9 põhjust, miks projektid venivad ja kuidas neid vältida

Projektide viivitus on reaalsus ja vaatamata parimatele pingutustele ei suuda paljud meeskonnad projekte tähtajaks lõpule viia. Kui te ei soovi oma praegustes ja tulevastes projektides viivitusi, peate olema teadlik teguritest, mis mängivad projekti hilinemisel suurt rolli.

Projekti hilinemise põhjuste teadmine aitab teil leida parima viisi nende vältimiseks. Siin on ühe suurima projektijuhtimise probleemi – projekti viivituse – põhjused ja lahendused.

1. Ulatus Creep

Projekti ulatus viitab projekti täielikule ülevaatele ja ulatuse libisemine tähendab selle ulatuse mis tahes äkilist muutust ilma korralike muudatustaotlusteta. Kujutage ette, et teie meeskond on keset projekti ja äkki juhtub ulatus. Kõik teie seni tehtud jõupingutused lähevad asjatuks ja projekti valmimise viivitus muutub vältimatuks.

Selle probleemi vältimiseks koostage projektiplaan ja pange kliendid alla kirjutama lepingule, milles öeldakse, et nad peavad konspektist kinni. Samuti hoidke alles kõik järelsuhtlus ühes kohas, et vältida mitme suhtlusallika jälgimist.

2. Meeskond ei ole projekti eesmärgist teadlik

Kiire ärimaailma osaks saamine tähendab, et te ei pruugi teada iga oma ülesande põhjust. See võib aga põhjustada meeskonnakaaslaste demotivatsiooni, mille tulemuseks on projekti viivitused.

Teades seost oma ülesande ja projekti eesmärkide vahel, saab meeskond inspiratsiooni ammutada. Seetõttu on kõigi meeskonnaliikmete kaasamine projekti planeerimisetapist hea mõte. Küsige neilt tagasisidet, et saaksite projekti neile sobival ajal planeerida.

Veenduge, et nad näevad, kuidas nende panus projekti ja organisatsiooni mõjutavad. See motiveerib neid projekti tähtajaks edukalt lõpetama.

3. Ebareaalsed tarned ja tähtajad

Uskuge või mitte, ebarealistlikud tähtajad on tõenäoliselt projekti viivituse peamine põhjus. Kogu meeskond võib teha täiendavaid jõupingutusi, kuid projekti õigeks ajaks lõpuleviimine on võimatu, kui tähtaeg ei pea kinni.

Ükskõik kui ahvatlev on seada ambitsioonikaid tulemusi, on ala- ja ülepakkumine parim viis klientidele muljet avaldada. Sel põhjusel seadke eesmärgid, mis on realistlikud, saavutatavad ja mõõdetavad.

Paljud projektid hõlmavad mitut ülesande sõltuvust. Sel juhul kavandage projekti ajakava, võttes arvesse ressursside saadavust, hinnangulist aega ja ülesannete järjestust.

Seotud: Kuidas SMART-kriteeriume kasutades oma tootlikkust tõsta

4. Ressursside kättesaamatus

Kui vajalikke rahalisi, inim- ja materiaalseid ressursse ei ole, võib projekt viibida. Rahaliste vahendite puhul hinnake, kas esialgne eelarve suudab projekti maksumuse katta. Kui ei, hankige võimalikult kiiresti lisaraha, et vältida projekti rahapuuduse tõttu viibimist.

Inimressursside osas vaadake, kas meeskonnaliikmetel on vajalikud oskused ja kogemused. Muul juhul koolitage neid või tellige ülesanded väljast. Olge materiaalsete ressursside, nagu infrastruktuur, suhtes ettevaatlik. Nende ressursside kättesaadavus ei ole garanteeritud ja nende jaoks on hea varundada.

5. Vale edenemise jälgimine ja järelmeetmed

Pidev andmete kogumine ülesande edenemise kohta on projekti edu saavutamiseks ülioluline. Selle tegemata jätmine võib kaasa tuua projekti viivituse. Lisaks eesmärkide seadmisele peate jälgima, kas ülesande täitmisel esineb viivitusi. Seega näete, kas meeskond on eesmärgi saavutamiseks õigel teel.

Iga ülesande edenemise mõõtmiseks saate kasutada ülesannete haldamise tööriistu. Kui märkate mis tahes ülesande täitmisel viivitust, saate ülesande ka kellelegi teisele delegeerida. Need rakendused aitavad vajadusel ka kõiki projekti ülesandeid hõlpsalt ümber määrata.

6. Väärkommunikatsioon sidusrühmade vahel

Kõik projektiga seotud osapooled peaksid olema samal lehel; muidu ei saa nad projekti tähtaja jooksul lõpule viia. Väärkommunikatsioon põhjustab arusaamatusi, mis lõppkokkuvõttes takistab projekti edenemist.

Seetõttu peaks iga meeskonnaliige kohe teadma ulatuse muutustest, klientide ootustest ja mis tahes kaasatud osapoole viivitustest. Projekti kohta värskenduste edastamiseks tuleks regulaarselt korraldada meeskonna koosolekuid.

Ka meeskonnad peaksid kasutama projektijuhtimise tööriistad saada teada tähtaegadest ja peamistest tähtaegadest. Need rakendused hoiavad selguse tagamiseks ka kogu meeskonna suhtlust ühes kohas.

7. Soovimatus töötada meeskonnana

Edukas projekt on meeskonnatöö. Iga liige, sealhulgas juht, peab eesmärgi saavutamiseks oma rolli tõhusalt täitma. Mõnikord ei tee meeskonnaliikmed koostööd ja see põhjustab projekti viivitusi. Isegi juhid ei kipu tänapäeval mikrojuhtima.

Kuid kõik peavad meeles pidama, et lõppeesmärk on projekt õigeaegselt lõpule viia. Te ei tohiks projekti ohtu seada ainult konfliktide vältimiseks.

Kuigi meeskonnaliikmed vajavad oma ruumi ja otsustusõigust, et oma parimat tulemust täita, peaksid juhid sekkuma alati, kui see on vajalik, et peatada projekti teelt kõrvalejäämine. Samuti peaksid juhid võtma viivitamatult samme meeskonna konfliktide lahendamiseks.

Seotud: Mis on kaugtöökonflikt? Selle ennetamise viisid

8. Kolmanda osapoole tegurid

Sageli vajavad organisatsioonid projekti teatud etappides kolmanda osapoole kaasamist. Välismüüjad võivad vastutada ka projekti viivituste eest, kui nad ei tarni ressursse ega ülesandeid õigel ajal. Tavaliselt juhtub see seetõttu, et need kolmandad isikud ei tea teie projekti verstapostidest ega eesmärkidest.

Samuti ei võta meeskonnad määratud ülesannete osas müüjatega ühendust ja satuvad raskustesse, kui kolmas osapool viivitab. Selliste probleemide vältimiseks määrake neile range tähtaeg ja hoidke nendega ühendust kuni tarnimiseni. Hilinemise eest saate lepingusse lisada ka trahvi. Seega võtavad nad õigeaegset tarnimist tõsiselt.

9. Ootamatud asjaolud

Viimaseks, kuid mitte vähemtähtsaks, peate silmitsi seisma ettenägematute olukordadega, mis võivad põhjustada projekti viivitusi. Looduskatastroofid, ilmastikuhäired, poliitiline ebastabiilsus, ülemaailmne majanduslangus, raskused investeeringute hankimisel – kõik see võib teie projekti edasi lükata.

Kuigi neid põhjuseid ei saa ennetada, saate nende mõju õige planeerimisega kindlasti vähendada. Iga meeskonnaliige peaks alati olema valmis halvimaks. Ülesannete täitmata jätmine viimasele hetkele on tugev samm selle probleemiga võitlemiseks.

Meeskonnaliikmed peaksid tegema koostööd ka siis, kui pärast katastroofe tekib täiendav töökoormus, et projektid õigeks ajaks lõpule viia.

Salvestage projektid hilinemise eest

Projekt võib igas etapis rajalt kõrvale kalduda. Teades projekti viivituste levinumaid põhjuseid ja lahendusi nende vältimiseks, saate saavutada eduka projekti õigeaegse elluviimise eesmärgi. Seega muutub ka tootlikkuse eesmärkide saavutamine lihtsamaks kui kunagi varem.

7 parimat rakendust, mis aitavad teil tootlikkuse eesmärke saavutada

Kas soovite ajajuhtimises silma paista? Kasutage neid funktsioonirikkaid ajakastirakendusi oma tootlikkuse eesmärkide saavutamiseks.

Loe edasi

Autori kohta