Kuidas luua andmesisestuse arvutustabelite jaoks Exceli vorme

Andmete sisestamine Excelisse on hirmuäratav ülesanne, eriti kui teil on palju veerge ja palju kirjeid. See võib ka teistele kasutajatele segadusse ajada, eriti kui nad pole teie arvutustabeliga tuttavad.

Kuid kas teadsite, et saate selle ülesande hõlbustamiseks luua vorme? Microsoft võimaldab teil või kellelgi teisel uues aknas oleva vormi kaudu oma arvutustabelisse andmeid lisada. Nii on vähem segadust, millise teabe nad peaksid Exceli faili sisestama.

Lugege edasi ja õppige, kuidas luua oma Exceli arvutustabeli vorm.

Teie andmete ettevalmistamine

Enne vormi loomise alustamist peate esmalt valmistama ette vajalikud andmed. Näiteks kui loote õpilaste kohalolijate nimekirja, peate esmalt veergudesse üles kirjutama teabe, mida neilt nõuate.

Näiteks peab teil olema nende eesnimi, perekonnanimi, õpilase number, meiliaadress ja kursus; siis peaksite need loetlema ülemises reas. Need üksused tähistaksid veerge, kuhu teie õpilaste sisestatud andmed koostatakse.

Kui soovite paluda õpilastel oma andmed käsitsi sisestada, peavad nad tühja rea ​​leidmiseks kerima Exceli faili allossa. Ja kui te küsite palju teavet, näiteks aastaraamatu kohta, on kõigil õpilastel lihtne mõni lahter vahele jätta, mis toob kaasa mittetäielikud andmed.

Lihtsa vormi sisestamine

Kui olete kõik veergude pealkirjad ette valmistanud, saate nüüd alustada vormi loomist. Selleks valige üks veerupäistest. Mine lehele Otsinguriba Exceli akna ülemises osas ja tippige Vorm. Otsingutulemustes all Tegevused, kliki Vorm.

A Microsoft Excel Ilmub hoiatusaken, mis kinnitab, kas soovite kasutada valitud rida vormisiltidena. Kui olete seda juba teinud, klõpsake nuppu Okei. Vastasel juhul klõpsake Tühista, valige veerupäised, mida soovite vormisiltidena kasutada, ja korrake eelmises lõigus kirjeldatud samme.

Pärast vajutamist Okei, ilmub vormiaken ja ongi kõik! Nüüd võite hakata andmeid sisestama.

Kui kavatsete seda tööriista sageli kasutada, saate kiirjuurdepääsu tööriistaribale lisada selle funktsiooni otsetee. Tagasi lehele Otsinguriba ja sisestage Vorm uuesti. Kuid selle asemel, et klõpsata hiire vasaku nupuga Vorm tulemus, paremklõps selle asemel kontekstimenüü kuvamiseks.

Valige Lisa kiirjuurdepääsu tööriistaribale, ja sa näed Vormi ikoon selles ilmuda. Nii et järgmine kord, kui peate vormitööriista üles tõmbama, pole vaja muud, kui klõpsata otsetee nupul.

Uute andmete lisamine

Avatud vormiaknas näete teavet, mida peate oma andmebaasi sisestama. Täitke kõik tühjad väljad ja kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Uus. Sisestatud andmed sisestavad automaatselt tabeli kõige alumise osa ja saate uue tühja vormi kasutamiseks valmis.

Kui salvestasite kogemata valed andmed, võite minna tagasi ja neid muuta. Sirvige kirjeni, mida soovite muuta, vajutades Otsi Eelmine või Otsige üles nupud. Kui olete jõudnud üksuseni, mida soovite muuta, muutke lihtsalt vastaval väljal olevat teavet.

Kui olete oma parandused lõpetanud, klõpsake nuppu Uus või vajutage Sisenema muudatuste tegemiseks klaviatuuril. Kui aga tegite trükivea ja soovite eelmise kirje taastada, klõpsake nuppu Taastama selle asemel. Pidage siiski meeles, et pärast muudatuste sisseviimist ei saa te muudatusi taastamise abil tagasi võtta.

Kirjete sirvimine vormiaknas

Nüüd, kui teil on arvutustabelis mitu kirjet, saate andmete sirvimiseks kasutada vormiakent. Akna paremas ülanurgas näete praeguste andmete seerianumbrit.

Kui soovite näha kirjeid enne või pärast praegust valikut, võite kasutada eelnevalt mainitud Otsi Eelmine ja Otsige üles nupud. Teise võimalusena saate kasutada kerimisriba, et kiiresti läbi mitme kirje hüpata.

Konkreetsete tulemuste leidmiseks võite kasutada vormiakna otsingufunktsiooni. Sellele juurdepääsuks klõpsake nuppu Kriteeriumid nupp paremal all, Otsige üles. Sisestage vastavale väljale teave, mida soovite otsida, ja seejärel vajutage Sisenema klaviatuuril.

Seotud: Kuidas kasutada Exceli otsingu ja asendamise funktsiooni

Seejärel kuvatakse aknas järgmine rida asjakohase teabega. Teiste tulemuste sirvimiseks klõpsake ühel Otsi Eelmine või Otsige üles.

Täpsema otsingu jaoks saate kasutada ka valemeid ja modifikaatoreid. Võite kasutada metamärki tärn kirje osa otsimiseks. Samamoodi saate kasutada suurem kui või vähem kui märgid numbriliste või kuupäevaväärtuste otsimiseks.

Näiteks kui soovite otsida bakalaureuseõppe kursusele astuvaid tudengeid, võite sisestada vastavale väljale BA*. Vormiaknas kuvatakse ainult teie arvutustabeli üliõpilased, kes omandavad bakalaureusekraadi.

Tühjade sissekannete vältimine

Samuti saate vältida kogemata tühje kirjeid, lisades andmete kontrollimise funktsiooni abil. Selleks peate esmalt valima tabeli, kuhu kavatsete andmeid sisestada. Seejärel peaksite minema aadressile Andmed > Andmete valideerimine.

The Andmete valideerimine siis avaneb aken. Aastal Seaded vahekaart all Lubama rippmenüüst, valige Teksti pikkus. Siis all Andmed rippmenüüst, vali suurem kui. Lõpuks all Minimaalne väli, sisend 1. Vajutage Okei.

See funktsioon takistab kasutajatel ühele väljale ainult ühe tähemärgi sisestamist, tagades, et teie andmed on täielikult täidetud.

Seotud: Kuidas importida andmeid Microsoft Wordi vormidest Exceli arvutustabelisse

Kiire ja lihtne viis suurte andmebaaside täitmiseks

Kui jätate oma arvutustabelis sageli teabest ilma või sisestate veergudesse valed andmed, siis on viimane aeg teha endale vorm. See kiire ja lihtne lahendus tagab teile täpse andmebaasi.

Kuigi ülaltoodud näide näitab ainult viit kirjet, hindate seda funktsiooni Excelis, kui töötate paljude kirjetega (nt ettevõtte töötajate andmebaasiga). Andes teile teabe sisestamiseks sõltumatu akna, saate vältida sadade, kui mitte tuhandete kirjetega silmitsemist, tagades samal ajal täpse ja täpse andmesisestuse.

Kuidas ühendada Microsoft Exceli faile ja tabeleid

Siit saate teada, kuidas Excelis lehti liita ja kuidas mitu Exceli faili üheks liita.

Loe edasi

Autori kohta