Kuidas parandada ajahaldust Outlooki viivitusfunktsiooniga

Mõnikord peate teabe saatma või ülesannete värskendusi e -postiga saatma, kuid ajastus pole õige. Selle asemel, et oma töövoogu sassi ajada ja edasi lükata, saate kasutada Outlooki viivitatud kohaletoimetamise funktsiooni ja olla oma väljundi osas arukas.

Mis on Outlooki viivitatud kohaletoimetamine?

Outlooki viivitatud kohaletoimetamise funktsioon võimaldab teil otsustada, millal soovite konkreetse e -kirja adressaatidele saata, selle asemel, et seda koheselt saata. See on kasulik tööriist, mis annab teile meelerahu ilma ajakavas järeleandmisi tegemata.

Viivituse edastamiseks kasutage lihtsalt neid samme:

1. Klõpsake nuppu Uus Email.
2. Kui olete oma e -kirja kirjutanud ja adressaadid sisestanud, minge lehele Valikud vahekaart.
3. Klõpsake nuppu Edastamise viivitamine.
4. All Tarnevalikud, klõpsake selle kõrval olevat linnukest Ärge tarnige enne.
5. Valige a Aeg ja Kuupäev et soovite, et teie meil saadetaks välja.
6. Klõpsake nuppu Sulge.
7. Klõpsake meilis nuppu Saada.

Vaatamata klõpsamisele Saada

, saadetakse teie e -kiri välja enne teie määratud kellaaega ja kuupäeva. Nüüd vaatame, miks võiksite seda kasutada.

Kahe minuti ülesande reegel

Kaheminutilise ülesande reegel ütleb, et kui teie päevakorras on ülesanne, mille täitmiseks kulub vaid kaks minutit, siis tehke seda kohe, mitte pange see ülesannete nimekirja. See on kiire ja lihtne prioriteeditööriist, kuid see ei arvesta järgnevat.

Kui kaheminutiline ülesanne on meil, mille peate välja saatma, võite sellelt saada vastuseid, mida teil pole aega jälgida, ja see jõuab igal juhul teie ülesannete loendisse. Selle vältimiseks võite ülesande täitmiseks kasutada viivitatud kohaletoimetamist ja saata see välja, kui teate, et teie tööpäeval on vastuste tegemiseks ruumi.

Seotud:Kuidas optimeerida oma ülesannete loendit tõhusamaks

Võite isegi märkida ruudu kõrval Kasutage hääletusnuppe kohta Edastamise hilinemineomadused aken, kui soovite oma kolleegidelt lihtsaid vastuseid, näiteks Akurb, ei nõustu, võib -olla.

Kuulutuste saatmine välja

Võimalik, et peate tegema teatise e -posti teel, mis tuleb välja saata kindlal ajal. Võib -olla ootate kindlat kuupäeva või tähtaega ja selle aja jooksul olete kontorist väljas või puhkusel.

Selle asemel, et raisata aega sellele, et kolleeg selle teie eest välja saada või enne tähtaega välja saata, saab viivitatud kohaletoimetamine seda teie eest teha ilma sisselogimata. Siis, kui kontorisse naasete, on kõik juba kiirusel. Peal Hiline kohaletoimetamise omadused, saate ka võimaluse valida Tähtsus rippmenüüst, valikuga Kõrge madalja Normaalne.

Seotud: Väljavõte ja allalaadimine hulgi e -posti manuseid

Teie reageerimisaja haldamine

Asjade kiire ja tõhus tegemine annab tunnistuse teie oskustest; kahjuks kasutavad juhid ja kolleegid seda sageli ära, saates rohkem tööd. Kui te ei soovi oma tööviisi muuta, võite oma meilidega viivitada, et hallata teiste ootusi teie saadavuse kohta.

Kui soovite projekti kohta mitu värskendust saata, võite klõpsata nupul linnuke kõrval Aegub pärast, mis pärast aegumiskuupäeva sõnumi pealkirjale läbi kriipsutatakse. See ütleb teile ja teie töökaaslastele, et see e-kiri pole enam asjakohane, ja saate vajadusel kustutada.

Seotud: Enesejuhtimisoskused isikliku ja tööalase tootlikkuse saavutamiseks

Viivitage oma aega paremini

Hea ajajuhtimise praktiseerimine tähendab mõnikord värskenduste ja vastuste edasilükkamist, et kiirustada, ning võib suunata teid reaktiivselt töötamiselt proaktiivsusele.

Põhimõtteliselt annab Outlookis viivitatud kohaletoimetamise kasutamine kontrolli teie reageerimisvõime üle, hoides samal ajal rahulikuna teadmise, et ülesanne on lõpule viidud.

Kuidas Outlookis saadetud e -kirju meelde tuletada

Kas olete kunagi saatmist vajutanud ja kahetsenud seda hetked hiljem? Me kõik oleme seal olnud, soovides, et saaksime saatmise tagasi võtta. Näitame teile, kuidas Outlookis e -kirju meelde tuletada või Gmailis saatmist edasi lükata.

Loe edasi

Autori kohta