes aega ja parandades tootlikkust, õppides oma koostöövahendite komplektis iga digitaalse lahenduse kasutamiseks erinevaid viise.
Selles artiklis käsitleme kuut vähemtuntud viisi Asana kasutamiseks, kuid kõigepealt:
Mis teeb Asana eriliseks?
Asana on tuntud projektijuhtimise tööriist, mis võimaldab meeskondadel teha koostööd ühtse üksusena, aidates neil tööd jälgida, koordineerida ja korraldada. See on tõhus, sest:
- See on võimas tööriist, mis on täis kasulikke funktsioone, mida kasutajad saavad kasutada mitmesuguste ülesannete jaoks.
- Kuigi selle funktsioonide valik võib esialgu hirmutada, on siiski mõistlikult lihtne pead pöörata.
- Asanal on sisemine postkast ja muud funktsioonid, mis võimaldavad kasutajatel ülesandeid kommenteerida, muutes meeskondade sujuva suhtlemise lihtsaks.
- Asana abil saate luua tervikpilti tohutute projektide loomiseks. Seejärel saate need projektid jaotada osadeks, ülesanneteks ja alamülesanneteks, et üksikasjad täita ja need teistele inimestele määrata.
- Asana võimaldab sünkroonida ja integreerida muid tööriistu tootlikkuse suurendamiseks.
Niisiis, millised on erinevad võimalused nende funktsioonide kasutamiseks?
1. Asenda sisemised kirjad
E -kirjad on mänginud (ja mängivad siiani) keskset rolli paljudes suhtlusorganisatsioonides. Kuigi see on fantastiline tööriist, mis võib teid mõnel juhul siiski teenida, saate oma strateegia ümber mõelda, et tagada, et te ei tugine liiga palju e -kirjadele, uurides teisi tõhusamaid sisekommunikatsiooni alternatiive.
Mõelge näiteks kõikidele nendele kordadele, kui tundsite end postkastis olevate meilide hulgast üle jõu. Veelgi enam, mõned neist e -kirjadest sisaldasid nii palju individuaalseid küsimusi/ülesandeid, mis teid ajendasid muutke oma fookust kiiresti et vastata igale neist, vähendades samal ajal teie tootlikkust. Asana võib olla parem alternatiiv.
Saate jagada need 2000-sõnalised e-kirjad mitme punktiga erinevateks Asana-ülesanneteks. Nii saate teie või keegi teine ülesande nõuda, selle kallal tööd teha ja märkida selle lõpetatuks, kui olete lõpetanud, enne kui lähete järgmise juurde.
Tootlikkuse ja organisatsiooni paremaks suurendamiseks võite kutsuda mitu kolleegi ülesandeid võtma ja määrama tähtajad prioriteetide seadmiseks.
2. Uus laenutus
Uuel töötajal kulub täielikult aega uude töökeskkonda sisseelamiseks ja maksimaalse tootlikkuse saavutamiseks. Sageli peavad nad uue keskkonnaga tutvumiseks läbima lugematuid e -kirju.
Siiski saate Asana abil oma liitumisprotsessi üle vaadata, et tagada sujuv üleminek lühema aja jooksul.
Looge projekt ja nimetage seda "[Töötaja nimi] Alustamismall“. Seejärel looge jaotised, nagu ettevõtte eeskirjad, õpetused, KKK jne. Nüüd täitke iga sektsioon kogu asjakohase teabe ja selgete juhistega, mida uus töötaja võib vajada.
Võite kutsuda ka teisi töökohal kogenud kolleege tagasisidet andma ja projekti vastavalt uuendama. Kui olete kõik katnud, salvestage projekt mallina tulevikus kasutamiseks- kui teil on uus palk.
3. Teadmiste jagamine
Üks parimaid viise oma organisatsiooni kasvu ja edu tagamiseks on tugevatele alustele, nagu koostöö ja teadmiste jagamine luua ühtsed meeskonnad, mille eesmärk on saavutada ühine eesmärk.
Ideede, oskuste ja asjatundlikkuse vahetamise edendamiseks saate Asanas haridusprojekti luua. Meeskonnaliikmed saavad selle projekti abil jagada mõistvaid artikleid, taskuhäälingusaateid, videoid ja muud asjakohast õppematerjali, mis võib teie organisatsioonis abiks olla.
Kui teie töökohal on palju osakondi, saate need parema korralduse jaoks omistada konkreetsele jaotisele.
Saate märgistada ka konkreetseid inimesi kasutades @[nimi] iga kord, kui jagate midagi, mis on neile väärtuslik, või ajatundliku teabe jaoks. Lõpuks julgustage oma kolleege selle projekti ressursse regulaarselt jagama ja üle vaatama.
4. Ürituste planeerimine
Iga sündmuse planeerimine on alati kirglik tegevus. Seal on palju liikuvaid osi, mida peate jälgima ja täiendama. Õnneks on neid palju ürituste planeerimise tarkvara saate oma tootlikkust suurendada.
Kuigi Asana ei ole tavapärane ürituste haldamise tarkvara, olete nüüdseks märganud, et see on üsna mitmekülgne ja saate seda kasutada peaaegu igaks otstarbeks.
Sellegipoolest võite alustada oma sündmuse jaoks projekti loomisest ja selle nimetamisest. Kui plaanite üritust koos teiste inimestega, võite kutsuda neid värskendusi jälgima ja konkreetsete ülesannetega tegelema. Nagu varemgi, saate oma projekti jagada osadeks, nagu eelarve, reklaamiplaan ja kujundus, mida kasutate konkreetsete ja nendega seotud ülesannete lisamiseks.
Saate määrata iga ülesande kindlale isikule, lisada lisateabe saamiseks asjakohaseid faile ja lisada tähtaja.
5. Sisukalender
Asana on suurepärane tööriist ajaveebi sisu tootmise haldamiseks ja tähtaegade jälgimiseks.
Alustuseks võite kasutada Asana toimetuse kalendrimalli või luua uue projekti nullist ja jagage see osadeks, millest soovite kirjutada, näiteks äri, tervis, tootlikkus, tehnoloogia, jne. Nüüd lisage iga jaotise alla konkreetsed pealkirjad, määrake need sisukirjutajatele ja määrake tähtaeg.
Teise võimalusena võite lasta oma kirjanikel oma ideid esitada ja oodata teie heakskiitu, enne kui nad neid kajastama hakkavad. Asana abil saate selguse huvides näidata ka sisulist etappi, näiteks koostamata, ülevaatamisel, avaldatud jne.
6. Ajujahi ideed
Meeskondlikud ajurünnakud edendavad tõhusalt teadmiste jagamist ja loovat mõtlemist. Siiski vajate oma meeskondade võimestamiseks ikka õigeid tööriistu.
Saate luua Asana ajurünnaku projekti ja anda juurdepääsu kõigile osalejatele, lisades nad projektijuhtideks. Kui plaanite ajurünnaku ajal arutada erinevaid teemasid, saate oma projekti jagada osadeks.
Nüüd soovitage kõigil ülesanneteks lisada nii palju ideid kui võimalik. Kui selleks harjutuseks ettenähtud aeg on möödas, saate valida parima või lasta kõigil osaleda, klõpsates ülesande pöidlad üles, millel on parim idee.
Asana on tootlikkus
Need on vaid mõned ainulaadsed Asana kasutamise viisid. Saate neid ideid oma tootlikkuse suurendamiseks kaasata või kasutada neid Asana projektide loomiseks inspiratsioonina.
Kuigi sellel on palju meeskondadele mõeldud funktsioone, saate seda kasutada ka oma isiklike eesmärkide saavutamiseks.
Trello on tõhus ülesannete haldamise tööriist, mille abil saate oma tootlikkust kodus ja tööl tõsta. Siin on mõned loomingulised viisid selle kasutamiseks.
Loe edasi
- Tootlikkus
- Koostöövahendid
- Ülesannete haldamine
- Projekti juht
Loic on MakeUseOfi vabakutseline sisukirjanik ja elukestev õppija. Ta on jahtinud oma kirgi kirjutamise vastu alates 2016. aastast. Ta naudib uute tehnoloogiliste vidinate ja tarkvara katsetamist, mis võib aidata kasutajatel produktiivsemaks muutuda.
Telli meie uudiskiri
Liituge meie uudiskirjaga, et saada tehnilisi näpunäiteid, ülevaateid, tasuta e -raamatuid ja eksklusiivseid pakkumisi!
Tellimiseks klõpsake siin
